大學(xué)緊急采購(gòu)管理辦法一、引言在大學(xué)的日常運(yùn)營(yíng)中，難免會(huì)遇到一些緊急情況，需要迅速進(jìn)行采購(gòu)以滿(mǎn)足教學(xué)、科研及其他工作的緊急需求。為了確保緊急采購(gòu)工作能夠高效、規(guī)范地進(jìn)行，保障學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理辦法。本辦法旨在明確緊急采購(gòu)的適用范圍、流程、責(zé)任分工等，遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，力求在緊急情況下既能快速解決問(wèn)題，又能保證采購(gòu)活動(dòng)的合法性、公正性和透明度。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門(mén)在教學(xué)、科研、行政等工作中遇到的無(wú)法預(yù)見(jiàn)、時(shí)間緊迫且對(duì)學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)有重大影響的緊急采購(gòu)項(xiàng)目。具體包括但不限于因突發(fā)事件導(dǎo)致的教學(xué)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)器材、辦公用品等的緊急補(bǔ)充，以及為應(yīng)對(duì)緊急任務(wù)所需的特殊物資采購(gòu)。三、基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保緊急采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。所有采購(gòu)行為都要在法律框架內(nèi)進(jìn)行，避免任何違法違規(guī)操作。2.及時(shí)性原則以滿(mǎn)足緊急需求為首要目標(biāo)，簡(jiǎn)化流程，提高采購(gòu)效率，確保在最短時(shí)間內(nèi)完成采購(gòu)任務(wù)，不影響學(xué)校各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。3.合理性原則在保證質(zhì)量和滿(mǎn)足緊急需求的前提下，合理控制采購(gòu)成本，避免不必要的浪費(fèi)。對(duì)采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量等進(jìn)行合理評(píng)估，確保采購(gòu)資源的有效利用。4.公正性原則采購(gòu)過(guò)程要公開(kāi)、公平、公正，保障所有潛在供應(yīng)商的平等參與機(jī)會(huì)。杜絕任何形式的偏袒和不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為，維護(hù)學(xué)校的利益和聲譽(yù)。四、緊急采購(gòu)流程1.需求提出當(dāng)各部門(mén)遇到緊急采購(gòu)需求時(shí)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《大學(xué)緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、緊急原因、預(yù)計(jì)金額等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保需求真實(shí)、合理且必要。2.審批將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交至學(xué)校采購(gòu)管理部門(mén)。采購(gòu)管理部門(mén)在收到申請(qǐng)表后，應(yīng)立即進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括需求的緊急程度、是否符合學(xué)校相關(guān)規(guī)定等。對(duì)于緊急且合理的需求，采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提交學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，采購(gòu)管理部門(mén)方可啟動(dòng)緊急采購(gòu)程序。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，迅速確定采購(gòu)方式。對(duì)于金額較小、采購(gòu)周期較短的緊急采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)的方式。采購(gòu)人員通過(guò)電話(huà)、郵件等方式向至少三家具備相應(yīng)資質(zhì)和供應(yīng)能力的供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)通知，告知采購(gòu)項(xiàng)目的基本要求和緊急需求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日）報(bào)價(jià)。對(duì)于金額較大或技術(shù)復(fù)雜的緊急采購(gòu)項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判或單一來(lái)源采購(gòu)的方式。采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式的，采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定組建談判小組，與符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商；采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定履行審批手續(xù)，并在采購(gòu)文件中說(shuō)明理由。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員要積極與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量提供所需物資。同時(shí)，要對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行記錄，包括詢(xún)價(jià)記錄、談判記錄、采購(gòu)合同等，以備后續(xù)查閱。4.驗(yàn)收物資到貨后，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員要對(duì)照采購(gòu)合同和申請(qǐng)表的要求，對(duì)物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行認(rèn)真檢查。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《大學(xué)緊急采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同不符的情況，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)對(duì)驗(yàn)收情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保驗(yàn)收工作的嚴(yán)格執(zhí)行。5.付款驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理付款手續(xù)。填寫(xiě)《大學(xué)緊急采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)按照學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，審核通過(guò)后辦理付款業(yè)務(wù)。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，確保資金支付的安全和準(zhǔn)確。五、責(zé)任分工1.需求部門(mén)負(fù)責(zé)提出緊急采購(gòu)需求，填寫(xiě)申請(qǐng)表，并確保需求真實(shí)、合理、必要。參與采購(gòu)過(guò)程中的溝通協(xié)調(diào)工作，配合采購(gòu)管理部門(mén)和供應(yīng)商完成采購(gòu)任務(wù)。組織對(duì)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。2.采購(gòu)管理部門(mén)負(fù)責(zé)接收和審核緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，提交學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)審批結(jié)果確定采購(gòu)方式，組織實(shí)施采購(gòu)工作。與供應(yīng)商進(jìn)行溝通談判，簽訂采購(gòu)合同，并對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理和監(jiān)督。協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)任務(wù)順利完成。3.學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)緊急采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審批，決策采購(gòu)項(xiàng)目是否實(shí)施。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行指導(dǎo)和決策，保障采購(gòu)工作符合學(xué)校整體利益。4.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)緊急采購(gòu)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，按照財(cái)務(wù)管理制度辦理付款業(yè)務(wù)。對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保資金安全。六、監(jiān)督與審計(jì)1.學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人對(duì)緊急采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督人員要對(duì)采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)行為的公正性、采購(gòu)結(jié)果的合理性等進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.定期對(duì)緊急采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)部門(mén)要對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況、資金使用效益、合同履行情況等進(jìn)行審計(jì)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效。3.對(duì)于在緊急采購(gòu)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為，要依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。對(duì)違反規(guī)定的供應(yīng)商，要采取相應(yīng)的處罰措施，如列入黑名單、取消其參與學(xué)校采購(gòu)項(xiàng)目的資格等。七、信息公開(kāi)1.學(xué)校應(yīng)建立緊急采購(gòu)信息公開(kāi)制度，及時(shí)將緊急采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)信息向全校教職工公開(kāi)。公開(kāi)內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、采購(gòu)方式、采購(gòu)金額、中標(biāo)供應(yīng)商等，接受教職工的監(jiān)督。2.通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)、校內(nèi)公告欄等渠道發(fā)布緊急采購(gòu)信息，確保信息公開(kāi)透明。同時(shí)，要設(shè)立意見(jiàn)反饋郵箱或電話(huà)，接受教職工對(duì)緊急采購(gòu)工作的意見(jiàn)和建議。八、培訓(xùn)與宣傳1.學(xué)校采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)定期組織相關(guān)人員進(jìn)行緊急采購(gòu)管理辦法的培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和法律意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容包括采購(gòu)流程、法律法規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面，確保工作人員熟悉緊急采購(gòu)工作的要求和規(guī)范。2.加強(qiáng)對(duì)緊急采購(gòu)管理辦法的宣傳工作，讓全校教職