昆明中院檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強昆明市中級人民法院（以下簡稱“昆明中院”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在審判工作、司法政務(wù)及其他各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》《人民法院檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合昆明中院實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于昆明中院機關(guān)各部門、直屬事業(yè)單位及全體工作人員在各項工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案的形成過程要真實反映各項工作的實際情況，歸檔的文件材料要齊全完整，準確反映工作全貌。3.便于利用原則檔案管理工作要以方便利用為出發(fā)點，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為審判工作、司法政務(wù)及其他各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置昆明中院設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全院檔案的集中管理。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負責檔案管理的具體工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理工作制度和實施細則，并組織實施。2.負責全院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。3.建立健全檔案管理制度，對檔案的保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理，保障檔案的安全。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索和利用效率。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，匯編重要文件和案例，為審判工作和司法政務(wù)提供參考依據(jù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓，提高全院工作人員的檔案意識和檔案管理水平。7.負責與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。8.對本院各部門的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案工作規(guī)范有序開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案上級機關(guān)來文，包括普發(fā)性文件、針對性文件、會議文件等。本院形成的各類文件，如黨組文件、審判委員會文件、行政文件、業(yè)務(wù)文件等。本院與其他單位的往來文件，包括函件、通知、協(xié)議等。本院內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等方面的文件。本院召開的各類會議文件、會議記錄、紀要等。本院制定的規(guī)章制度、辦法、細則等規(guī)范性文件。2.審判檔案各類案件的卷宗材料，包括立案登記表、起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁判文書等。案件審理過程中形成的內(nèi)部審批文件、合議記錄、審判委員會討論記錄等。案件執(zhí)行過程中形成的執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、執(zhí)行筆錄、執(zhí)行和解協(xié)議等文件。3.人事檔案本院工作人員的履歷表、任免文件、考核材料、工資變動材料、獎懲材料、黨團組織關(guān)系材料等。工作人員參加培訓、進修、學歷教育等方面的材料。工作人員的政審材料、體檢表、退休審批表等。4.財務(wù)檔案本院財務(wù)預(yù)算、決算報表、財務(wù)收支憑證、會計賬簿、審計報告等。固定資產(chǎn)購置、處置等方面的文件和憑證。財務(wù)管理制度、辦法等規(guī)范性文件。5.聲像檔案本院重要活動、會議、審判現(xiàn)場等的照片、錄音、錄像資料。反映本院歷史變遷、工作成果等方面的聲像資料。6.電子檔案本院形成的各類電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、審判業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子卷宗等。掃描錄入的紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準和規(guī)范進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.各部門應(yīng)在每年年初將上一年度形成的文件材料進行整理后移交檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫交接清單。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄和備考表。將文件材料按照分類順序裝訂成冊，編寫頁碼。2.審判檔案按照案件類別、審級、年度順序進行整理。對每個案件的卷宗材料進行編號、編目，填寫卷宗封面、卷內(nèi)目錄和備考表。將卷宗材料按照順序排列，裝訂成冊。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，建立檔案目錄和索引。對檔案材料進行分類、排序、編目，確保檔案材料的完整性和準確性。4.財務(wù)檔案按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，分類裝訂成冊。填寫會計檔案目錄和備考表，注明檔案的保管期限和存放地點。5.聲像檔案按照載體形式、時間順序進行整理，對照片、錄音、錄像資料進行編號、編目。填寫聲像檔案目錄和備考表，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。6.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，密集架應(yīng)排列整齊，編號清晰。2.檔案盒應(yīng)符合國家相關(guān)標準，材質(zhì)應(yīng)堅固耐用，能夠有效保護檔案。3.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其安全性和可靠性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：本院制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件；本院重要會議記錄、紀要；本院機構(gòu)演變、人事任免等重要文件；各類案件的裁判文書等。長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括：本院一般性文件、業(yè)務(wù)文件；各類案件的卷宗材料等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括：本院臨時性文件、事務(wù)性文件等。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自更改。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)進行記錄，填寫檔案檢查登記表，并存檔備查。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要可以查閱、借閱本院檔案。2.外單位因工作需要查閱本院檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（二）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或借閱登記表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本院檔案，應(yīng)提前向本院發(fā)出查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人負責查閱，并在指定地點進行。3.查閱、借閱檔案時，查閱人應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出指定地點。4.查閱、借閱檔案的期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案內(nèi)容，能夠準確、快速地為利用者提供檔案信息。3.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案數(shù)字化工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用，提高檔案利用效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.昆明中院成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，檔案管理部門負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人為成員。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責制定檔案鑒定工作方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（二）鑒定標準1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本院檔案保管期限的劃分標準，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定檔案時，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其是否具有保存價值。3.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理；對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出銷毀意見，填寫檔案鑒定審批表，報檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對檔案進行鑒定，對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出鑒定意見。3.經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核同意后，報本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案鑒定工作結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)將鑒定結(jié)果進行登記造冊，妥善保存。（四）銷毀手續(xù)1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀檔案后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔備查。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為審判工作、司法政務(wù)及其他各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對本院現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行掃描錄入，形成數(shù)字化副本，建立檔案數(shù)據(jù)庫。對電子文件進行規(guī)范整理和存儲，確保電子文件的完整性和可讀性。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的自動化管理。與本院辦公自動化系統(tǒng)、審判業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進行對接，實現(xiàn)檔案信息的共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。對檔案信息進行加密處理，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段（[具體時間區(qū)間1]）制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)、步驟和保障措施。開展需求調(diào)研，了解本院檔案管理工作的實際需求和業(yè)務(wù)流程。進行項目可行性研究和論證，確定項目建設(shè)方案。2.實施階段（[具體時間區(qū)間2]）按照項目建設(shè)方案，組織開展檔案數(shù)字化加工、檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)