房地產(chǎn)采購公司管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范房地產(chǎn)采購公司的管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于土地、建筑材料、設(shè)備、辦公用品等各類物資及服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對(duì)待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，在采購過程中遵循公平、公正的原則，不得偏袒任何一方。3.效益原則：以提高公司經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，確保采購物資和服務(wù)的性價(jià)比最優(yōu)。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在滿足成本和交貨期要求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保所采購的物資和服務(wù)符合項(xiàng)目需求。5.誠信原則：公司與供應(yīng)商之間應(yīng)建立誠信合作關(guān)系，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)雙方的合法權(quán)益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負(fù)責(zé)公司各類采購活動(dòng)的組織與實(shí)施。采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可下設(shè)不同的采購小組，分別負(fù)責(zé)不同類型物資和服務(wù)的采購工作。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度和需求預(yù)測(cè)，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃，明確采購物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等要求。2.供應(yīng)商管理：建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇、考核和管理，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)、生產(chǎn)能力和產(chǎn)品質(zhì)量。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和相關(guān)流程，組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括發(fā)布采購信息、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、進(jìn)行商務(wù)談判、簽訂采購合同等。4.合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行和跟蹤，確保合同的順利執(zhí)行，及時(shí)處理合同變更和糾紛。5.采購成本控制：通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商談判、招標(biāo)采購等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.質(zhì)量控制：參與采購物資和服務(wù)的檢驗(yàn)、驗(yàn)收工作，確保所采購的產(chǎn)品和服務(wù)符合質(zhì)量要求。7.信息管理：收集、整理和分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持，同時(shí)做好采購文件和資料的歸檔管理工作。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用要求等，并配合采購部進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂和驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)支持和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同，提供法律意見，處理采購過程中的法律糾紛，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途、預(yù)計(jì)交貨期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部。2.對(duì)于緊急采購需求，需求部門應(yīng)在申請(qǐng)表中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特批后，采購部?jī)?yōu)先處理。（二）采購審批1.采購部收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)與需求部門溝通并退回修改。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。采購金額較小的，由采購部負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批。3.審批通過后，采購部將采購申請(qǐng)表進(jìn)行編號(hào)登記，正式啟動(dòng)采購流程。（三）采購實(shí)施1.制定采購方案：采購部根據(jù)采購需求和審批意見，制定具體的采購方案，包括采購方式選擇、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)、采購時(shí)間安排等。2.發(fā)布采購信息：根據(jù)采購方案，通過多種渠道發(fā)布采購信息，如公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、招標(biāo)平臺(tái)等，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)。3.供應(yīng)商選擇：采購部對(duì)收到的供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，按照供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，篩選出若干家合格的供應(yīng)商作為候選對(duì)象。4.采購談判：采購部與候選供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成最優(yōu)的采購條件。談判過程中，采購人員應(yīng)做好記錄，并及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)談判進(jìn)展情況。5.確定供應(yīng)商：根據(jù)談判結(jié)果，采購部綜合考慮各方面因素，確定最終的供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商選定審批表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購部負(fù)責(zé)起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。3.合同簽訂后，采購部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)的跟蹤和協(xié)調(diào)工作。（五）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購部應(yīng)提前通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等不符合合同要求，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或更換物資。如供應(yīng)商未能按時(shí)解決問題，采購部有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)的貨款或追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《采購驗(yàn)收單》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，作為采購付款的依據(jù)。（六）采購付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，審核采購付款申請(qǐng)，確保付款金額準(zhǔn)確無誤、付款條件符合合同約定。2.審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司資金管理制度和付款審批流程，辦理采購付款手續(xù)。對(duì)于金額較大的采購付款，應(yīng)提前做好資金安排，確保資金及時(shí)足額支付。3.采購部應(yīng)跟蹤采購付款情況，及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期開展供應(yīng)商開發(fā)工作。通過市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，并建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。