資料部門管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司資料部門的管理，規(guī)范資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和銷毀等流程，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料部門的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司資料部門及其工作人員，以及涉及資料使用和管理的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保資料的獲取、使用和存儲(chǔ)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作成果。3.安全性原則：建立健全資料安全管理制度，采取必要的安全措施，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。4.便捷性原則：資料管理應(yīng)便于查詢、使用和共享，提高工作效率。二、資料部門職責(zé)（一）資料收集1.負(fù)責(zé)收集公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)告、報(bào)表、圖紙、照片、視頻等。2.制定資料收集計(jì)劃，明確收集范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。3.與公司各部門保持密切溝通，定期獲取業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的資料，并進(jìn)行審核和整理。（二）資料整理1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立資料索引，便于查詢和檢索。2.對(duì)資料進(jìn)行審核，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.對(duì)重要資料進(jìn)行備份，確保資料的安全性和可恢復(fù)性。（三）資料存儲(chǔ)1.建立資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，根據(jù)資料的性質(zhì)和用途，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)等。2.對(duì)資料存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行管理，確保存儲(chǔ)設(shè)施的安全可靠，防止資料因環(huán)境因素受損。3.定期對(duì)資料存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)刪除過期、無用的資料，釋放存儲(chǔ)空間。（四）資料使用1.建立資料使用審批制度，明確資料使用的權(quán)限和流程，確保資料的合理使用。2.根據(jù)工作需要，為公司內(nèi)部各部門提供資料查詢、借閱、復(fù)印等服務(wù)，并做好記錄。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的資料，嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止資料泄露。（五）資料銷毀1.制定資料銷毀計(jì)劃，明確銷毀范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，確保資料銷毀的及時(shí)性和徹底性。2.對(duì)需要銷毀的資料，進(jìn)行嚴(yán)格的審核和審批，確保銷毀資料的合法性和必要性。3.采用合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、電子刪除等，確保資料無法恢復(fù)。4.對(duì)資料銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等，并存檔備查。三、資料收集管理（一）收集范圍1.公司文件：包括公司章程、管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.合同協(xié)議：各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同、采購(gòu)合同等。3.財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金往來憑證等。4.業(yè)務(wù)報(bào)告：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、技術(shù)研發(fā)報(bào)告、銷售報(bào)告等。5.工程資料：工程圖紙、施工方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等。6.人事資料：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。7.其他資料：公司宣傳資料、客戶資料、行業(yè)動(dòng)態(tài)資料等。（二）收集流程1.發(fā)起收集：各部門根據(jù)工作需要，填寫《資料收集申請(qǐng)表》，明確資料名稱、來源、用途、收集時(shí)間等信息，提交給資料部門。2.審核申請(qǐng)：資料部門對(duì)《資料收集申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的資料收集申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.實(shí)施收集：資料部門根據(jù)審核通過的申請(qǐng)，安排專人負(fù)責(zé)資料收集工作。收集人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集所需資料。4.資料交接：收集人員將收集到的資料整理后，與資料部門的接收人員進(jìn)行交接，雙方在《資料交接清單》上簽字確認(rèn)。（三）收集要求1.真實(shí)性：收集的資料應(yīng)真實(shí)反映公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作成果，不得偽造、篡改資料。2.完整性：收集的資料應(yīng)齊全、完整，涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面。3.及時(shí)性：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)提交資料，確保資料收集的及時(shí)性。4.規(guī)范性：收集的資料應(yīng)符合公司的文件格式和編號(hào)規(guī)則，內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范。四、資料整理管理（一）整理原則1.分類清晰：按照資料的性質(zhì)、用途、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，確保資料類別明確，便于查找和管理。2.編號(hào)唯一：為每份資料賦予唯一的編號(hào)，便于標(biāo)識(shí)和跟蹤。3.編目詳細(xì)：建立資料編目，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號(hào)、來源、日期、保管期限等信息。（二）整理流程1.