教委內(nèi)部文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)教委內(nèi)部文件管理，確保文件的規(guī)范生成、傳遞、存儲(chǔ)與使用，提高工作效率，保障各項(xiàng)教育工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于教委機(jī)關(guān)各部門、直屬單位以及下屬各級(jí)教育機(jī)構(gòu)在工作中形成、使用和管理的各類文件，包括但不限于通知、決定、規(guī)劃、報(bào)告、紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：文件管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：文件的格式、編號(hào)、標(biāo)識(shí)等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范，保證文件的嚴(yán)肅性和一致性。3.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映工作意圖，數(shù)據(jù)、事實(shí)等準(zhǔn)確無誤。4.時(shí)效性原則：及時(shí)傳達(dá)文件精神，確保文件的處理和執(zhí)行不延誤。5.保密性原則：對(duì)于涉及國家機(jī)密、工作秘密等文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、文件的分類與編號(hào)（一）分類1.按文件性質(zhì)分類政策性文件：包括國家和地方出臺(tái)的教育政策、法規(guī)、規(guī)章等，具有權(quán)威性和指導(dǎo)性。工作部署文件：如教委制定的年度工作計(jì)劃、階段性工作安排等，明確工作目標(biāo)和任務(wù)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件：針對(duì)教育教學(xué)、師資隊(duì)伍建設(shè)、教育管理等具體業(yè)務(wù)領(lǐng)域的指導(dǎo)意見和規(guī)范要求。請(qǐng)示報(bào)告文件：下級(jí)單位向上級(jí)單位匯報(bào)工作進(jìn)展、請(qǐng)示問題等形成的文件。會(huì)議文件：各類教育工作會(huì)議形成的紀(jì)要、決議等文件。2.按文件密級(jí)分類絕密文件：涉及國家核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)給國家利益造成特別重大損害的文件。機(jī)密文件：涉及重要機(jī)密，泄露會(huì)給國家利益造成嚴(yán)重?fù)p害的文件。秘密文件：涉及一般機(jī)密，泄露會(huì)給國家利益造成一定損害的文件。內(nèi)部文件：僅供內(nèi)部使用，不對(duì)外公開的文件。（二）編號(hào)1.文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.編號(hào)格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號(hào)]。年份：文件形成年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。部門代碼：根據(jù)教委內(nèi)部各部門的代碼確定，如辦公室為“01”，基礎(chǔ)教育科為“02”等。文件類別代碼：按照上述文件分類設(shè)置，如政策性文件為“Z”，工作部署文件為“G”等。順序號(hào)：同一類別文件按形成時(shí)間先后順序編排的序號(hào)，從“001”開始。3.例如，教委辦公室2023年第5號(hào)政策性文件編號(hào)為：[23][01][Z][005]。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)明確主題，內(nèi)容詳實(shí)，邏輯清晰，語言準(zhǔn)確規(guī)范。2.起草部門應(yīng)深入調(diào)研，廣泛征求意見，確保文件具有可操作性。3.涉及多個(gè)部門職責(zé)的文件，應(yīng)由牽頭部門會(huì)同相關(guān)部門共同起草。4.起草人應(yīng)在文件首頁注明起草部門、起草人及日期。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審重點(diǎn)審查文件內(nèi)容是否符合工作要求、格式是否規(guī)范、語言是否準(zhǔn)確等。2.初審?fù)ㄟ^后，文件應(yīng)提交至教委辦公室進(jìn)行復(fù)審。辦公室復(fù)審主要從文件的合法性、規(guī)范性、協(xié)調(diào)性等方面進(jìn)行審查，并對(duì)文件的編號(hào)、格式等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。3.對(duì)于重要文件或涉及面廣的文件，應(yīng)提交教委領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審主要審查文件的政策導(dǎo)向、整體框架和重大決策等，確保文件質(zhì)量。4.審核過程中，審核人應(yīng)簽署明確的審核意見，對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)退回起草部門修改完善。四、文件的簽發(fā)與印發(fā)（一）簽發(fā)1.文件經(jīng)審核通過后，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名、日期。2.政策性文件、重大決策文件等應(yīng)由教委主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；一般性文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.涉及多個(gè)部門的聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，再由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由教委辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程度，確定印發(fā)范圍、印發(fā)份數(shù)和印發(fā)時(shí)間。2.印發(fā)文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照文件編號(hào)、格式要求進(jìn)行排版印刷，確保文件質(zhì)量。3.文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和單位，并做好文件發(fā)放登記工作。五、文件的傳遞與歸檔（一）傳遞1.文件傳遞應(yīng)確保安全、及時(shí)、準(zhǔn)確。對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)通過機(jī)要交換、專人送達(dá)等方式傳遞；對(duì)于電子文件，應(yīng)通過安全的電子傳輸系統(tǒng)進(jìn)行傳遞。2.傳遞過程中，應(yīng)做好文件的交接登記工作，明確交接雙方的責(zé)任。3.緊急文件應(yīng)優(yōu)先傳遞，確保文件能夠及時(shí)送達(dá)收件人手中。（二）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，并編制歸檔目錄。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，存儲(chǔ)格式應(yīng)符合長期保存要求，并做好備份工作。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的安全和完整。六、文件的查閱與借閱（一）查閱1.本委內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供文件查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱人不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自將文件帶出查閱室。3.涉及機(jī)密、秘密文件的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，并由檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄文件內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文件。4.歸還文件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。七、文件的保密與銷毀（一）保密1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件保密管理。對(duì)于涉及國家機(jī)密、工作秘密等文件，應(yīng)明確保密范圍和保密期限。2.接觸機(jī)密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格履行保密義務(wù)。3.在文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、存儲(chǔ)等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。4.對(duì)存儲(chǔ)機(jī)密文件的計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問權(quán)限。（二）銷毀1.文件超過保管期限或已失去保存價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀文件應(yīng)填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)教委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門統(tǒng)一組織銷毀。3.銷毀文件應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。八、文件管理的信息化建設(shè)（一）建立文件管理信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立教委內(nèi)部文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)和查閱。2.文件管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳遞、歸檔、查閱、借閱、保密、銷毀等功能模塊，提高文件管理的效率和規(guī)范化水平。3.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保文件信息的安全。（二）電子文件管理1.加強(qiáng)電子文件的收集、整理和歸檔工作，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相同的分類方法進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.利用電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全程跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)掌握文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)和使用情況。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.教委辦公室負(fù)責(zé)對(duì)本委內(nèi)部文件管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳遞、歸檔、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取查閱文件、實(shí)地查看、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件管理工作納入各部門年度工