文化公司電話維護(hù)規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在確保公司電話系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提高通訊效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，同時(shí)維護(hù)公司形象，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。2.適用范圍本規(guī)定適用于文化公司全體員工及使用公司電話設(shè)備的相關(guān)人員。3.企業(yè)文化體現(xiàn)公司秉持創(chuàng)新、協(xié)作、服務(wù)的企業(yè)文化。在電話維護(hù)中，鼓勵(lì)員工積極創(chuàng)新維護(hù)方式，提高維護(hù)效率；各部門之間需密切協(xié)作，共同保障電話系統(tǒng)穩(wěn)定；始終以客戶服務(wù)為導(dǎo)向，確保電話暢通無(wú)阻，為客戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.行政部門-負(fù)責(zé)公司電話設(shè)備的整體規(guī)劃與采購(gòu)。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理規(guī)劃電話數(shù)量、功能及布局，選擇符合公司預(yù)算和使用要求的電話設(shè)備。-建立電話設(shè)備檔案，記錄設(shè)備型號(hào)、采購(gòu)時(shí)間、維修記錄等信息，便于管理和維護(hù)。-協(xié)調(diào)與電話運(yùn)營(yíng)商的關(guān)系，確保線路暢通，處理與運(yùn)營(yíng)商相關(guān)的問(wèn)題，如費(fèi)用結(jié)算、線路故障報(bào)修等。2.技術(shù)部門-承擔(dān)電話系統(tǒng)的安裝、調(diào)試及日常維護(hù)工作。定期檢查電話設(shè)備的運(yùn)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決線路故障、設(shè)備損壞等問(wèn)題，確保電話系統(tǒng)的正常運(yùn)行。-對(duì)員工進(jìn)行電話設(shè)備使用培訓(xùn)，包括基本操作、常見(jiàn)故障排除等內(nèi)容，提高員工的使用技能和維護(hù)意識(shí)。-跟蹤電話技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，為公司電話系統(tǒng)的升級(jí)和優(yōu)化提供技術(shù)支持和建議。3.各部門員工-負(fù)責(zé)本部門電話設(shè)備的日常清潔和簡(jiǎn)單維護(hù)，如擦拭話機(jī)、檢查線路連接等，確保設(shè)備處于良好的工作狀態(tài)。-發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備故障及時(shí)向行政部門或技術(shù)部門報(bào)告，并協(xié)助維修人員進(jìn)行故障排查和維修工作。-遵守公司電話使用規(guī)定，合理使用電話資源，不得隨意撥打無(wú)關(guān)電話，確保公司通訊秩序正常。三、管理流程1.電話設(shè)備采購(gòu)流程-各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求向行政部門提交電話設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明所需電話的數(shù)量、功能等要求。-行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，結(jié)合公司整體規(guī)劃和預(yù)算情況，確定采購(gòu)方案。-行政部門通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)的設(shè)備質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。-設(shè)備到貨后，行政部門會(huì)同技術(shù)部門進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購(gòu)要求，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù)。2.電話設(shè)備安裝與調(diào)試流程-技術(shù)部門根據(jù)公司辦公區(qū)域布局和各部門需求，確定電話設(shè)備的安裝位置和線路走向。-按照設(shè)備安裝說(shuō)明書(shū)進(jìn)行電話設(shè)備的安裝，確保線路連接正確、牢固。-安裝完成后，對(duì)電話系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試，測(cè)試通話質(zhì)量、功能是否正常，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修復(fù)。-調(diào)試合格后，通知相關(guān)部門使用，并對(duì)使用人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作培訓(xùn)。3.電話設(shè)備日常維護(hù)流程-技術(shù)部門制定電話設(shè)備日常維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)電話設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況、線路連接等情況，填寫(xiě)維護(hù)記錄。-員工在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門或技術(shù)部門報(bào)告，說(shuō)明故障現(xiàn)象。-技術(shù)部門接到故障報(bào)告后，及時(shí)安排維修人員進(jìn)行故障排查和修復(fù)，對(duì)于簡(jiǎn)單故障當(dāng)場(chǎng)解決，對(duì)于復(fù)雜故障制定維修方案，盡快恢復(fù)設(shè)備正常運(yùn)行。-維修完成后，維修人員填寫(xiě)維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修方法、維修時(shí)間等內(nèi)容，并存檔備案。