初步整理：資料接收人員對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無用的資料，對(duì)資料進(jìn)行分類。2.編號(hào)編目：按照編號(hào)規(guī)則為每份資料賦予編號(hào)，并建立資料編目，填寫資料的基本信息。3.審核校對(duì)：資料整理人員對(duì)整理好的資料進(jìn)行審核校對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行修改或補(bǔ)充。4.裝訂歸檔：將審核校對(duì)后的資料進(jìn)行裝訂，按照分類順序放入檔案盒或文件夾中，建立檔案庫(kù)。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.紙質(zhì)資料：紙張應(yīng)完好無損，無褶皺、污漬、破損等情況。資料應(yīng)裝訂整齊，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。資料封面應(yīng)填寫清晰、規(guī)范，包括資料名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.電子資料：電子資料應(yīng)按照分類文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)，文件夾名稱應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。電子資料應(yīng)命名規(guī)范，采用“資料名稱+編號(hào)+日期”的格式。電子資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。五、資料存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫(kù)，配備檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放。2.電子文檔：采用服務(wù)器存儲(chǔ)和磁盤陣列存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，建立電子文檔管理系統(tǒng)，對(duì)電子文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。3.數(shù)據(jù)庫(kù)：建立各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，如客戶數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)等，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.溫度濕度：檔案庫(kù)和服務(wù)器機(jī)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在18℃26℃之間，濕度控制在40%60%之間。2.防火防潮：檔案庫(kù)和服務(wù)器機(jī)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資料的安全存儲(chǔ)。3.安全防護(hù)：對(duì)存儲(chǔ)設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。加強(qiáng)安全防護(hù)措施，設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問資料。（三）存儲(chǔ)期限1.根據(jù)資料的性質(zhì)和用途，確定不同資料的保管期限，一般分為短期（15年）、中期（510年）和長(zhǎng)期（10年以上）。2.對(duì)于超過保管期限的資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。六、資料使用管理（一）使用權(quán)限1.根據(jù)工作需要，為公司內(nèi)部各部門和人員授予不同的資料使用權(quán)限，分為查閱權(quán)、借閱權(quán)、復(fù)印權(quán)等。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用，且使用過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。（二）使用流程1.申請(qǐng)使用：使用部門或人員填寫《資料使用申請(qǐng)表》，明確資料名稱、使用目的、使用期限等信息，提交給資料部門。2.審核申請(qǐng)：資料部門對(duì)《資料使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的資料使用申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.提供資料：資料部門根據(jù)審核通過的申請(qǐng)，為使用部門或人員提供相應(yīng)的資料，并做好記錄。4.歸還資料：使用部門或人員應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還資料，資料部門對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，確保資料完好無損。（三）使用要求1.合法合規(guī)：資料使用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，不得用于非法或違規(guī)目的。2.保護(hù)資料：使用人員應(yīng)妥善保管資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失資料。如發(fā)現(xiàn)資料損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向資料部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.使用記錄：資料部門應(yīng)對(duì)資料的使用情況進(jìn)行記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、資料名稱、使用目的等信息，并存檔備查。七、資料銷毀管理（一）銷毀計(jì)劃1.資料部門應(yīng)定期對(duì)超過保管期限或已失去使用價(jià)值的資料進(jìn)行清理，制定資料銷毀計(jì)劃。2.銷毀計(jì)劃應(yīng)明確銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。（二）銷毀審批1.對(duì)于需要銷毀的資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和重要性，對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀實(shí)施1.根據(jù)批準(zhǔn)的銷毀計(jì)劃，選擇合適的銷毀方式進(jìn)行資料銷毀。對(duì)于紙質(zhì)資料，可采用粉碎、焚燒等方式；對(duì)于電子資料，可采用電子刪除等方式。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息，并存檔備查。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.資料部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)資料部門的工作進(jìn)行審計(jì)，檢查資料管理的合規(guī)性和有效性。（二）外部檢查1.