教育公司財(cái)務(wù)部發(fā)票管理辦法

一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票的開具、取得、使用和保管等行為，保障公司財(cái)務(wù)核算的真實(shí)性、合法性，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度，結(jié)合本教育公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于教育公司全體員工及與公司發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)涉及發(fā)票相關(guān)事宜的客戶。（三）設(shè)計(jì)理念與企業(yè)文化體現(xiàn)本辦法以公司“教育成就未來(lái)，誠(chéng)信鑄就品質(zhì)”的企業(yè)文化為指導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)在發(fā)票管理過(guò)程中秉持誠(chéng)信、規(guī)范的原則。發(fā)票管理工作需緊密圍繞公司為客戶提供優(yōu)質(zhì)教育服務(wù)的核心業(yè)務(wù)，確保每一個(gè)發(fā)票環(huán)節(jié)都能體現(xiàn)公司對(duì)客戶負(fù)責(zé)、對(duì)自身經(jīng)營(yíng)合規(guī)性負(fù)責(zé)的態(tài)度，為公司樹立良好的社會(huì)形象，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。（四）遵循原則1.合法性原則：發(fā)票的開具、取得和使用必須符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.真實(shí)性原則：發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容必須真實(shí)、可靠，與實(shí)際交易相符。3.完整性原則：發(fā)票的填寫、傳遞、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)保證信息完整，不得遺漏重要內(nèi)容。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分（一）財(cái)務(wù)部1.總體職責(zé)：作為公司發(fā)票管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定、完善和執(zhí)行發(fā)票管理制度，對(duì)公司發(fā)票管理工作進(jìn)行全面指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.具體職責(zé)-發(fā)票的購(gòu)買、保管和發(fā)放。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)購(gòu)買各類發(fā)票，并建立發(fā)票臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、數(shù)量、號(hào)碼、購(gòu)買日期、發(fā)放日期等信息。按照安全、規(guī)范的要求保管發(fā)票，確保發(fā)票的安全存放，防止發(fā)票丟失、損壞。按照規(guī)定向公司內(nèi)部有發(fā)票使用需求的部門或人員發(fā)放發(fā)票，并做好登記工作。-發(fā)票的開具與審核。負(fù)責(zé)審核發(fā)票開具申請(qǐng)，確保申請(qǐng)開具發(fā)票的業(yè)務(wù)真實(shí)、合規(guī)，申請(qǐng)內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。根據(jù)審核通過(guò)的申請(qǐng)，按照國(guó)家稅收法規(guī)和發(fā)票管理規(guī)定，準(zhǔn)確、規(guī)范地開具發(fā)票。對(duì)開具的發(fā)票進(jìn)行二次審核，確保發(fā)票內(nèi)容完整、填寫規(guī)范、印章齊全。-發(fā)票的認(rèn)證與抵扣。對(duì)于取得的增值稅專用發(fā)票等可抵扣發(fā)票，及時(shí)進(jìn)行認(rèn)證和抵扣操作，確保公司能夠充分享受稅收優(yōu)惠政策，降低稅務(wù)成本。-發(fā)票相關(guān)稅務(wù)處理。負(fù)責(zé)按照稅收法規(guī)要求，準(zhǔn)確計(jì)算與發(fā)票相關(guān)的各項(xiàng)稅費(fèi)，并及時(shí)進(jìn)行申報(bào)和繳納。關(guān)注稅收政策變化，及時(shí)調(diào)整發(fā)票管理工作流程和方法，確保公司稅務(wù)處理合規(guī)。（二）業(yè)務(wù)部門1.總體職責(zé)：業(yè)務(wù)部門是發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)的發(fā)起者和執(zhí)行者，負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中正確取得和使用發(fā)票，配合財(cái)務(wù)部完成發(fā)票管理工作。2.具體職責(zé)-發(fā)票取得。在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，按照合同約定和公司要求，及時(shí)、合法地取得與業(yè)務(wù)相關(guān)的發(fā)票。對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，確保發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)實(shí)際相符。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，及時(shí)與開票方溝通更換。-發(fā)票傳遞。將取得的發(fā)票及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部，確保發(fā)票傳遞過(guò)程中的安全和完整。在傳遞發(fā)票時(shí)，應(yīng)填寫發(fā)票交接單，注明發(fā)票的種類、數(shù)量、金額等信息，與財(cái)務(wù)人員進(jìn)行交接簽字確認(rèn)。-發(fā)票開具申請(qǐng)。在需要公司對(duì)外開具發(fā)票時(shí)，按照規(guī)定填寫發(fā)票開具申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明開票信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、合同編號(hào)等相關(guān)事項(xiàng)，并提交財(cái)務(wù)部審核。（三）其他部門其他部門在涉及發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)配合財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保發(fā)票管理工作的順利進(jìn)行。