學(xué)院采購工作管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)院采購工作的管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)院各部門、各單位使用財(cái)政性資金、自有資金等進(jìn)行的貨物、工程和服務(wù)采購活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.公開公平公正原則采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。3.效益優(yōu)先原則在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.誠信合作原則鼓勵(lì)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，共同發(fā)展。二、采購組織與職責(zé)（一）采購管理部門學(xué)院設(shè)立采購管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全院采購工作，制定采購管理制度和流程，監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況等。（二）采購需求部門各部門、各單位根據(jù)自身工作需要，提出采購需求，明確采購項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）采購執(zhí)行部門采購管理部門可根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和實(shí)際情況，選擇合適的采購執(zhí)行方式，如自行采購、委托采購代理機(jī)構(gòu)采購等。采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施采購活動(dòng)，包括編制采購文件、發(fā)布采購信息、組織開標(biāo)評標(biāo)、簽訂采購合同等。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作計(jì)劃和實(shí)際需要，編制年度采購預(yù)算，并報(bào)采購管理部門審核。2.采購管理部門對各部門的采購預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合學(xué)院的財(cái)力狀況和發(fā)展規(guī)劃，提出學(xué)院年度采購預(yù)算建議方案，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購預(yù)算，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購成本，確保采購項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)完成。2.采購管理部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有較多潛在供應(yīng)商的采購項(xiàng)目。2.邀請招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的項(xiàng)目。3.競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項(xiàng)目。5.詢價(jià)適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。（二）采購程序1.采購申請采購需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、采購方式等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料，報(bào)采購管理部門審核。2.采購審批采購管理部門對采購申請進(jìn)行審核，根據(jù)采購項(xiàng)目的性質(zhì)和金額大小，按照規(guī)定的審批權(quán)限報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實(shí)施采購執(zhí)行部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，按照選定的采購方式組織采購活動(dòng)。編制采購文件采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，編制采購文件，包括采購公告、招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)通知書等。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布采購信息采購執(zhí)行部門通過學(xué)院官網(wǎng)、政府采購網(wǎng)等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。組織開標(biāo)評標(biāo)采購執(zhí)行部門按照采購文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)評標(biāo)活動(dòng)。開標(biāo)時(shí)，應(yīng)邀請所有投標(biāo)人參加，當(dāng)眾宣讀投標(biāo)人的名稱、投標(biāo)價(jià)格等內(nèi)容。評標(biāo)時(shí)，應(yīng)按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)人的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。確定中標(biāo)供應(yīng)商采購執(zhí)行部門根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂采購合同采購執(zhí)行部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反采購文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。4.采購驗(yàn)收采購項(xiàng)目完成后，采購需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等是否符合采購合同的要求。驗(yàn)收合格后，采購需求部門應(yīng)填寫《采購驗(yàn)收報(bào)告》，報(bào)采購管理部門備案。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商庫采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營狀況、信用記錄等進(jìn)行登記和管理。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入采購需求部門根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。對于未納入供應(yīng)商庫的供應(yīng)商，采購需求部門應(yīng)進(jìn)行資格審查，符合條件的可納入供應(yīng)商庫。3.供應(yīng)商評價(jià)采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和續(xù)用的重要依據(jù)。（二）供應(yīng)商合作1.簽訂合作協(xié)議采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商簽訂采購合同的同時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況簽訂合作協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量保證、價(jià)格調(diào)整、售后服務(wù)等方面的權(quán)利和義務(wù)。2.加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和供貨進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.建立激勵(lì)機(jī)制學(xué)院鼓勵(lì)采購執(zhí)行部門與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，對在供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購管理部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如政策風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估采購管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施針對不同等級(jí)和影響程度的風(fēng)險(xiǎn)，采購管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如加強(qiáng)政策研究、建立市場監(jiān)測機(jī)制、加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)、進(jìn)行價(jià)格談判、完善合同管理等。2.監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況采購管理部門應(yīng)定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行過程中存在的問題，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。七、采購檔案管理（一）檔案收集采購執(zhí)行部門應(yīng)在采購活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)收集整理采購過程中形成的各種文件資料，包括采購申請表、采購文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等，并移交學(xué)院檔案管理部門歸檔。（二）檔案保管學(xué)院檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對采購檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。（三）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購管理部門應(yīng)加強(qiáng)對采購活動(dòng)的內(nèi)部監(jiān)督，定期對采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.學(xué)院審計(jì)部門應(yīng)