維也納酒店采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)維也納酒店采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保障酒店運(yùn)營(yíng)的物資供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，提高酒店經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于維也納酒店各部門所有物資及服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、設(shè)備設(shè)施采購(gòu)及維修保養(yǎng)服務(wù)、營(yíng)銷推廣服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足酒店運(yùn)營(yíng)需求的前提下，通過(guò)科學(xué)的采購(gòu)決策和有效的采購(gòu)管理，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)物資和服務(wù)符合酒店的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求。4.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)酒店和供應(yīng)商的合法權(quán)益，杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。5.歸口管理原則：酒店采購(gòu)工作實(shí)行歸口管理，由專門的采購(gòu)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織實(shí)施，各部門應(yīng)積極配合采購(gòu)部門開(kāi)展工作。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立酒店采購(gòu)管理委員會(huì)，由酒店總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，財(cái)務(wù)總監(jiān)、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)、行政總監(jiān)等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。采購(gòu)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和決策重大采購(gòu)事項(xiàng)，包括采購(gòu)戰(zhàn)略、采購(gòu)預(yù)算、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同審批等。（二）采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善酒店采購(gòu)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.根據(jù)酒店各部門需求，編制采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后組織采購(gòu)活動(dòng)。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇、管理和考核，建立供應(yīng)商檔案。4.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同有效履行。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。6.定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購(gòu)工作。（三）需求部門職責(zé)1.根據(jù)酒店運(yùn)營(yíng)需要，及時(shí)向采購(gòu)部門提交物資和服務(wù)需求申請(qǐng)，明確需求的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間等要求。2.參與采購(gòu)過(guò)程中的供應(yīng)商選擇、樣品確認(rèn)、驗(yàn)收等工作，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，協(xié)助采購(gòu)部門處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保采購(gòu)資金的合理、合規(guī)支出。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款、結(jié)算方式等進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資和服務(wù)的賬務(wù)處理，及時(shí)與采購(gòu)部門核對(duì)賬目，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購(gòu)部門。2.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明“緊急”字樣，并說(shuō)明緊急原因，采購(gòu)部門應(yīng)優(yōu)先處理。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部門收到各部門的采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合酒店庫(kù)存情況、采購(gòu)周期、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并對(duì)其經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行調(diào)查了解。3.組織相關(guān)部門對(duì)符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、管理水平、質(zhì)量控制體系等，形成考察報(bào)告。4.根據(jù)考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，確定合格供應(yīng)商名單，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和調(diào)整。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判前應(yīng)制定談判策略和方案，明確談判目標(biāo)、底線和重點(diǎn)內(nèi)容。2.采購(gòu)談判應(yīng)至少由兩名采購(gòu)人員參加，談判過(guò)程中應(yīng)詳細(xì)記錄談判內(nèi)容，包括雙方的報(bào)價(jià)、價(jià)格調(diào)整機(jī)制、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，并形成談判紀(jì)要。3.談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門應(yīng)起草采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門審核付款條款，再報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)和供應(yīng)，確保物資或服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。采購(gòu)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。3.在物資或服務(wù)交付前，采購(gòu)部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（六）驗(yàn)收與入庫(kù)1.物資或服務(wù)交付后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨處理，并跟蹤處理結(jié)果。2.采購(gòu)部門憑《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果對(duì)物資進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，無(wú)誤后辦理入庫(kù)登記，并填寫(xiě)《入庫(kù)單》。《入庫(kù)單》應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員和采購(gòu)人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格或與合同約定不符的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）付款1.采購(gòu)物資或服務(wù)驗(yàn)收合格且入庫(kù)后，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)單等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照酒店財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。對(duì)于不符合付款條件的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門并說(shuō)明原因。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)酒店年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)需求預(yù)測(cè)，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并按照酒店財(cái)務(wù)預(yù)算編制要求進(jìn)行細(xì)化和分解。2.年度采購(gòu)預(yù)算編制完成后，經(jīng)采購(gòu)管理委員會(huì)審議通過(guò)后報(bào)酒店總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)預(yù)算作為酒店年度采購(gòu)工作的依據(jù)，不得隨意調(diào)整。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制，定期對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正超預(yù)算采購(gòu)行為。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、酒店經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)調(diào)整、不可抗力等因素導(dǎo)致原采購(gòu)預(yù)算無(wú)法滿足實(shí)際需求時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的項(xiàng)目、調(diào)整的金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。經(jīng)采購(gòu)管理委員會(huì)審議通過(guò)后報(bào)酒店總經(jīng)理審批。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)酒店采購(gòu)需求和供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，積極開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商。開(kāi)發(fā)渠道包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會(huì)等。2.對(duì)新開(kāi)發(fā)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)收集其基本信息、資質(zhì)證明文件、產(chǎn)品資料等，并進(jìn)行初步篩選和調(diào)查了解。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.評(píng)估方式可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，建立供應(yīng)商評(píng)估檔案。（三）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門選擇合格供應(yīng)商作為酒店的采購(gòu)合作伙伴。選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足酒店的采購(gòu)需求。2.對(duì)于重要物資和服務(wù)的采購(gòu)，應(yīng)選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行比較和選擇，以降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（四）供應(yīng)商管理與考核1.采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)建立供應(yīng)商管理臺(tái)賬，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購(gòu)合同執(zhí)行情況、付款情況等內(nèi)容。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲，如給予優(yōu)秀供應(yīng)商一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、暫停合作或終止合作等處理。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估可采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣、情景分析、專家咨詢等方法，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類型的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格談判、簽訂價(jià)格調(diào)整條款等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理、嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、增加檢驗(yàn)頻次等方式進(jìn)行防范；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制、多元化選擇供應(yīng)商等方式降低風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同審核和管理，明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范合同糾紛；對(duì)于付款風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定付款，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督等。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。七、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.采購(gòu)部門應(yīng)廣泛收集與采購(gòu)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。2.信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)、供應(yīng)商提供、市場(chǎng)調(diào)研等。（二）采購(gòu)信息整理與分析1.采購(gòu)部門對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分類，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查詢和使用。2.定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行分析，了解市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)、供應(yīng)商動(dòng)態(tài)、產(chǎn)品質(zhì)量變化等情況，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。（三）采購(gòu)信息共享1.采購(gòu)部門應(yīng)與需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門建立采購(gòu)信息共享機(jī)制，及時(shí)通報(bào)采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)進(jìn)度、采購(gòu)合同執(zhí)行情況等信息，確保各部門之間信息暢通。2.利用酒店內(nèi)部管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的在線查詢和共享，提高采購(gòu)工作的透明度和效率。八、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.酒店內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的履行