例如，行政部門在采購(gòu)辦公用品等業(yè)務(wù)中取得發(fā)票后，按規(guī)定流程傳遞給財(cái)務(wù)部；技術(shù)部門在涉及技術(shù)服務(wù)發(fā)票開具時(shí)，提供準(zhǔn)確的技術(shù)服務(wù)內(nèi)容說(shuō)明等。三、管理流程（一）發(fā)票購(gòu)買流程1.財(cái)務(wù)部發(fā)票管理人員定期根據(jù)公司發(fā)票使用情況，預(yù)估發(fā)票用量，填寫發(fā)票購(gòu)買申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，發(fā)票管理人員攜帶稅務(wù)登記證副本、發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿、購(gòu)票員身份證明等相關(guān)資料，前往稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理發(fā)票購(gòu)買手續(xù)。3.購(gòu)買發(fā)票后，發(fā)票管理人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)票登記到發(fā)票臺(tái)賬中，記錄發(fā)票的種類、數(shù)量、號(hào)碼、購(gòu)買日期等信息，并將發(fā)票妥善保管在專門的發(fā)票存放處。（二）發(fā)票開具流程1.申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門在需要公司開具發(fā)票時(shí)，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫發(fā)票開具申請(qǐng)表，詳細(xì)注明客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等開票信息，同時(shí)說(shuō)明業(yè)務(wù)內(nèi)容、合同編號(hào)、金額等相關(guān)事項(xiàng)，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議復(fù)印件，提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)票開具申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)真實(shí)、申請(qǐng)內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤后簽字，再提交財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部收到申請(qǐng)表后，重點(diǎn)審核開票信息的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)的合規(guī)性以及是否符合公司收入確認(rèn)原則等。如審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通修改。3.開具：經(jīng)財(cái)務(wù)部審核通過(guò)后，發(fā)票管理人員按照審核后的申請(qǐng)表內(nèi)容，通過(guò)稅務(wù)開票系統(tǒng)準(zhǔn)確、規(guī)范地開具發(fā)票。開具完成后，在發(fā)票上加蓋公司發(fā)票專用章。4.交付：發(fā)票管理人員將開具好的發(fā)票交給業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將發(fā)票及時(shí)交付給客戶，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將發(fā)票簽收單及時(shí)返回財(cái)務(wù)部存檔。（三）發(fā)票取得流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦：業(yè)務(wù)人員在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，應(yīng)按照合同約定和公司要求，及時(shí)向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票。取得發(fā)票后，首先對(duì)發(fā)票進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的基本信息是否齊全、發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)實(shí)際是否相符、發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章等。2.部門初審：業(yè)務(wù)人員將初步審核通過(guò)的發(fā)票交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核發(fā)票與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、金額的合理性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通知業(yè)務(wù)人員與開票方溝通更換。3.財(cái)務(wù)審核與入賬：部門初審?fù)ㄟ^(guò)后，業(yè)務(wù)人員將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部對(duì)發(fā)票進(jìn)行全面審核，包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及是否符合公司財(cái)務(wù)制度等。審核通過(guò)的發(fā)票，財(cái)務(wù)人員按照財(cái)務(wù)核算要求進(jìn)行入賬處理；對(duì)于不符合要求的發(fā)票，及時(shí)通知業(yè)務(wù)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)更換。（四）發(fā)票保管流程1.日常保管：財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)置專門的發(fā)票存放場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。發(fā)票管理人員應(yīng)按照發(fā)票種類、號(hào)碼順序?qū)l(fā)票整理存放，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.存檔保管：已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照國(guó)家檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，保存期限為10年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。對(duì)于取得的發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂，歸檔保存。3.