國企公章蓋章管理辦法一、引言在國企的日常運(yùn)營中，公章蓋章管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，它直接關(guān)系到企業(yè)文件的法律效力、業(yè)務(wù)的正常開展以及風(fēng)險(xiǎn)的防控。為了確保公章蓋章管理工作的規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、高效，保障企業(yè)的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各單位公章蓋章的管理工作。三、公章種類及使用范圍1.企業(yè)公章用于以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等重要文件。向政府部門、上級單位報(bào)送的重要文件、報(bào)表等。其他需要以公司名義出具的具有法律效力的文件。2.合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。確保合同的簽訂符合公司的利益和法律要求。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)收支、資金結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)專用章的使用，保障財(cái)務(wù)安全。4.法定代表人章在辦理涉及法定代表人簽字的相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)使用，如銀行開戶、支票背書等。確保法定代表人簽字的真實(shí)性和有效性。四、公章管理職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公章蓋章管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)公章的統(tǒng)一刻制、啟用、廢止等管理工作。定期檢查公章的使用情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門蓋章文件的起草、審核，并確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。按照規(guī)定的流程申請蓋章，提供真實(shí)、完整的蓋章材料。對蓋章后的文件進(jìn)行妥善保管，如有遺失或損壞，及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.印章保管人負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止被盜用、丟失。嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行蓋章操作，不得擅自蓋章。對蓋章過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括蓋章時(shí)間、文件名稱、蓋章人等信息。五、公章蓋章流程1.申請使用部門填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明申請蓋章的文件名稱、文號、用途、蓋章份數(shù)等信息。將申請表及相關(guān)文件材料一并提交給部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核部門負(fù)責(zé)人對申請蓋章的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，申請蓋章的用途是否合理。審核通過后，在申請表上簽署意見并簽字。3.審批根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般文件由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要文件由公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人在申請表上簽署意見并簽字。4.蓋章印章保管人收到經(jīng)審核、審批通過的申請表及文件材料后，認(rèn)真核對申請信息和文件內(nèi)容。在確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定的蓋章位置和要求進(jìn)行蓋章，并在申請表上記錄蓋章時(shí)間、蓋章人等信息。5.登記蓋章完成后，印章保管人將申請表及文件材料進(jìn)行整理歸檔，建立蓋章登記臺(tái)賬。定期對蓋章登記臺(tái)賬進(jìn)行核對和統(tǒng)計(jì)，確保蓋章信息的準(zhǔn)確和完整。六、公章使用要求1.嚴(yán)格審批所有蓋章文件必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核和審批流程，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、真實(shí)有效。未經(jīng)審批或?qū)徟煌ㄟ^的文件，不得蓋章。2.專人負(fù)責(zé)公章必須由專人保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。保管人不得擅自將公章交與他人使用，如有特殊情況需要委托他人蓋章，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好交接記錄。3.規(guī)范操作蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。蓋章位置應(yīng)符合文件要求，不得隨意蓋章。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上預(yù)先蓋章。4.登記備案對每一次蓋章操作都要進(jìn)行詳細(xì)的登記備案，包括蓋章時(shí)間、文件名稱、文號、用途、蓋章份數(shù)、蓋章人等信息。登記備案信息應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。七、公章保管與存放1.保管要求公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。保管人應(yīng)定期對公章進(jìn)行檢查，確保公章完好無損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.存放地點(diǎn)企業(yè)公章一般存放在公司綜合管理部門的保險(xiǎn)柜中；合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等根據(jù)實(shí)際使用情況，分別存放在相關(guān)部門的保險(xiǎn)柜中。存放公章的保險(xiǎn)柜應(yīng)設(shè)置專人專用的密碼和鑰匙，密碼和鑰匙應(yīng)分開保管，不得由同一人掌握。八、公章廢止與銷毀1.廢止情形因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，原公章不再使用的。公章?lián)p壞無法正常使用的。其他需要廢止公章的情形。2.廢止程序綜合管理部門提出公章廢止申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布公章廢止通知。通知各部門停止使用廢止的公章，并將廢止的公章交回綜合管理部門。3.銷毀處理綜合管理部門對廢止的公章進(jìn)行統(tǒng)一銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人等信息。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查綜合管理部門定期對公章蓋章管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查蓋章流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、登記備案是否完整等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并將檢查結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門不定期對公章蓋章管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。對違反公章蓋章管理規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對公章蓋章管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查公章的使用是否合規(guī)、是否存在風(fēng)險(xiǎn)等。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。十、責(zé)任追究1.違規(guī)責(zé)任對違反公章蓋章管理規(guī)定的單位和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。對因違規(guī)蓋章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。