信息管理制度一、總則（一）制度目的為規(guī)范公司信息的采集、存儲、處理、傳遞、使用和保密等管理活動，保障信息的真實性、準確性、完整性和安全性，提高信息資源的利用效率，防范信息泄露和濫用風(fēng)險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有信息資源的管理，包括但不限于公司經(jīng)營管理信息、財務(wù)信息、客戶信息、技術(shù)信息、人力資源信息、采購信息、銷售信息等，涉及公司各部門及全體員工。（三）基本原則合法合規(guī)原則：信息管理活動必須遵守國家信息安全、數(shù)據(jù)保護等相關(guān)法律法規(guī)，確保信息采集、使用等行為合法合規(guī)。安全保密原則：建立健全信息安全保密機制，對不同密級的信息采取相應(yīng)的保護措施，防止信息泄露、丟失、篡改。高效利用原則：優(yōu)化信息管理流程，促進信息的共享與流通，充分發(fā)揮信息資源在公司決策、經(jīng)營管理中的支撐作用。責(zé)任明確原則：明確各部門和崗位在信息管理中的職責(zé)權(quán)限，確保信息管理責(zé)任落實到崗、到人。二、組織機構(gòu)與職責(zé)（一）信息管理部門（或IT部門）負責(zé)制定和完善公司信息管理制度、流程及技術(shù)標準，并組織實施和監(jiān)督檢查。負責(zé)公司信息系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等）的建設(shè)、運維和安全管理，保障信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。負責(zé)信息資源的規(guī)劃與整合，推動信息的標準化和規(guī)范化管理。負責(zé)組織信息安全培訓(xùn)和技術(shù)支持，提高員工的信息安全意識和操作技能。負責(zé)信息安全事件的應(yīng)急處置，協(xié)調(diào)處理信息泄露、系統(tǒng)故障等問題。（二）各業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)信息的采集、錄入、審核和更新，確保信息的真實、準確、完整。嚴格遵守信息使用規(guī)范，在授權(quán)范圍內(nèi)使用信息，不得擅自泄露或傳播敏感信息。配合信息管理部門做好本部門信息系統(tǒng)的使用和維護工作，及時反饋系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題。指定專人作為本部門信息管理員，負責(zé)本部門信息管理的日常工作，對接信息管理部門。（三）人力資源部門負責(zé)員工信息的管理，包括員工基本信息、勞動合同信息、薪酬福利信息、績效考核信息等，確保員工信息的安全和保密。將信息安全和保密要求納入員工入職培訓(xùn)和日常考核，簽訂《員工信息保密協(xié)議》。員工離職時，負責(zé)督促其辦理信息交接手續(xù)，收回相關(guān)信息載體，確保公司信息不被帶走。（四）財務(wù)部門負責(zé)財務(wù)信息的管理，包括會計憑證、賬簿、報表、資金信息等，嚴格遵守財務(wù)信息保密規(guī)定。保障財務(wù)信息系統(tǒng)的安全運行，做好財務(wù)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作。對財務(wù)信息的使用和傳遞進行嚴格控制，防止財務(wù)信息泄露。（五）全體員工嚴格遵守公司信息管理制度和信息安全保密規(guī)定，樹立信息安全意識。妥善保管個人使用的信息設(shè)備（如電腦、手機、U盤等）和信息載體，防止信息泄露。不隨意點擊來歷不明的鏈接，不下載安裝非官方軟件，避免信息系統(tǒng)感染病毒或遭受黑客攻擊。發(fā)現(xiàn)信息安全問題或可疑情況，及時向信息管理部門或本部門負責(zé)人報告。三、信息分類與密級管理（一）信息分類根據(jù)信息的內(nèi)容和用途，公司信息分為以下幾類：經(jīng)營管理信息：包括公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營計劃、會議紀要、決策文件、管理制度等。財務(wù)信息：包括財務(wù)預(yù)算、決算、會計報表、資金收支、成本核算等?？蛻粜畔ⅲ喊蛻艋拘畔ⅰ⑿枨笮畔?、交易記錄、信用信息等。技術(shù)信息：包括研發(fā)項目資料、技術(shù)方案、專利信息、技術(shù)圖紙、工藝文件等。人力資源信息：包括員工個人信息、招聘信息、培訓(xùn)信息、績效考核信息等。采購銷售信息：包括采購計劃、供應(yīng)商信息、銷售數(shù)據(jù)、合同協(xié)議等（與《采購管理制度》銜接）。其他信息：包括公司對外宣傳信息、行政后勤信息等。（二）信息密級劃分根據(jù)信息的重要程度和泄露可能造成的影響，公司信息分為絕密、機密、秘密三個等級：絕密信息：指泄露后會對公司造成重大損失或嚴重影響的信息，如核心技術(shù)專利、重大經(jīng)營決策、未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)等。機密信息：指泄露后會對公司造成較大損失或不良影響的信息，如客戶核心資料、研發(fā)項目關(guān)鍵數(shù)據(jù)、重要合同協(xié)議等。