大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究摘要：會(huì)計(jì)檔案，是會(huì)計(jì)信息最重要的載體，會(huì)計(jì)檔案屬于企業(yè)會(huì)計(jì)管理的要素，建設(shè)一個(gè)更加安全、高效的信息化企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，就是推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，做到業(yè)財(cái)融合是關(guān)鍵。本文對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)行分析，本就會(huì)計(jì)檔案管理工作的數(shù)字化現(xiàn)狀展開(kāi)分析，指出當(dāng)前面臨的主要問(wèn)題，最后，提出有針對(duì)性的意見(jiàn)，希望通過(guò)本次研究，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型有一定的促進(jìn)作用。關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；數(shù)字化；信息化；大數(shù)據(jù)背景目錄TOC\o"1-3"\h\u22359一、引言 一、引言我們生活在數(shù)字化的時(shí)代，新興科技不斷涌現(xiàn)，瞬息萬(wàn)變，轟轟烈烈的數(shù)字革命正撲面而來(lái)。大數(shù)據(jù)向區(qū)塊的轉(zhuǎn)變，從云平臺(tái)向人工智能發(fā)展，這些最前沿的科技概念，風(fēng)靡了整個(gè)企業(yè)管理，炙手可熱的IT技術(shù)和財(cái)務(wù)領(lǐng)域的結(jié)合，撞擊著不同財(cái)富火花。在信息技術(shù)不斷交替的今天，會(huì)計(jì)經(jīng)歷手工記賬的過(guò)程、出報(bào)表模式向電算化方向發(fā)展，進(jìn)而走向信息化發(fā)展道路。更有一些企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)來(lái)完成閉環(huán)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化，規(guī)范化管理。會(huì)計(jì)檔案，是會(huì)計(jì)信息最重要的載體，會(huì)計(jì)檔案屬于企業(yè)會(huì)計(jì)管理的要素，建設(shè)一個(gè)更加安全、高效的信息化企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型、做到業(yè)財(cái)融合是關(guān)鍵。二、大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作數(shù)字化現(xiàn)狀（一）檔案形態(tài)由紙質(zhì)實(shí)體轉(zhuǎn)向電子形態(tài)從整個(gè)社會(huì)看，信息化程度高的大企業(yè)，會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)用于財(cái)務(wù)核算，能對(duì)電子憑證進(jìn)行有效收集，電子檔案接受度高，檔案管理也更加規(guī)范。但是，對(duì)于廣大業(yè)務(wù)主體來(lái)說(shuō)，仍選用紙質(zhì)憑證，沿襲傳統(tǒng)檔案管理方法。其原因是企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不足；另一種是在成本因素的考量之下，企業(yè)自啟動(dòng)信息化建設(shè)以來(lái)，支持操作的硬件和軟件均需添加，有時(shí)還需要新增雇用人員，會(huì)導(dǎo)致成本的增加；第三，從電子文件自身的角度，對(duì)設(shè)備依賴性強(qiáng)，在缺乏技術(shù)設(shè)備的情況下，對(duì)它的真實(shí)性進(jìn)行佐證、安全性會(huì)大大降低。當(dāng)前會(huì)計(jì)憑證處于電子和紙質(zhì)共存的局面，其中仍然是紙質(zhì)為主。然而數(shù)據(jù)化的發(fā)展是一種歷史趨勢(shì)，是不可更改，企業(yè)不能回避，也不能回避，在社會(huì)認(rèn)可度越來(lái)越高，科技對(duì)于成本越來(lái)越低的今天，更順應(yīng)數(shù)字化潮流，電子憑證必將得到進(jìn)一步的發(fā)展。（二）會(huì)計(jì)檔案管理“雙套制”開(kāi)始轉(zhuǎn)向“單套制”所謂“雙套制”，是指相同的內(nèi)容構(gòu)成兩個(gè)介質(zhì)的制度、兩套有聯(lián)系的檔案被保存起來(lái)。與電子文件歸檔有關(guān)的文件需求，電子檔案保存須將相應(yīng)紙質(zhì)文件保存起來(lái)，一并存檔。兩套制最初的目的就是為了讓兩個(gè)載體都能發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)各自的不足，電子文檔很容易查閱和使用，紙質(zhì)副本的長(zhǎng)期保存和備份救濟(jì)。當(dāng)然，這是過(guò)渡時(shí)期折中策略之一，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中、加密技術(shù)并不足夠支持僅有電子文檔進(jìn)入文檔，“雙套制”在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)。盡管在這一階段，雙套制仍然處于主流地位，但檔案管理逐漸走向單套制的趨勢(shì)不變。2020年3月財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)），規(guī)定各單位只憑電子憑證即可報(bào)銷入賬，它表明會(huì)計(jì)檔案進(jìn)入了“無(wú)紙化時(shí)代”，每個(gè)企業(yè)都應(yīng)作好應(yīng)對(duì)“單套制”的心理準(zhǔn)備。