篩選合格的供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商信息登記表》，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件和產(chǎn)品樣本。3.采購部組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，評(píng)估其是否具備合作潛力。實(shí)地考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》，作為供應(yīng)商選擇的重要參考依據(jù)。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.建立供應(yīng)商評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同履行情況、環(huán)保合規(guī)等方面。2.采購部根據(jù)評(píng)估指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的供應(yīng)商評(píng)估表，組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分評(píng)價(jià)。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能達(dá)到整改要求，采購部應(yīng)暫停與其合作，并從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中刪除其信息。（三）供應(yīng)商選擇1.在采購項(xiàng)目實(shí)施過程中，采購部應(yīng)根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)和談判。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，滿足公司項(xiàng)目需求。3.對(duì)于重要物資和服務(wù)的采購，應(yīng)采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，通過比較和評(píng)審，確定最優(yōu)的供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商合作與管理1.與供應(yīng)商簽訂采購合同后，采購部應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制情況、交貨期等信息，確保采購項(xiàng)目順利進(jìn)行。2.建立供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的合作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)提出改進(jìn)意見，并根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的處罰措施。3.采購部應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流，組織供應(yīng)商培訓(xùn)和會(huì)議，共同探討合作中存在的問題和解決方案，不斷優(yōu)化合作流程，提高合作效率和質(zhì)量。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化趨勢(shì)，合理安排采購計(jì)劃，避免因市場(chǎng)波動(dòng)導(dǎo)致采購成本增加。同時(shí)，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散采購渠道，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和評(píng)估程序，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序，加強(qiáng)對(duì)采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對(duì)質(zhì)量不合格的物資及時(shí)進(jìn)行退換貨處理。定期對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，不斷完善質(zhì)量管理體系。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格合同起草、審核、簽訂、履行和跟蹤等環(huán)節(jié)。合同條款應(yīng)明確、具體、合法合規(guī)，避免合同漏洞和糾紛。建立合同執(zhí)行情況監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的要求，確保采購行為合法合規(guī)。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)咨詢法務(wù)部門的意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。六、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部應(yīng)建立廣泛的采購信息收集渠道，包括市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、客戶反饋等，及時(shí)收集與采購相關(guān)的各類信息。2.收集的采購信息應(yīng)包括供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息、價(jià)格信息、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)政策法規(guī)等方面，確保信息的全面性和準(zhǔn)確性。（二）采購信息整理與分析1.采購部對(duì)收集到的采購信息進(jìn)行分類整理，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，便于查詢和使用。2.定期對(duì)采購信息進(jìn)行分析，總結(jié)采購過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，并提出改進(jìn)措施和建議。通過數(shù)據(jù)分析，為公司采購決策提供支持，優(yōu)化采購流程，降低采購成本。（三）采購信息共享1.采購部應(yīng)與公司內(nèi)部各相關(guān)部門建立信息共享機(jī)制，及時(shí)將采購信息傳遞給需求部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等，確保各部門能夠及時(shí)了解采購動(dòng)態(tài)，協(xié)同做好采購工作。2.同時(shí)，采購部應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購信息和工作進(jìn)展情況，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。七、采購績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.采購成本指標(biāo)：包括采購價(jià)格、采購費(fèi)用、采購成本節(jié)約率等，衡量采購部門在降低采購成本方面的工作成效。2.采購質(zhì)量指標(biāo)：如采購物資的合格率、退貨率、質(zhì)量問題發(fā)生率等，反映采購部門對(duì)采購物資質(zhì)量的控制能力。3.采購效率指標(biāo)：如采購周期、訂單處理及時(shí)率、交貨期準(zhǔn)時(shí)率等，評(píng)估采購部門的工作效率和響應(yīng)速度。4.供應(yīng)商管理指標(biāo)：包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率、供應(yīng)商合作穩(wěn)定性等，體現(xiàn)采購部門對(duì)供應(yīng)商的管理水平。5.合規(guī)性指標(biāo)：如采購活動(dòng)的合法性、合同履行情況、采購文件歸檔完整性等，確保采購工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。（二）評(píng)估方法1.定期評(píng)估：采購部每月或每季度對(duì)采購績(jī)效進(jìn)行自我評(píng)估，填寫《采購績(jī)效評(píng)估表》，對(duì)各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行量化打分，并分析評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。2.年度評(píng)估：每年年底，公司組織對(duì)采購部進(jìn)行年度績(jī)效評(píng)估。評(píng)估方式包括采購部自評(píng)、相關(guān)部門互評(píng)、公司領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)等。綜合各方評(píng)價(jià)結(jié)果，確定采購部年度績(jī)效評(píng)估等級(jí)，并給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購部門和采購人員進(jìn)