秘密信息：指泄露后會對公司造成一定損失或影響的信息，如普通客戶信息、日常經(jīng)營數(shù)據(jù)、內(nèi)部管理制度等。（三）密級標識與管理信息產(chǎn)生部門負責(zé)對信息進行密級劃分，并在信息載體上標注相應(yīng)的密級標識（如“絕密”“機密”“秘密”）。絕密信息和機密信息的制作、收發(fā)、傳遞、使用、保存和銷毀，需嚴格按照審批流程執(zhí)行，由專人負責(zé)管理。秘密信息的管理可適當簡化流程，但仍需采取必要的保密措施，防止信息泄露。信息密級可根據(jù)實際情況進行調(diào)整，調(diào)整需經(jīng)原密級確定部門負責(zé)人審批，并及時更新密級標識。四、信息采集與錄入（一）信息采集原則準確性原則：采集的信息必須真實、準確，符合實際情況，避免虛假信息。完整性原則：采集的信息應(yīng)全面、完整，涵蓋所需的各項內(nèi)容，不得遺漏關(guān)鍵信息。及時性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求及時采集信息，確保信息的時效性。合法性原則：信息采集不得侵犯他人合法權(quán)益，不得違反國家法律法規(guī)。（二）信息采集渠道內(nèi)部渠道：包括公司各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、內(nèi)部報表、會議記錄、員工反饋等。外部渠道：包括市場調(diào)研、客戶反饋、合作伙伴提供、公開出版物、網(wǎng)絡(luò)平臺等。（三）信息錄入要求信息錄入人員應(yīng)按照信息管理系統(tǒng)的要求，準確、完整地錄入信息，確保錄入數(shù)據(jù)與原始信息一致。錄入信息時應(yīng)規(guī)范使用術(shù)語和格式，避免錯別字、歧義表述等問題。重要信息錄入后需經(jīng)部門負責(zé)人審核確認，審核通過后方可生效。信息錄入完成后，及時對信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、信息存儲與備份（一）信息存儲管理公司信息應(yīng)主要存儲在公司指定的信息系統(tǒng)或服務(wù)器中，不得私自存儲在個人電腦、移動硬盤、U盤等非官方存儲設(shè)備中。信息存儲設(shè)備應(yīng)采取必要的安全防護措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件、開啟防火墻等，防止信息被非法訪問或篡改。定期對信息存儲設(shè)備進行維護和檢查，及時清理無用信息，優(yōu)化存儲空間。（二）信息備份管理信息管理部門負責(zé)制定信息備份計劃，明確備份內(nèi)容、備份頻率、備份方式和備份介質(zhì)。重要信息（如財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、核心技術(shù)資料等）應(yīng)實行多副本備份，備份介質(zhì)包括硬盤、光盤、云存儲等，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等導(dǎo)致信息丟失。定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，明確保管責(zé)任人，防止備份介質(zhì)損壞或丟失。六、信息使用與傳遞（一）信息使用權(quán)限管理公司實行信息使用權(quán)限分級管理，根據(jù)員工的崗位和職責(zé)，授予相應(yīng)的信息訪問和使用權(quán)限。信息使用權(quán)限的申請、變更和撤銷，需經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報信息管理部門審批辦理。員工不得超越權(quán)限訪問或使用信息，不得將自己的賬號密碼轉(zhuǎn)借他人使用。（二）信息使用規(guī)范使用信息時應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得利用信息從事違法違規(guī)活動，不得損害公司利益。對涉密信息的使用應(yīng)嚴格控制，僅限在授權(quán)范圍內(nèi)使用，不得擅自擴大使用范圍。不得隨意復(fù)制、傳播公司信息，確因工作需要復(fù)制或傳遞信息的，需經(jīng)部門負責(zé)人批準，并做好記錄。使用外部設(shè)備（如U盤、移動硬盤）拷貝公司信息時，需經(jīng)信息管理部門批準，并進行病毒查殺。（三）信息傳遞管理內(nèi)部信息傳遞可通過公司信息系統(tǒng)、內(nèi)部郵件、紙質(zhì)文件等方式進行，傳遞過程中應(yīng)確保信息的安全和完整。涉密信息的傳遞應(yīng)采取加密、專人送達等安全方式，嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)郵箱、即時通訊工具等非安全渠道傳遞。向外部單位或個人提供公司信息時，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂信息保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。