（三）利用分布式存儲(chǔ)技術(shù)，電子檔案實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行整理、歸類、組卷、編目后，移交檔案管理人員，將其安放在固定專用檔案存放箱柜或者存放庫(kù)房?jī)?nèi)，采取集中管理、統(tǒng)一保管的方式，該模式為紙質(zhì)檔案保存和管理提供便利。電子檔案的特點(diǎn)是信息與載體可分離，這為電子檔案的分布式存儲(chǔ)提供了可能性。分布式存儲(chǔ)把數(shù)據(jù)散布到不同的服務(wù)器及硬盤中，各節(jié)點(diǎn)可并行運(yùn)行，甚至在面對(duì)大量數(shù)據(jù)時(shí)，都能依靠超強(qiáng)擴(kuò)容性，從容面對(duì)，符合存儲(chǔ)需求。應(yīng)用財(cái)務(wù)云技術(shù)，促進(jìn)會(huì)計(jì)核算效率的提高，使電子會(huì)計(jì)檔案得到有效地利用，還可以減少整體的硬件成本。三、大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作數(shù)字化存在的問(wèn)題（一）成本問(wèn)題對(duì)許多企業(yè)來(lái)說(shuō)，在現(xiàn)有的紙質(zhì)文檔管理模式之后，很難滿足財(cái)務(wù)共享中心的會(huì)計(jì)需求。使用高級(jí)會(huì)計(jì)，必須生成大量會(huì)計(jì)憑證。此外，必須在系統(tǒng)中創(chuàng)建原始電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，例如會(huì)計(jì)憑證。賬單和賬單需要重新打印，辦公用品的成本和會(huì)計(jì)師的時(shí)間成本大幅增加。（二）效率問(wèn)題在傳統(tǒng)檔案管理模式中，歸檔工作要求會(huì)計(jì)人員對(duì)原始憑證和記賬憑證經(jīng)過(guò)整理、編目、歸類、組卷等工作，工作反復(fù)，工作量較大，不具備工作效率。紙質(zhì)檔案的調(diào)閱也相對(duì)繁瑣，特別是檔案數(shù)量大的情況，檔案目錄所記不清，人工查找會(huì)花費(fèi)很多的時(shí)間。（三）安全問(wèn)題紙質(zhì)檔案與電子檔案管理相比，隨意性更大，人工管理容易出錯(cuò)，由于管理不善，極易造成檔案丟失的案件，僅憑人工記載借閱檔案數(shù)量、借閱人、借閱時(shí)間等等也不能完全回避檔案的修訂、遭到破壞的問(wèn)題。四、大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的建議（一）增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理意識(shí)第一，強(qiáng)化管理層的會(huì)計(jì)管理信息化的認(rèn)識(shí)。管理層應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，大數(shù)據(jù)的語(yǔ)境中，企業(yè)檔案具有數(shù)據(jù)價(jià)值，能積極主動(dòng)地接納新的信息化技術(shù)、利用信息化手段，充分發(fā)掘數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值以輔助決策，建立了包括會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)管理在內(nèi)的公司級(jí)信息平臺(tái)。當(dāng)加強(qiáng)前一階段的控制意識(shí)時(shí)，也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，共享信息是一個(gè)機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在有效激活和使用歸檔數(shù)據(jù)的同時(shí)，還應(yīng)注意核心業(yè)務(wù)信息的泄漏和被盜風(fēng)險(xiǎn)。利用技術(shù)手段保護(hù)公司的核心生產(chǎn)資源，做好部門協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)了部門之間的職責(zé)分工，激發(fā)了會(huì)計(jì)檔案信息管理的意識(shí)，建立更加全面的會(huì)計(jì)檔案管理體系，對(duì)促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展起到必要的作用。第二，應(yīng)增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)人員信息化意識(shí)。明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理的工作規(guī)范，在指定時(shí)間點(diǎn)，根據(jù)工作職能，做好檔案審核、整理、歸檔、銷毀等工作。積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理的最新規(guī)定，工作規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及政策文件，等等，對(duì)有關(guān)的管理知識(shí)進(jìn)行適時(shí)的更新。第三，增強(qiáng)其他工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化工作認(rèn)識(shí)。使檔案使用者在會(huì)計(jì)檔案信息化之后，體會(huì)到它給人們帶來(lái)的方便，并提示利用者在利用檔案時(shí)，應(yīng)掌握檔案利用規(guī)范，例如，借入借出程序、存儲(chǔ)介質(zhì)防病毒知識(shí)，等等，能較好地延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案的壽命。