采購管理辦法建議總則目的為規(guī)范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本采購管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務等的采購。采購原則1.公開透明原則：采購信息、采購過程和采購結(jié)果應公開透明，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。2.公平競爭原則：為所有潛在供應商提供公平競爭的機會，不得設(shè)置不合理的條件限制或排斥潛在供應商。3.公正原則：采購人員應公正對待所有供應商，不得偏袒或歧視任何一方。4.誠實信用原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行各自的義務，不得欺詐、隱瞞或提供虛假信息。5.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，盡量降低采購成本，提高采購效益。采購組織與職責采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、財務部門負責人、采購部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和批準重大采購項目的采購方案、供應商選擇、采購合同等事項。采購部門1.負責制定和執(zhí)行公司的采購計劃，包括采購需求的收集、整理和分析，采購預算的編制和執(zhí)行等。2.負責供應商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核和評價。3.負責采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行，跟蹤采購合同的履行情況，及時處理采購合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.負責采購物資的驗收、入庫和付款等工作，確保采購物資的質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求。5.負責采購信息的收集、整理和分析，定期向公司領(lǐng)導和相關(guān)部門匯報采購工作情況。需求部門1.負責提出采購需求，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息。2.參與供應商的選擇和采購合同的簽訂，對采購物資的技術(shù)要求和質(zhì)量標準進行把關(guān)。3.負責采購物資的驗收和使用，及時反饋采購物資的使用情況和存在的問題。財務部門1.負責審核采購預算和采購合同，確保采購資金的合理使用和安全。2.負責辦理采購物資的付款手續(xù)，根據(jù)采購合同和驗收報告及時支付采購款項。3.負責對采購成本進行核算和分析，為公司的成本控制和決策提供依據(jù)。審計部門1.負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.對采購合同的簽訂、執(zhí)行和采購資金的使用情況進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.對供應商的選擇和評價過程進行審計，確保供應商的選擇和評價公平、公正、公開。采購流程采購需求申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，報采購部門。2.采購部門對《采購申請表》進行審核，對于符合采購計劃和預算的采購需求，予以受理；對于不符合采購計劃和預算的采購需求，及時與需求部門溝通，說明原因，并提出處理意見。采購計劃制定1.采購部門根據(jù)《采購申請表》和公司的采購計劃，制定具體的采購計劃，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等。2.采購計劃應報采購決策委員會審議批準后執(zhí)行。供應商選擇1.采購部門根據(jù)采購物資的特點和要求，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等方式選擇合適的供應商。2.對于重大采購項目，應組織相關(guān)部門和專家對供應商進行實地考察和評估，確保供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系等符合要求。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、業(yè)績情況、信譽評價等內(nèi)容，定期對供應商進行考核和評價，淘汰不合格的供應商。采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商就采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款進行協(xié)商，達成一致意見后，簽訂采購合同。2.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務，合同條款應符合國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。3.采購合同簽訂前，應經(jīng)公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。采購物資驗收1.采購物資到貨后，需求部門應及時組織相關(guān)人員進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等。2.驗收合格的物資，由需求部門填寫《物資驗收單》，經(jīng)部門負責人簽字后，交采購部門辦理入庫手續(xù)。3.驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商限期整改或更換物資，直至驗收合格為止。采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和《物資驗收單》，填寫《付款申請表》，經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，報公司領(lǐng)導審批。2.財務部門根據(jù)公司領(lǐng)導的審批意見，按照采購合同的約定及時支付采購款項。采購風險管理市場風險1.采購部門應密切關(guān)注市場價格波動情況，及時調(diào)整采購策略，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.對于價格波動較大的采購物資，可以采用套期保值等方式進行風險管理。供應商風險1.加強對供應商的管理和監(jiān)督，定期對供應商進行考核和評價，淘汰不合格的供應商。2.與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、售后服務協(xié)議等，明確供應商的質(zhì)量責任和售后服務義務。3.建立供應商應急儲備機制，對于重要的采購物資，選擇多家供應商供應，以降低供應商違約的風險。合同風險1.采購合同簽訂前，應仔細審核合同條款，確保合同條款明確、具體、合法、有效。2.加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.對于重大采購合同，應進行合同風險評估，制定相應的風險應對措施。法律風險1.采購人員應加強對國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的學習，提高法律意識和風險防范能力。2.采購活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，避免因違法違規(guī)行為導致的法律風險。3.對于涉及知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等方面的采購活動，應采取相應的保密措施，避免法律糾紛。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.采購部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，防止采購人員濫用職權(quán)、徇私舞弊等行為的發(fā)生。外部監(jiān)督1.公司應接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合國家有關(guān)部門的工作，如實提供采購活動的相關(guān)資料和信息。2.鼓勵公司員工和社會公眾對采購活動進行監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)的問題和線索，應及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果向社會公開。獎懲措施獎勵1.對于在采購工作中表現(xiàn)突出，為公司節(jié)約采購成本、提高采購效率、保證采購質(zhì)量等方面做出顯著貢獻的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。懲罰1.對于違反本辦法規(guī)定，在采購活動中存在濫用職權(quán)、徇私舞弊、收受賄賂、泄露商業(yè)秘密等行為的部門和個人，公司將給予嚴肅的紀律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