七、信息安全與保密（一）信息安全防護信息管理部門負責(zé)建立健全信息安全防護體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全等方面的防護措施。定期對信息系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和風(fēng)險評估，及時修補安全漏洞，防范黑客攻擊和病毒入侵。加強對信息設(shè)備的安全管理，所有接入公司網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備必須安裝殺毒軟件，并及時更新病毒庫。公司網(wǎng)絡(luò)實行分級管理，設(shè)置訪問控制策略，限制外部設(shè)備接入和非授權(quán)訪問。（二）保密措施涉密信息載體（如紙質(zhì)文件、光盤、U盤等）應(yīng)妥善保管，存放在安全保密的場所，使用后及時收回。涉密紙質(zhì)文件的制作、復(fù)印、分發(fā)、銷毀等環(huán)節(jié)需嚴格控制，銷毀涉密文件應(yīng)使用碎紙機等專業(yè)設(shè)備，不得隨意丟棄。召開涉及涉密信息的會議時，應(yīng)明確保密要求，對會議內(nèi)容進行記錄和保密管理，不得將涉密文件帶出會議場所。員工在對外交流、宣傳、合作等活動中，不得泄露公司涉密信息，對無意中獲知的涉密信息應(yīng)主動保密。（三）信息安全事件處理信息管理部門制定信息安全事件應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工和保障措施。發(fā)生信息安全事件（如信息泄露、系統(tǒng)癱瘓、病毒爆發(fā)等）時，發(fā)現(xiàn)人員應(yīng)立即報告信息管理部門，信息管理部門接到報告后，按照應(yīng)急預(yù)案及時采取處置措施，防止事態(tài)擴大。對信息安全事件進行調(diào)查分析，查明事件原因、損失情況和責(zé)任人，采取相應(yīng)的整改措施，并將處理結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。八、信息系統(tǒng)管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，由信息管理部門牽頭，各業(yè)務(wù)部門配合，制定系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃和實施方案。信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)嚴格遵守國家相關(guān)標準和規(guī)范，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可擴展性。系統(tǒng)建成后，進行全面測試和驗收，驗收合格后方可投入使用。（二）信息系統(tǒng)運維信息管理部門負責(zé)信息系統(tǒng)的日常運維管理，包括系統(tǒng)監(jiān)控、故障處理、性能優(yōu)化、補丁更新等，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。建立系統(tǒng)運維記錄，詳細記錄系統(tǒng)運行情況、故障處理過程和結(jié)果。定期對信息系統(tǒng)進行維護保養(yǎng)，檢查硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)的運行狀態(tài)，及時更換老化設(shè)備和軟件。（三）信息系統(tǒng)訪問管理信息系統(tǒng)實行賬號密碼管理，員工應(yīng)設(shè)置復(fù)雜的密碼，并定期更換，不得使用簡單密碼或與個人信息相關(guān)的密碼。員工離職或崗位調(diào)整時，信息管理部門應(yīng)及時注銷或調(diào)整其信息系統(tǒng)賬號權(quán)限，防止賬號被非法使用。嚴禁未經(jīng)授權(quán)擅自修改信息系統(tǒng)的配置、數(shù)據(jù)和程序，確需修改的，需經(jīng)信息管理部門審批后實施。九、監(jiān)督與獎懲（一）監(jiān)督檢查信息管理部門定期對公司信息管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查信息安全保密、信息系統(tǒng)運維、信息使用規(guī)范等情況。各部門定期對本部門信息管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。審計部門（如有）對信息管理工作進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和管理漏洞提出審計意見和整改建議。（二）獎勵對在信息管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，如有效防范信息安全事件、提出合理化建議并取得顯著成效、嚴格遵守信息保密規(guī)定等，公司給予表彰和獎勵。（三）處罰對違反本制度規(guī)定，造成信息泄露、丟失、篡改等問題，但未造成重大損失的，給予批評教育、經(jīng)濟處罰等處分。對違反信息安全保密規(guī)定，故意泄露公司涉密信息，或因失職導(dǎo)致信息安全事件造