特殊情況處理：如發(fā)生發(fā)票丟失、被盜等情況，發(fā)票管理人員應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求辦理掛失、報(bào)備等相關(guān)手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)積極配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。四、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)要求公司按照國(guó)家法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地開具發(fā)票。對(duì)于因公司原因?qū)е掳l(fā)票開具不及時(shí)或不準(zhǔn)確，影響員工業(yè)務(wù)開展的情況，員工有權(quán)向公司相關(guān)部門反映并要求解決。2.員工在取得發(fā)票過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)開票方存在違規(guī)行為或發(fā)票存在問(wèn)題，有權(quán)拒絕接收，并向公司財(cái)務(wù)部咨詢解決辦法，以保障公司和自身的合法權(quán)益。3.員工有權(quán)對(duì)公司發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可向公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)監(jiān)督部門提出意見(jiàn)和建議。（二）員工義務(wù)1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)和公司發(fā)票管理制度，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中積極配合公司做好發(fā)票的取得、開具和傳遞等工作。2.員工有義務(wù)確保所取得的發(fā)票真實(shí)、合法、有效，不得取得虛假發(fā)票或與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。對(duì)于因自身原因?qū)е氯〉貌缓弦?guī)發(fā)票，給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.員工在涉及發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求及時(shí)辦理，不得拖延或擅自簡(jiǎn)化操作流程。對(duì)于公司要求提供的與發(fā)票相關(guān)的資料和信息，員工應(yīng)如實(shí)、準(zhǔn)確地提供。（三）客戶權(quán)利1.客戶有權(quán)要求公司按照合同約定和國(guó)家規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地開具發(fā)票。如公司未按規(guī)定開具發(fā)票，客戶有權(quán)向公司提出合理訴求，要求公司履行開具發(fā)票的義務(wù)。2.客戶對(duì)公司開具的發(fā)票有疑問(wèn)時(shí)，有權(quán)向公司咨詢，公司應(yīng)及時(shí)給予解答和處理。（四）客戶義務(wù)1.客戶在與公司發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí)，應(yīng)按照合同約定及時(shí)提供準(zhǔn)確的開票信息，因客戶提供信息錯(cuò)誤導(dǎo)致發(fā)票開具有誤的，客戶應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.客戶應(yīng)妥善保管公司開具的發(fā)票，不得擅自涂改、偽造發(fā)票。如因客戶原因?qū)е掳l(fā)票損壞或丟失，客戶應(yīng)按照公司要求協(xié)助辦理相關(guān)證明或手續(xù)。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票開具與取得的合規(guī)性、發(fā)票保管的安全性等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)自查自糾：財(cái)務(wù)部定期對(duì)發(fā)票管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)票管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。同時(shí)，應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部監(jiān)管部門的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。3.員工監(jiān)督與舉報(bào)：鼓勵(lì)全體員工對(duì)發(fā)票管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。對(duì)于員工舉報(bào)的問(wèn)題，公司將認(rèn)真核實(shí)，并對(duì)舉報(bào)人給予保密和適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制1.對(duì)于在發(fā)票管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，如嚴(yán)格遵守發(fā)票管理制度，積極協(xié)助公司防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為公司節(jié)約稅務(wù)成本等，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正發(fā)票管理重大問(wèn)題，避免公司遭受重大經(jīng)濟(jì)損失的員工，公司將給予特別獎(jiǎng)勵(lì)。（三）懲罰機(jī)制1.對(duì)于違反發(fā)票管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、降薪、解除勞動(dòng)合同等。2.如因員工故意或重大過(guò)失導(dǎo)致公司取得虛假發(fā)票、開具發(fā)票違規(guī)等情況，給公司造成稅務(wù)罰款、滯納金等經(jīng)濟(jì)損失的，除對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰外，還將要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。3.對(duì)于業(yè)務(wù)部門因管理不善，導(dǎo)致發(fā)票開具、取得等環(huán)節(jié)出現(xiàn)多次違規(guī)行為，影響公司正常經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)核算的，公司將對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問(wèn)責(zé)，并視情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰。六、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、稅收政策不一致的地方