藥品回款管理辦法一、總則1.目的為加強(qiáng)公司藥品銷售回款管理，確保公司資金及時、足額回籠，降低財務(wù)風(fēng)險，保障公司正常運(yùn)營，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司所有藥品銷售業(yè)務(wù)涉及的回款管理工作，包括但不限于藥品銷售給醫(yī)療機(jī)構(gòu)、藥品經(jīng)銷商、零售藥店等各類客戶的款項回收。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確?；乜罟芾砉ぷ骱戏ê弦?guī)。責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在回款管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)對回款風(fēng)險的識別、評估和控制，采取有效措施防范壞賬損失。協(xié)同合作原則：銷售、財務(wù)、法務(wù)等部門密切配合，形成合力，共同做好回款管理工作。二、職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)藥品銷售合同的簽訂、執(zhí)行與跟蹤，及時掌握客戶的經(jīng)營狀況和付款能力。按照合同約定，定期與客戶溝通，催收貨款，對逾期未付款項進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和催討。協(xié)助財務(wù)部門核對客戶賬目，提供相關(guān)銷售數(shù)據(jù)和信息。負(fù)責(zé)收集、整理客戶信用資料，建立客戶信用檔案，并定期更新。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)制定回款計劃，監(jiān)控回款進(jìn)度，定期向管理層匯報回款情況。審核銷售合同中的付款條款，確保符合公司利益和財務(wù)風(fēng)險控制要求。負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行賬目核對，及時發(fā)現(xiàn)并解決賬款差異問題。對逾期未付款項進(jìn)行財務(wù)分析，評估壞賬風(fēng)險，提出相應(yīng)的處理建議。協(xié)助銷售部門進(jìn)行賬款催收，提供必要的財務(wù)支持和法律依據(jù)。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核銷售合同及相關(guān)法律文件，確保合同的合法性和有效性。為賬款催收提供法律支持，協(xié)助處理重大欠款糾紛，必要時采取法律手段維護(hù)公司權(quán)益。關(guān)注國家法律法規(guī)和政策變化，及時調(diào)整公司回款管理策略，防范法律風(fēng)險。4.管理層負(fù)責(zé)審批回款管理相關(guān)制度和政策，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)解決回款管理工作中的重大問題，對逾期賬款的處理做出決策。根據(jù)公司經(jīng)營目標(biāo)和財務(wù)狀況，制定回款考核指標(biāo)，對各部門進(jìn)行績效考核。三、客戶信用管理1.信用評估銷售部門應(yīng)在與客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系前，對客戶進(jìn)行信用評估。評估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄、付款能力等?？梢酝ㄟ^查閱客戶財務(wù)報表、實地考察、咨詢行業(yè)協(xié)會、查詢信用評級機(jī)構(gòu)報告等方式收集客戶信用信息，并填寫《客戶信用評估表》。根據(jù)信用評估結(jié)果，將客戶分為A、B、C、D四級，其中A級為信用良好客戶，B級為信用一般客戶，C級為信用較差客戶，D級為信用不良客戶。2.信用額度設(shè)定對于不同信用等級的客戶，設(shè)定相應(yīng)的信用額度。信用額度是指公司在一定時期內(nèi)允許客戶賒購藥品的最高金額。A級客戶信用額度可適當(dāng)放寬，B級客戶信用額度適中，C級客戶應(yīng)嚴(yán)格控制信用額度，D級客戶原則上不予賒銷。信用額度的設(shè)定應(yīng)綜合考慮客戶的信用狀況、銷售規(guī)模、合作歷史等因素，并經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核，報管理層審批后執(zhí)行。3.信用檔案管理銷售部門負(fù)責(zé)建立客戶信用檔案，記錄客戶的基本信息、信用評估結(jié)果、信用額度、付款記錄等內(nèi)容?？蛻粜庞脵n案應(yīng)定期更新，及時反映客戶信用狀況的變化。