4.電話設(shè)備報(bào)廢流程-技術(shù)部門定期對(duì)電話設(shè)備進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于老化嚴(yán)重、損壞無(wú)法修復(fù)或已無(wú)法滿足公司業(yè)務(wù)需求的設(shè)備，提出報(bào)廢申請(qǐng)。-行政部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)設(shè)備的使用年限、損壞情況等，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行登記，按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、捐贈(zèng)等，并更新電話設(shè)備檔案。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)使用公司配備的電話設(shè)備進(jìn)行與工作相關(guān)的通訊活動(dòng)，公司應(yīng)保障員工正常使用電話的權(quán)利。-對(duì)于電話設(shè)備出現(xiàn)的故障，有權(quán)及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告并要求維修，以確保工作不受影響。-有權(quán)利對(duì)公司電話維護(hù)工作提出合理的意見(jiàn)和建議，參與公司電話使用管理規(guī)定的完善。2.員工義務(wù)-遵守公司電話使用規(guī)定，不得利用公司電話進(jìn)行私人事務(wù)或與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，不得隨意撥打長(zhǎng)途電話、聲訊電話等，避免浪費(fèi)公司資源。-愛(ài)護(hù)電話設(shè)備，不得故意損壞或私自拆卸、改裝電話設(shè)備，如因個(gè)人原因造成設(shè)備損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-積極配合行政部門和技術(shù)部門的電話維護(hù)工作，如提供設(shè)備使用情況反饋、協(xié)助維修人員進(jìn)行故障排查等。3.公司權(quán)利-有權(quán)對(duì)公司電話設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理和調(diào)配，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要合理安排電話資源的使用。-對(duì)于違反公司電話使用規(guī)定的員工，有權(quán)按照相關(guān)制度進(jìn)行處罰。-有權(quán)利要求員工正確使用和維護(hù)電話設(shè)備，以保障公司通訊系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.公司義務(wù)-為員工提供功能正常、數(shù)量充足的電話設(shè)備，滿足員工工作中的通訊需求。-定期對(duì)電話設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，減少因設(shè)備故障給員工工作帶來(lái)的影響。-對(duì)員工進(jìn)行電話設(shè)備使用培訓(xùn)，提高員工的使用技能和維護(hù)意識(shí)。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門和技術(shù)部門定期對(duì)公司電話設(shè)備的使用和維護(hù)情況進(jìn)行檢查，包括設(shè)備運(yùn)行狀況、員工使用記錄等。-設(shè)立投訴渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違規(guī)使用電話設(shè)備的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。-定期統(tǒng)計(jì)電話費(fèi)用支出情況，分析費(fèi)用波動(dòng)原因，對(duì)異常高額的電話費(fèi)用進(jìn)行調(diào)查，查找是否存在違規(guī)使用行為。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在電話設(shè)備維護(hù)工作中表現(xiàn)突出的員工，如及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決重大設(shè)備故障、提出創(chuàng)新性的維護(hù)建議并取得良好效果等，給予表彰和一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)積極配合電話維護(hù)工作，為保障公司通訊暢通做出貢獻(xiàn)的部門或個(gè)人，進(jìn)行公開(kāi)表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)于合理使用電話資源，有效控制電話費(fèi)用支出的部門或個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反公司電話使用規(guī)定，如私自撥打私人長(zhǎng)途電話、聲訊電話等浪費(fèi)公司資源的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰，所產(chǎn)生的費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。-因個(gè)人原因故意損壞電話設(shè)備的，除照價(jià)賠償外，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。-對(duì)于在電話設(shè)備維護(hù)工作中敷衍了事、不履行職責(zé)導(dǎo)致設(shè)備故障頻發(fā)，影響公司正常業(yè)務(wù)開(kāi)展的相關(guān)人員，進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情況扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金。六、附則1.制度解釋權(quán)本規(guī)定由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事