市環(huán)境保護檔案管理制度一、總則（一）目的為加強我市環(huán)境保護檔案的科學管理，有效保護和利用檔案資源，提高環(huán)境保護工作的決策水平和管理效能，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《環(huán)境保護檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本市各級環(huán)境保護行政主管部門及其所屬單位（以下統(tǒng)稱“環(huán)保部門”）在環(huán)境保護工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則環(huán)保部門的檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實可靠原則檔案內(nèi)容必須真實反映環(huán)境保護工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，滿足環(huán)境保護工作的需要。（四）管理職責1.檔案管理機構(gòu)及職責設立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，配備必要的檔案管理人員和設施設備。檔案管理機構(gòu)負責制定檔案管理制度、規(guī)劃檔案工作發(fā)展、組織檔案業(yè)務培訓、指導和監(jiān)督所屬單位的檔案工作等。2.各部門職責各部門負責本部門在環(huán)境保護工作中形成的文件材料的收集、整理、歸檔，并定期向檔案管理機構(gòu)移交。各部門應指定專人負責本部門檔案工作，配合檔案管理機構(gòu)做好檔案管理的各項工作。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.來源范圍環(huán)保部門在履行環(huán)境保護行政管理職能過程中形成的各類文件、報告、通知、會議紀要、執(zhí)法文書、監(jiān)測數(shù)據(jù)、科研成果等。所屬單位在業(yè)務工作中形成的各類文件材料，包括項目申報、審批、驗收文件，環(huán)境監(jiān)測報告，污染治理設施運行記錄，環(huán)境應急處置資料等。2.形成要求文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。電子文件應符合國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范，確保其真實性、完整性和可讀性。（二）文件材料的收集1.收集范圍各部門應按照檔案管理的要求，全面收集本部門在環(huán)境保護工作中形成的各類文件材料，不得遺漏。對于重要的文件材料，應及時收集，確保檔案的時效性。2.收集方法建立文件材料收集清單，明確收集范圍、內(nèi)容和時間要求，定期對文件材料進行收集。加強與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，及時獲取涉及本部門的相關文件材料。對于零散的文件材料，檔案管理人員應主動收集，確保檔案的完整性。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.年度分類法按照文件材料形成的年度進行分類，同一年度的文件材料集中在一起。2.機構(gòu)分類法按照環(huán)保部門的內(nèi)部機構(gòu)設置進行分類，將同一機構(gòu)形成的文件材料歸為一類。3.問題分類法按照環(huán)境保護工作的不同業(yè)務領域和問題進行分類，如環(huán)境規(guī)劃、環(huán)境監(jiān)測、污染防治、生態(tài)保護等。（三）整理要求1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊或復制，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。2.編目編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等項目，確保目錄清晰、準確。3.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在盒脊上填寫檔號、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地點，具備良好的溫濕度條件和安全防護設施。2.庫房設施設備配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設備、消防設備、防蟲防鼠設備等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.劃分標準根據(jù)檔案的重要程度、保存價值和歷史意義，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義，對環(huán)境保護工作具有長期查考利用價值的檔案。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對環(huán)境保護工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對環(huán)境保護工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。2.確定方法檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關規(guī)定和環(huán)境保護工作的實際需要，由檔案管理機構(gòu)會同相關部門共同研究決定。（三）檔案保管要求1.上架排列檔案應按照分類方案和編號順序上架排列，便于查找和利用。2.定期檢查定期對檔案進行檢查，查看檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、安全性等。3.數(shù)字化管理逐步推進檔案數(shù)字化管理，將重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。五、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用環(huán)保部門內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于環(huán)境保護工作的決策、管理、執(zhí)法、科研等。2.外部利用其他單位或個人因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)環(huán)保部門批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。查閱檔案時，利用者應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構(gòu)負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.內(nèi)容審查對檔案的內(nèi)容進行審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.價值評估根據(jù)檔案的重要程度、歷史意義、現(xiàn)實作用等因素，對檔案的價值進行綜合評估。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理機構(gòu)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批銷毀清冊報環(huán)保部門負責人審批，批準后方可進行銷毀。3.銷毀實施銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理機構(gòu)應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、種類、利用人次、借閱數(shù)量等。2.統(tǒng)計報表定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和檔案行政管理部門報送，確保檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和及時性。（二）檔案移交1.移交范圍環(huán)保部門所屬單位撤銷、合并或職能調(diào)整時，應將本單位的檔案移交給檔案管理機構(gòu)或指