教育公司記錄存檔管理規(guī)章

一、總則1.目的：為加強公司記錄存檔管理，確保各類記錄信息的完整性、準確性、安全性和可追溯性，為公司運營、決策、教學服務等提供有力支持，結合公司實際情況，特制定本規(guī)章。2.適用范圍：本規(guī)章適用于教育公司全體員工。公司內(nèi)所有部門、崗位在業(yè)務活動中產(chǎn)生的各類記錄存檔管理均應遵循本規(guī)章。3.基本原則：-真實性原則：記錄內(nèi)容必須真實反映實際業(yè)務活動和事件，嚴禁虛假記錄。-完整性原則：確保記錄涵蓋業(yè)務活動的關鍵信息，不遺漏重要環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)。-及時性原則：在業(yè)務活動發(fā)生后及時進行記錄存檔，保證信息的時效性。-保密性原則：對涉及公司機密、客戶隱私等敏感信息的記錄嚴格保密，防止信息泄露。4.企業(yè)文化體現(xiàn)：公司秉持“創(chuàng)新、責任、共贏”的企業(yè)文化。記錄存檔管理應體現(xiàn)創(chuàng)新精神，不斷探索更高效的存檔方式；強化員工責任意識，確保記錄工作的認真執(zhí)行；通過有效的記錄管理，為公司與客戶、員工的共贏創(chuàng)造條件。二、組織架構與職責劃分1.檔案管理部門：-負責制定和完善公司記錄存檔管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌公司各類記錄的收集、整理、存儲、檢索和銷毀等工作。-建立和維護公司檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的數(shù)字化存儲與安全備份。-對各部門的記錄存檔工作進行指導、培訓和檢查，定期評估各部門記錄存檔工作的質(zhì)量和效率。2.各業(yè)務部門：-負責本部門業(yè)務活動中產(chǎn)生記錄的及時收集、初步整理和分類，并按照規(guī)定向檔案管理部門移交。-確保本部門記錄內(nèi)容的真實性、完整性和準確性，對記錄的質(zhì)量負責。-指定專人負責本部門的記錄存檔工作，配合檔案管理部門開展相關工作。3.信息技術部門：-為檔案管理系統(tǒng)的建設、維護和升級提供技術支持，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。-協(xié)助檔案管理部門進行數(shù)據(jù)備份和恢復工作，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。-負責解決記錄存檔過程中的信息技術問題，如數(shù)字化掃描、存儲設備維護等。三、管理流程1.記錄的產(chǎn)生與收集：-員工在業(yè)務活動過程中，應按照工作規(guī)范和要求及時生成各類記錄，如教學計劃、學生成績、客戶咨詢記錄等。-各部門應定期（每周或每月）對本部門產(chǎn)生的記錄進行收集，確保無遺漏。收集過程中要對記錄的完整性和準確性進行初步審核。2.記錄的整理與分類：-收集到的記錄由各部門指定人員進行初步整理，去除無關信息，補充缺失信息。-根據(jù)記錄的性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，如分為教學類、行政類、市場類等，每一大類再細分小類，確保分類清晰合理，便于后續(xù)管理。3.記錄的移交與存儲：-各部門應按照規(guī)定的時間（如每月末）將整理分類后的記錄移交至檔案管理部門。移交時需填寫移交清單，雙方簽字確認。-檔案管理部門接收記錄后，進行再次審核，無誤后按照既定的存儲規(guī)則進行存儲。存儲方式包括紙質(zhì)檔案存儲和電子檔案存儲，紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房，電子檔案應存儲在檔案管理系統(tǒng)中，并進行定期備份。4.記錄的檢索與利用：-員工因工作需要查閱記錄時，應向檔案管理部門提出申請，說明查閱目的、記錄名稱或相關信息。-檔案管理部門審核申請通過后，為員工提供檢索服務，協(xié)助員工獲取所需記錄。對于涉及機密信息的記錄，需嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和使用。5.記錄的銷毀：-對于超過保存期限且無保存價值的記錄，檔案管理部門應按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀前需編制銷毀清單，經(jīng)相關領導審批同意。-銷毀方式可采用粉碎、焚燒、數(shù)據(jù)擦除等，確保記錄信息無法恢復。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認。四、權利與義務1.員工權利：-員工有權按照規(guī)定程序查閱與工作相關的記錄，以支持工作決策和業(yè)務開展。-對檔案管理部門的工作提出意見和建議，促進記錄存檔管理工作的改進。2.員工義務：-嚴格按照公司規(guī)定及時、準確地記錄業(yè)務活動信息，不得漏記、錯記、篡改記錄。-妥善保管個人工作中產(chǎn)生的記錄，防止記錄丟失、損壞或泄露。-積極配合檔案管理部門的工作，按時移交記錄，接受檔案管理部門的指導和檢查。3.檔案管理部門權利：-有權對各部門的記錄存檔工作進行監(jiān)督檢查，提出整改意見。-對不符合記錄存檔管理規(guī)定的行為進行制止和糾正。4.檔案管理部門義務：-為員工查閱記錄提供便利服務，及時處理員工的查閱申請。-嚴格遵守保密制度，保護公司機密和員工、客戶隱私信息。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制：-檔案管理部門定期對各部門的記錄存檔工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的完整性、準確性、及時性，整理分類情況，移交情況等。-建立內(nèi)部審計機制，定期對公司記錄存檔管理工作進行審計，評估制度執(zhí)行情況和管理效果，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進建議。-鼓勵員工對記錄存檔管理中的違規(guī)行為進行舉報，對于查證屬實的舉報給予舉報人適當獎勵。2.獎勵機制：-對在記錄存檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，如記錄工作規(guī)范、創(chuàng)新管理方法、為公司挽回因記錄問題造成的損失等，給予表彰和獎勵。獎勵形式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對提出合理建議并有效改進記錄存檔管理工作的員工，給予相應獎勵。3.懲罰機制：-對違反記錄存檔管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應處罰。情節(jié)較輕的，給予警告、批評教育；情節(jié)較重的，扣除績效獎金、降職等。-因故意或重大過失導致記錄丟失、損壞、泄露等嚴重后果的，依法追究相關人員的法律責任。六、附則1.制度解釋權：本制度的解釋權歸公司檔案管理部門所有。如有未盡事宜，檔案管理部門可根據(jù)公司實際情況進行補充和完善。