（二）加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案的計(jì)算機(jī)化是一個(gè)跨學(xué)科項(xiàng)目，不僅提供財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)，還提供檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)科學(xué)知識(shí)等，企業(yè)人才團(tuán)隊(duì)需要補(bǔ)充信息管理方面的新的協(xié)作人才。就目前會(huì)計(jì)檔案管理人員構(gòu)成而言，對(duì)于財(cái)會(huì)或者檔案管理專業(yè)出身者居多，計(jì)算機(jī)信息化人才占比偏低。許多地區(qū)都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案管理電子化，限于使用計(jì)算機(jī)制作檔案目錄，便于檔案查找。其實(shí)，并未掌握會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展的真諦。財(cái)務(wù)部門有必要調(diào)配信息化專業(yè)人員，以解決可能遇到的信息化問(wèn)題。招新人時(shí)，還鼓勵(lì)培訓(xùn)企業(yè)內(nèi)部員工積極學(xué)習(xí)新技術(shù)和知識(shí)。可分批次、分段、分職能培訓(xùn)員工。對(duì)財(cái)務(wù)人員著重強(qiáng)化他們對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，升級(jí)到新設(shè)備、新系統(tǒng)操作能力強(qiáng)。加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)的理解，減輕從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變后不適應(yīng)新工作模式的員工的壓力；對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，加強(qiáng)他們的檔案管理和會(huì)計(jì)知識(shí)和技能，以便員工能夠更好地管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息，這將有助于提供良好的技術(shù)支持。（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)在信息化背景下，企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理提出了更高的要求。會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立需要三個(gè)方面的參與。這意味著，在檔案管理部和信息部的合作下，公司可以根據(jù)實(shí)際需要，制定和完善會(huì)計(jì)文件的收集、匯編、存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)移以及會(huì)計(jì)文件的查閱、使用和銷毀的規(guī)章制度，按照會(huì)計(jì)記錄保存程序有序管理會(huì)計(jì)記錄，對(duì)各個(gè)部門的身份，責(zé)任進(jìn)行劃分，在政策和體制兩方面，實(shí)現(xiàn)了對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展的“雙管理”。也可設(shè)置鼓勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，擬定考核細(xì)則，確定考核標(biāo)準(zhǔn)，把考核結(jié)果和崗位晉升聯(lián)系起來(lái)，從而提高從業(yè)人員主動(dòng)性和責(zé)任感。五、結(jié)語(yǔ)會(huì)計(jì)檔案，是會(huì)計(jì)信息最重要的載體，建設(shè)一個(gè)更加安全、高效的信息化企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，是推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的關(guān)鍵。推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展，是時(shí)代發(fā)展的需要，更是企業(yè)迎接信息化大潮所必須選擇的。會(huì)計(jì)檔案管理具有重大意義，而電子會(huì)計(jì)檔十案管理正是會(huì)計(jì)檔案管理中的一個(gè)新動(dòng)向，它的發(fā)展和完善，需要有一個(gè)逐步管理的過(guò)程。注重電子會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)，保證電子會(huì)計(jì)檔案管理安全、完整、真實(shí)，認(rèn)真完成電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，就會(huì)切實(shí)提高檔案管理工作能力，促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作高效開(kāi)展，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期發(fā)展。參考文獻(xiàn)：[1]田園.大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型[J].國(guó)際商務(wù)財(cái)會(huì),2022(17):4.[2]羅潔.大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的路徑優(yōu)化[J].視界觀,2022(4).[3]金宇.大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的路徑優(yōu)化研究[J].經(jīng)濟(jì)問(wèn)題,2019(5):5.[4]楊元鳳.數(shù)字化背景下的會(huì)計(jì)檔案管理研究[M].中國(guó)市場(chǎng)出版社,2015