對于信用狀況惡化的客戶，應(yīng)及時調(diào)整信用等級和信用額度，并采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。財務(wù)部門和法務(wù)部門應(yīng)定期查閱客戶信用檔案，為賬款催收和風(fēng)險控制提供參考依據(jù)。四、銷售合同管理1.合同簽訂銷售部門在與客戶簽訂藥品銷售合同前，應(yīng)確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同中應(yīng)明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、付款方式、付款期限等主要條款。對于信用等級較低的客戶，應(yīng)在合同中約定更為嚴(yán)格的付款條款，如要求預(yù)付款、縮短付款期限、增加擔(dān)保條款等。銷售合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門和法務(wù)部門備案。2.合同執(zhí)行跟蹤銷售部門負(fù)責(zé)跟蹤銷售合同的執(zhí)行情況，確保按照合同約定及時發(fā)貨、提供發(fā)票等。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和付款期限，及時向客戶發(fā)送付款通知，并跟蹤款項到賬情況。在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶出現(xiàn)經(jīng)營困難、財務(wù)狀況惡化等可能影響回款的情況，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，采取相應(yīng)的措施，如暫停發(fā)貨、協(xié)商變更付款方式等，并及時向管理層匯報。3.合同變更與解除如因市場變化、客戶需求調(diào)整等原因需要變更銷售合同條款的，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、對付款條款的影響等，并及時提交給財務(wù)部門和法務(wù)部門備案。如因客戶違約、不可抗力等原因需要解除銷售合同的，銷售部門應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)要求辦理相關(guān)手續(xù)，并及時清理賬款。對于已發(fā)貨但未付款的藥品，應(yīng)及時收回或采取其他合法措施保障公司權(quán)益。五、回款計劃與監(jiān)控1.回款計劃制定財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度銷售目標(biāo)、客戶信用狀況、合同付款條款等因素，制定年度回款計劃，并分解到季度、月度。年度回款計劃應(yīng)報管理層審批后執(zhí)行。各部門應(yīng)按照回款計劃，明確各自的工作任務(wù)和時間節(jié)點(diǎn)，確?；乜钅繕?biāo)的實現(xiàn)。2.回款進(jìn)度監(jiān)控財務(wù)部門應(yīng)建立回款臺賬，實時監(jiān)控回款進(jìn)度，定期與銷售部門核對賬款回收情況。每月末，財務(wù)部門應(yīng)編制《回款情況報表》，向管理層匯報當(dāng)月回款計劃執(zhí)行情況，分析未按時回款的原因，并提出改進(jìn)措施和建議。對于逾期未付款項，財務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)出催款通知，提醒客戶按時付款。同時，銷售部門應(yīng)加大催收力度，與客戶溝通協(xié)商，了解逾期原因，制定針對性的催收方案。3.預(yù)警機(jī)制建立回款預(yù)警機(jī)制，根據(jù)回款逾期天數(shù)和金額設(shè)定不同級別的預(yù)警信號。當(dāng)回款逾期達(dá)到一定天數(shù)或金額時，財務(wù)部門應(yīng)及時向銷售部門和管理層發(fā)出預(yù)警通知，提醒關(guān)注回款風(fēng)險，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對于預(yù)警信號較高的逾期賬款，應(yīng)成立專項催收小組，集中力量進(jìn)行催收，必要時采取法律手段維護(hù)公司權(quán)益。六、賬款催收1.催收流程銷售部門在賬款逾期后，應(yīng)及時與客戶溝通，了解逾期原因，并發(fā)送催款函。催款函應(yīng)明確逾期金額、逾期期限、應(yīng)付款項及付款要求等內(nèi)容。對于初次逾期的客戶，銷售部門應(yīng)通過電話、郵件、上門拜訪等方式進(jìn)行催收，爭取客戶盡快付款。如初次催收無效，銷售部門應(yīng)加大催收力度，與客戶進(jìn)行深入溝通，了解客戶實際困難，協(xié)商解決方案?？