模具檔案系統(tǒng)化管理制度一、總則（一）目的為加強公司模具檔案的管理，確保模具檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，充分發(fā)揮模具檔案在公司生產(chǎn)、研發(fā)、質(zhì)量控制等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有模具檔案的管理，包括模具的設(shè)計圖紙、制造工藝文件、檢驗報告、維修記錄、使用記錄等相關(guān)資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則模具檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則模具檔案應(yīng)如實反映模具的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)機密的模具檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則模具檔案的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、模具檔案的分類與編號（一）分類1.按模具類型分類注塑模具沖壓模具壓鑄模具擠出模具其他模具2.按模具用途分類產(chǎn)品模具工裝模具3.按模具所屬項目分類根據(jù)模具所服務(wù)的具體產(chǎn)品項目進(jìn)行分類，如[項目名稱1]模具、[項目名稱2]模具等。（二）編號模具檔案編號采用[編號規(guī)則]，具體如下：1.編號由[模具類型代碼][模具用途代碼][所屬項目代碼][模具順序號]組成。模具類型代碼：采用兩位數(shù)字表示，如注塑模具為01，沖壓模具為02等。模具用途代碼：采用一位字母表示，產(chǎn)品模具為P，工裝模具為T。所屬項目代碼：采用四位數(shù)字表示，根據(jù)公司項目編號規(guī)則確定。模具順序號：采用三位數(shù)字表示，按模具進(jìn)入公司的先后順序編排。2.示例編號為01P2023001的模具，表示注塑產(chǎn)品模具，所屬項目為2023年的項目，該項目下的第一套模具。三、模具檔案的收集與整理（一）收集1.模具設(shè)計階段設(shè)計部門應(yīng)及時將模具設(shè)計圖紙、設(shè)計計算書、技術(shù)要求等資料提交給檔案管理部門。設(shè)計變更時，設(shè)計部門應(yīng)同時提交變更圖紙、變更說明及相關(guān)審批文件。2.模具制造階段制造部門應(yīng)將模具制造工藝文件、原材料檢驗報告、零部件加工記錄、裝配記錄等資料整理后提交給檔案管理部門。模具制造過程中的質(zhì)量檢驗報告、不合格品處理記錄等也應(yīng)一并收集。3.模具驗收階段質(zhì)量部門應(yīng)將模具驗收報告、試模報告、產(chǎn)品檢驗報告等資料提交給檔案管理部門。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及整改記錄也應(yīng)作為檔案資料收集。4.模具使用與維修階段使用部門應(yīng)定期記錄模具的使用情況，包括生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)效率、產(chǎn)品質(zhì)量等，并及時提交給檔案管理部門。模具維修時，維修部門應(yīng)填寫維修記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、更換零部件等信息，維修記錄應(yīng)提交給檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到模具相關(guān)資料后，應(yīng)按照分類與編號規(guī)則進(jìn)行分類整理。2.對每份資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與模具檔案編號相對應(yīng)。3.資料應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目，編制資料清單，清單內(nèi)容包括資料名稱、編號、日期、來源等。4.對于電子資料，應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子資料的可檢索性。四、模具檔案的存儲與保管（一）存儲1.模具檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的存儲區(qū)域，按照模具類型、用途、所屬項目等進(jìn)行分類存放。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。4.對于電子檔案，應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)模具檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能。2.定期對模具檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對損壞或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可用性。4.嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用，防止檔案丟失或損壞。五、模具檔案的借閱與使用（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱模具檔案時，應(yīng)填寫《模具檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.《模具檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在借閱登記本上簽字確認(rèn)。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的模具檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換。（二）使用1.借閱人員在借閱期限內(nèi)使用模具檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出公司。2.使用完畢后，應(yīng)及時將模具檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員溝通處理。3.因工作需要復(fù)印模具檔案時，應(yīng)填寫《模具檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行復(fù)印，并做好復(fù)印記錄。六、模具檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對模具檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)模具的使用情況、技術(shù)狀態(tài)、歷史價值等因素進(jìn)行綜合評估。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成《模具檔案鑒定意見書》，明確檔案的保存期限或銷毀意見。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的模具檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀模具檔案時，應(yīng)填寫《模具檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、銷毀原因等。3.《模具檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。4.銷毀記錄應(yīng)與《模具檔案銷毀申請表》一并歸檔保存。七、模具檔案的信息化管理（一）建立模具檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立模具檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)模具檔案的電子化管理。2.模具檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握模具檔案管理系統(tǒng)的操作，確保檔案信息的及時錄入和準(zhǔn)確維護。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強模具檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。2.定期對模具檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司應(yīng)建立模具檔案管理監(jiān)督機制，定期對模具檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲、保管、借閱、使用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作符合本制度要求。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核1.公司將模具檔案管理工作納入部門和個人績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致模具檔案丟失、損壞、泄露等事故的部門