正確人事資料保密觀念控管法律風(fēng)險良方Micro2000Limited

FrancisChan

2013年8月16日個人資料保密重要性某公司於2002年起將約200萬客戶的個人資料轉(zhuǎn)讓給第三者，並收取4,400萬元，佔了公司總收入三分之一。被轉(zhuǎn)讓的個人資料不但包括姓名、性別、身份證號碼等，更包括用戶曾於部份商戶購物的詳細(xì)清單。22010年某公司私隱資料事件人事資料保密重要性2013年2月，運(yùn)動家爆發(fā)僱員私隱外洩大災(zāi)難，數(shù)千名現(xiàn)職及前僱員的個人資料透過搜尋器曝光，包括僱員姓名、身份證號碼、出生日期、住址、電話號碼，甚至配偶資料均一覽無遺，涉嫌嚴(yán)重違反私隱條例。http://orientaldaily.on.cc/cnt/news/20130206/00176_055.html3運(yùn)動家網(wǎng)上洩數(shù)千僱員私隱《個人資料(私隱)條例》第64條訂明各項罪行，例如不遵守個人資料私隱專員發(fā)出的執(zhí)行通知，可被判處罰款50,000元及入獄兩年任何人如因資料使用者違反條例的規(guī)定而蒙受損害，包括感情的傷害，則有權(quán)向有關(guān)資料使用者要求補(bǔ)償。導(dǎo)致公司受到外界的負(fù)面關(guān)注影響員工對公司的信任及信心4人事資料保密重要性事實性資料：入職資料，如個人履歷、求職信等人事檔案，如糧單、在職記錄、聘用條件、福利及結(jié)束聘用記錄等評核性資料：入職資料，如面試評語、醫(yī)療報告等人事檔案，如表現(xiàn)評估、升職推薦、獎罰決定等6僱員個人資料例子人力資源管理實務(wù)守則

.hk/chinese/files/ordinance/hrdesp.pdf身分證號碼及其他身份代號實務(wù)守則

.hk/tc_chi/ordinance/code_id.html7實務(wù)守則僱主監(jiān)察僱員活動須知.hk/tc_chi/ordinance/files/monguide_c.pdf收集指紋資料指引.hk/tc_chi/publications/files/Fingerprint_c.pdf閉路電視監(jiān)察措施指引.hk/chinese/files/publications/CCTVpractices_c.pdf收集及使用個人資料作直接促銷指引.hk/chinese/files/publications/DM_c.pdf8指引求職者在招聘方面的資料：2年

(由求職者落選的日期起計)僱員在僱傭方面的資料：7年

(由僱員離職的日期起計)例外：

有關(guān)個人明示同意或僱主有具體理由

將有關(guān)資料保留一段較長的期間9人事資料保留期限必須審慎檢討及改進(jìn)其轄下處理個人及敏感資料的程序，以及其他有關(guān)的內(nèi)部執(zhí)行安排為僱員提供個人資料保障方面的訓(xùn)練確保有關(guān)僱員按照既定程序辦事10保障人事資料的保安須採取切實可行的步驟確保個人資料的保安，免受未獲授權(quán)或意外的(a)查閱、(b)處理、(c)刪除或(d)其他使用。資料在儲存、處理及轉(zhuǎn)移方面均得到妥善保障11保障人事資料的保安減少人事資料儲存的地方

如限制電郵附件上傳或儲存在USB手指只能在”特定的”地方使用人事資料存取控制：確保只有授權(quán)的僱員才可存取資料資料加密儲存12保障人事資料的保安如代理人處理人事資料或服務(wù)供應(yīng)商防止遺失或未經(jīng)授權(quán)使用或披露個人及敏感資料簽定