梢钥紤]給予一定的寬限期、調(diào)整付款方式等，但需經(jīng)管理層審批。對于多次催收仍未付款的客戶，銷售部門應(yīng)及時將情況反饋給財務(wù)部門和法務(wù)部門，共同研究制定進(jìn)一步的催收措施。法務(wù)部門可根據(jù)情況向客戶發(fā)送律師函，必要時提起訴訟。2.催收措施電話催收：通過電話與客戶直接溝通，提醒客戶按時付款，了解逾期原因，協(xié)商解決方案。郵件催收：向客戶發(fā)送催款郵件，附上催款函、發(fā)票等相關(guān)文件，強(qiáng)調(diào)逾期付款的后果和公司的立場。上門拜訪：對于重要客戶或逾期金額較大的客戶，銷售部門可安排人員上門拜訪，與客戶面對面溝通，增強(qiáng)催收效果。法律訴訟：對于惡意拖欠賬款、經(jīng)多次催收仍不付款的客戶，法務(wù)部門應(yīng)及時收集證據(jù)，提起訴訟，通過法律手段維護(hù)公司權(quán)益。3.催收記錄與反饋銷售部門應(yīng)建立賬款催收記錄，詳細(xì)記錄每次催收的時間、方式、溝通內(nèi)容、客戶反饋等信息。每次催收結(jié)束后，銷售部門應(yīng)及時將催收情況反饋給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)催收結(jié)果更新回款臺賬。對于通過法律訴訟等方式收回的賬款，法務(wù)部門應(yīng)及時向銷售部門和財務(wù)部門提供相關(guān)法律文件和回款情況，以便進(jìn)行后續(xù)的賬務(wù)處理和總結(jié)分析。七、壞賬管理1.壞賬認(rèn)定對于符合下列條件之一的逾期賬款，經(jīng)公司管理層審批后，可認(rèn)定為壞賬：債務(wù)人破產(chǎn)或死亡，以其破產(chǎn)財產(chǎn)或遺產(chǎn)清償后，仍無法收回的賬款。債務(wù)人逾期三年以上未履行償債義務(wù)，且有確鑿證據(jù)表明無法收回的賬款。其他經(jīng)公司管理層認(rèn)定為壞賬的情況。2.壞賬處理程序銷售部門發(fā)現(xiàn)符合壞賬認(rèn)定條件的賬款后，應(yīng)及時填寫《壞賬申報審批表》，詳細(xì)說明賬款形成原因、催收過程、已采取的措施及預(yù)計壞賬損失金額等情況，并提交相關(guān)證明材料。財務(wù)部門對銷售部門提交的《壞賬申報審批表》及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，核實賬款的真實性和壞賬損失的合理性。法務(wù)部門對壞賬事項進(jìn)行法律審查，確保壞賬處理符合法律法規(guī)要求?！秹馁~申報審批表》經(jīng)銷售部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門審核通過后，報管理層審批。管理層審批通過后，財務(wù)部門進(jìn)行壞賬賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的應(yīng)收賬款。3.壞賬后續(xù)管理已核銷的壞賬仍需繼續(xù)進(jìn)行催收，如發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有償還能力或有新的還款跡象，應(yīng)及時恢復(fù)應(yīng)收賬款核算，并繼續(xù)催收。建立壞賬管理檔案，記錄壞賬形成原因、處理過程、后續(xù)催收情況等信息，為公司加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理提供參考依據(jù)。八、考核與獎懲1.考核指標(biāo)制定回款考核指標(biāo)，包括回款率、逾期賬款率、壞賬率等?；乜盥适侵笇嶋H收回的賬款金額與應(yīng)收回賬款金額的比率；逾期賬款率是指逾期未付款項金額占應(yīng)收賬款總額的比率；壞賬率是指壞賬損失金額占應(yīng)收賬款總額的比率。根據(jù)公司實際情況，設(shè)定各考核指標(biāo)的目標(biāo)值，并將考核指標(biāo)分解到各銷售部門和相關(guān)責(zé)任人。2.考核方式每月對各銷售部門和相關(guān)責(zé)任人的回款情況進(jìn)行統(tǒng)計和考核，計算各項考核指標(biāo)完成情況。財務(wù)部門負(fù)責(zé)提供考核數(shù)據(jù)，人力資源部門負(fù)責(zé)組織實施考核工作。考核結(jié)果作為各部門和相關(guān)責(zé)任人績效獎金發(fā)放、晉升、評優(yōu)等的重要依據(jù)。3.獎勵措施對于回款工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括績效獎金增加、晉升機(jī)會、榮譽(yù)證書等。對在賬款催收過程中采取有效措施，成功收回大額逾期賬款或避免重大壞賬損失的部門和個人，給予特別獎勵。4.