物業(yè)辦公室物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)辦公室物料管理，規(guī)范物料采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的工作流程，提高物料使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)辦公室所有物料的管理，包括辦公用品、清潔用品、維修工具、勞保用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理確定物料采購數(shù)量和種類，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、批量采購等方式，降低采購成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全物料管理制度，明確各部門和人員的職責(zé)，確保物料管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反物料管理制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定物料采購計(jì)劃，審核各部門的物料需求申請(qǐng)。2.組織實(shí)施物料采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。3.負(fù)責(zé)物料的驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作。4.定期對(duì)物料庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，編制盤點(diǎn)報(bào)告，確保賬實(shí)相符。5.負(fù)責(zé)廢舊物料的回收和處理工作。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交物料需求申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門物料的領(lǐng)用、使用和保管工作，合理使用物料，避免浪費(fèi)。3.協(xié)助行政部門做好物料盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物料采購費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合規(guī)。2.對(duì)物料采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、物料采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月的物料需求計(jì)劃提交給行政部門。物料需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.行政部門根據(jù)各部門提交的物料需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，進(jìn)行綜合分析和平衡，制定月度物料采購計(jì)劃。月度物料采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。3.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的物料需求，使用部門應(yīng)填寫《臨時(shí)物料需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給行政部門。行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)安排采購。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估和審核。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等內(nèi)容。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果，調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。（三）采購實(shí)施1.行政部門根據(jù)月度物料采購計(jì)劃和臨時(shí)物料需求申請(qǐng)表，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量將物料送達(dá)指定地點(diǎn)。行政部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。3.對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量不合格等，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。如供應(yīng)商無法解決問題，行政部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，選擇其他供應(yīng)商。四、物料驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.物料驗(yàn)收應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.對(duì)于辦公用品、清潔用品等通用物料，應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。3.對(duì)于維修工具、勞保用品等專用物料，應(yīng)符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)內(nèi)部要求。（二）驗(yàn)收流程1.物料到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物料驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。4.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《不合格物料處理單》，注明不合格原因，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審批。行政部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)審批意見，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理不合格物料。五、物料庫存管理（一）庫存分類1.物料庫存分為辦公用品庫存、清潔用品庫存、維修工具庫存、勞保用品庫存等類別。2.各庫存類別應(yīng)根據(jù)物料的性質(zhì)、用途、使用頻率等因素，進(jìn)一步細(xì)分。（二）庫存保管1.行政部門應(yīng)設(shè)置專門的物料倉庫，對(duì)物料進(jìn)行分類存放。物料倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保物料質(zhì)量不受影響。2.物料應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和盤點(diǎn)。3.定期對(duì)物料進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)清理過期、變質(zhì)、損壞的物料。4.建立物料庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料的出入庫情況，包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、出入庫時(shí)間、領(lǐng)用部門等信息。（三）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)物料庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少盤點(diǎn)一次。2.盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、時(shí)間、范圍、方法等內(nèi)容。3.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的實(shí)際數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，包括盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、結(jié)果、差異原因分析及處理建議等內(nèi)容。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。六、物料領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門人員需要領(lǐng)用物料時(shí)，應(yīng)填寫《物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.《物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交給行政部門后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核。如庫存充足，應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，應(yīng)告知領(lǐng)用人員，并說明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。3.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，發(fā)放物料，并在《物料領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。4.領(lǐng)用人員應(yīng)在《物料領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取物料。（二）領(lǐng)用限額1.為控制物料消耗，提高物料使用效率，行政部門應(yīng)根據(jù)各部門的工作性質(zhì)和實(shí)際需求，制定物料領(lǐng)用限額標(biāo)準(zhǔn)。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用限額標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用物料，如需超出限額領(lǐng)用，應(yīng)提前向行政部門提交書面申請(qǐng)，說明原因，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審批后，方可領(lǐng)用。（三）特殊物料領(lǐng)用1.對(duì)于貴重物料、易燃易爆物料、有毒有害物料等特殊物料的領(lǐng)用，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.領(lǐng)用特殊物料時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)填寫《特殊物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人、安全管理部門負(fù)責(zé)人等簽字審批。3.倉庫管理人員應(yīng)按照審批后的《特殊物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，發(fā)放特殊物料，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用日期、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、審批人等信息。七、物料使用管理（一）使用培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織物料使用培訓(xùn)，提高員工的物料使用技能和節(jié)約意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括物料的性能、用途、使用方法、注意事項(xiàng)等方面的知識(shí)。3.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行物料使用培訓(xùn)，使其熟悉公司的物料管理制度和相關(guān)操作流程。（二）使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工物料使用情況的監(jiān)督和管理，確保員工合理使用物料，避免浪費(fèi)。2.行政部門應(yīng)不定期對(duì)各部門的物料使用情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)制止，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）廢舊物料回收與處理1.各部門應(yīng)及時(shí)清理本部門的廢舊物料，并分類存放。2.行政部門應(yīng)定期組織廢舊物料回收工作，將回收的廢舊物料進(jìn)行集中處理。3.對(duì)于可回收利用的廢舊物料，應(yīng)聯(lián)系相關(guān)回收企業(yè)進(jìn)行回收處理；對(duì)于不可回收利用的廢舊物料，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理。八、物料成本控制（一）成本核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立物料成本核算制度，對(duì)物料采購成本、庫存成本、使用成本等進(jìn)行核算和分析。2.物料采購成本應(yīng)包括采購價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、裝卸費(fèi)用、稅費(fèi)等；庫存成本應(yīng)包括倉儲(chǔ)費(fèi)用、保管費(fèi)用、損耗費(fèi)用等；使用成本應(yīng)包括物料消耗費(fèi)用、維修費(fèi)用等。（二）成本分析與控制1.定期對(duì)物料成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。2.根據(jù)成本分析結(jié)果，采取有效措施進(jìn)