單證印章使用管理辦法一、引言在企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中，單證印章的使用管理至關(guān)重要。它不僅關(guān)乎業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，更與企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)、信用形象緊密相連。為了確保單證印章的使用規(guī)范、安全、有序，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)公司的利益和形象。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及單證印章使用的部門(mén)和人員，包括但不限于銷(xiāo)售、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門(mén)，以及與之相關(guān)的業(yè)務(wù)流程和文件資料。三、單證印章的種類(lèi)及用途1.合同專(zhuān)用章用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。使用時(shí)需確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.發(fā)票專(zhuān)用章專(zhuān)門(mén)用于開(kāi)具各類(lèi)發(fā)票。嚴(yán)格按照稅務(wù)部門(mén)的規(guī)定和公司財(cái)務(wù)制度使用，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章主要用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。使用時(shí)要遵循財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)審批流程。4.法人章代表公司法人行使權(quán)力，常用于特定的法律文件簽署、銀行賬戶(hù)預(yù)留印鑒等。使用需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保法人授權(quán)的真實(shí)性和有效性。5.業(yè)務(wù)專(zhuān)用章根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型設(shè)置，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署和確認(rèn)。如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)專(zhuān)用章用于銷(xiāo)售合同、訂單等文件，采購(gòu)業(yè)務(wù)專(zhuān)用章用于采購(gòu)訂單、收貨確認(rèn)等文件。使用時(shí)要明確其適用范圍和審批流程。四、單證印章的保管1.專(zhuān)人負(fù)責(zé)各類(lèi)單證印章應(yīng)指定專(zhuān)人保管，保管人員需具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。保管人員要熟悉印章的使用規(guī)定和流程，確保印章使用安全。2.專(zhuān)用保險(xiǎn)柜存放為保證印章的安全，應(yīng)將其存放在專(zhuān)用的保險(xiǎn)柜中。保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼由保管人員分別掌握，不得隨意告知他人。3.保管環(huán)境要求存放印章的保險(xiǎn)柜應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的地方。避免印章受到潮濕、高溫、損壞等影響。五、單證印章的使用流程1.申請(qǐng)需要使用單證印章的部門(mén)或人員，應(yīng)填寫(xiě)《單證印章使用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表中要詳細(xì)注明印章使用的事由、文件名稱(chēng)、使用部門(mén)、申請(qǐng)人等信息。2.審批《單證印章使用申請(qǐng)表》提交后，按照公司的審批流程進(jìn)行審批。審批人要認(rèn)真審核申請(qǐng)事項(xiàng)，確保符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的合同，可能需要經(jīng)過(guò)多級(jí)審批。3.用印經(jīng)審批通過(guò)后，保管人員根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容，在指定位置加蓋印章。用印過(guò)程要嚴(yán)格按照規(guī)定操作，確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容相符。4.登記每次印章使用后，保管人員要及時(shí)在《單證印章使用登記簿》上進(jìn)行登記。登記簿應(yīng)記錄印章使用的日期、事由、文件名稱(chēng)、申請(qǐng)人、審批人等詳細(xì)信息，以便日后查詢(xún)和追溯。六、使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白發(fā)票等文件上預(yù)先加蓋印章這是為了防止印章被盜用或?yàn)E用，給公司帶來(lái)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。如因特殊情況確需在空白文件上加蓋印章的，必須經(jīng)過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作和管理。2.未經(jīng)授權(quán)不得擅自將印章帶出公司印章是公司重要的資產(chǎn)，帶出公司可能會(huì)導(dǎo)致印章失控，引發(fā)安全隱患。如因業(yè)務(wù)需要必須帶出公司的，需提前辦理相關(guān)審批手續(xù)，并采取必要的安全措施，確保印章安全。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司將定期對(duì)單證印章的保管和使用情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括印章存放是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。2.不定期抽查除定期檢查外，公司還會(huì)不定期對(duì)單證印章的使用情況進(jìn)行抽查。通過(guò)抽查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保印章使用管理工作始終處于規(guī)范狀態(tài)。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本管理辦法使用單證印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、印章的停用與銷(xiāo)毀1.停用當(dāng)單證印章因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。停用的印章要妥善保管，不得隨意丟棄或擅自處理。2.銷(xiāo)毀對(duì)于需要銷(xiāo)毀的單證印章，由保管人員填寫(xiě)《單證印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表經(jīng)審批通過(guò)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，并在《單證印章銷(xiāo)毀登記簿》上記錄銷(xiāo)毀情況