耗材儲備管理辦法一、總則（一）目的為加強公司耗材儲備管理，確保耗材供應的及時性、穩(wěn)定性和合理性，降低公司運營成本，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及耗材儲備管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、各使用部門等。（三）基本原則1.保障供應原則：確保公司日常運營和各項工作對耗材的需求得到及時滿足，避免因耗材短缺影響工作進展。2.合理儲備原則：根據公司業(yè)務量、耗材消耗規(guī)律等因素，科學合理地確定耗材儲備量，避免過度儲備或儲備不足。3.成本控制原則：在滿足需求的前提下，盡量降低耗材儲備成本，提高資金使用效率。4.規(guī)范管理原則：建立健全耗材儲備管理制度和流程，加強對耗材采購、驗收、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。二、管理職責（一）采購部門1.負責根據公司各部門的耗材需求計劃，結合耗材庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，與供應商簽訂采購合同，確保采購的耗材質量符合要求。3.負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保耗材按時、按量供應。（二）倉庫管理部門1.負責建立耗材倉庫管理制度，對耗材進行分類存放、標識管理，確保耗材存儲安全、有序。2.負責對入庫的耗材進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質量等，確保入庫耗材符合要求。3.負責記錄耗材的出入庫情況，定期盤點庫存，編制庫存報表，做到賬實相符。4.按照規(guī)定的流程發(fā)放耗材，做好發(fā)放記錄，確保耗材發(fā)放準確、及時。（三）使用部門1.負責根據本部門的工作需求，定期向采購部門提交耗材需求計劃，明確耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.負責對本部門領用的耗材進行合理使用和管理，避免浪費和丟失。3.配合倉庫管理部門做好耗材的盤點工作，提供相關數(shù)據和信息。三、耗材分類與編碼（一）耗材分類根據公司業(yè)務需求和耗材的用途、特性等，將耗材分為以下幾類：1.辦公用品類：如紙張、筆、筆記本、文件夾等。2.辦公設備耗材類：如打印機墨盒、硒鼓、復印機碳粉、傳真機色帶等。3.維修保養(yǎng)耗材類：如螺絲刀、扳手、潤滑油、清潔劑等。4.生產耗材類：如原材料、零部件、包裝材料等（適用于生產型企業(yè)）。5.其他耗材類：如勞保用品、清潔用品、文具等。（二）耗材編碼為便于耗材的管理和識別，對每類耗材進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼結構：采用[類別代碼][順序號]的結構。類別代碼用兩位數(shù)字表示，順序號用四位數(shù)字表示。2.類別代碼：根據耗材分類確定，具體如下：辦公用品類：01辦公設備耗材類：02維修保養(yǎng)耗材類：03生產耗材類：04（適用于生產型企業(yè)）其他耗材類：053.順序號：按照各類耗材的入庫順序依次編排。例如，編碼為010001的耗材表示辦公用品類中的第一種耗材。四、耗材需求計劃管理（一）需求計劃的編制1.各使用部門應根據本部門的工作任務和耗材消耗情況，每月末編制次月的耗材需求計劃，并提交給采購部門。2.對于臨時性或突發(fā)性的耗材需求，使用部門應及時填寫《臨時耗材需求申請表》，經部門負責人審批后提交給采購部門。3.采購部門在收到各使用部門的耗材需求計劃后，應結合耗材庫存情況進行綜合分析，如有必要，可與使用部門進行溝通確認，最終確定采購計劃。（二）需求計劃的審核與調整1.采購部門負責人對各使用部門提交的耗材需求計劃進行審核，重點審核需求的合理性、必要性以及與庫存的匹配性等。2.對于審核通過的需求計劃，采購部門應及時安排采購；對于審核不通過的需求計劃，采購部門應與使用部門溝通，說明原因，并要求使用部門進行調整。3.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、業(yè)務調整等原因導致耗材需求發(fā)生變化，使用部門應及時提交需求計劃調整申請，經采購部門審核后進行相應調整。五、耗材采購管理（一）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商評估和選擇機制，對潛在供應商進行調查、評估，選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、供貨及時的供應商作為合作伙伴。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、質量標準、價格、交貨期、付款方式等條款。3.定期對供應商進行評估和考核，根據供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等情況，調整供應商等級，對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時采取措施進行處理，如減少訂單量、暫停合作等。（二）采購流程1.采購部門根據確定的采購計劃，向供應商發(fā)送采購訂單，明確采購的耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。2.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求及時組織生產和發(fā)貨，并將發(fā)貨信息反饋給采購部門。3.采購部門跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通協(xié)調，確保耗材按時、按量、按質供應。4.耗材到貨前，采購部門應通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。六、耗材驗收管理（一）驗收標準1.倉庫管理部門應按照采購合同和相關標準對入庫的耗材進行驗收，確保耗材的數(shù)量、規(guī)格、質量等符合要求。2.對于辦公用品類、辦公設備耗材類等耗材，應檢查其外觀是否完好、包裝是否完整、規(guī)格型號是否與訂單一致等；對于維修保養(yǎng)耗材類、生產耗材類等耗材，還應進行質量檢驗，確保其性能符合要求。（二）驗收流程1.耗材到貨后，倉庫管理部門應及時組織驗收人員進行驗收。驗收人員應根據驗收標準對耗材進行逐一核對和檢驗，并填寫《耗材驗收單》。2.驗收合格的耗材，倉庫管理部門應辦理入庫手續(xù)，將耗材存入倉庫指定位置，并更新庫存臺賬；驗收不合格的耗材，倉庫管理部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。3.對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，倉庫管理部門應做好記錄，并及時向相關部門反饋，以便及時解決。七、耗材存儲管理（一）倉庫布局與規(guī)劃1.根據耗材的類別、特性等，合理規(guī)劃倉庫布局，設置不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、辦公設備耗材區(qū)、維修保養(yǎng)耗材區(qū)、生產耗材區(qū)（適用于生產型企業(yè)）、其他耗材區(qū)等。2.每個存儲區(qū)域應設置明顯的標識牌，標明區(qū)域名稱、存放的耗材類別等信息，便于查找和管理。3.按照耗材的出入庫頻率和重量等因素，合理安排存儲位置，將常用耗材存放在便于取用的位置，將較重的耗材存放在底層貨架等。（二）庫存管理1.倉庫管理部門應建立庫存管理制度，定期對庫存耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期分為月度小盤點和年度大盤點，月度小盤點由倉庫管理部門自行組織，年度大盤點由公司統(tǒng)一組織。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，倉庫管理部門應及時查明原因，并編制《庫存盤點差異報告》，報相關部門審批后進行處理。3.根據庫存情況和耗材需求計劃，合理控制庫存水平，對于庫存積壓的耗材，應及時與采購部門溝通，采取促銷、退貨等措施進行處理；對于庫存短缺的耗材，應及時通知采購部門補貨。4.做好庫存耗材的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保庫存耗材的安全。八、耗材發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按照“先進先出、急用先供”的原則發(fā)放耗材，確保庫存耗材的合理周轉。2.嚴格按照規(guī)定的流程發(fā)放耗材，嚴禁無審批手續(xù)發(fā)放。（二）發(fā)放流程1.使用部門填寫《耗材領用申請表》，注明領用的耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經部門負責人審批簽字。2.《耗材領用申請表》提交給倉庫管理部門，倉庫管理部門根據庫存情況進行審核，如庫存充足，予以發(fā)放；如庫存不足，應告知使用部門，并及時通知采購部門補貨。3.倉庫管理部門按照審批后的《耗材領用申請表》發(fā)放耗材，并做好發(fā)放記錄，更新庫存臺賬。發(fā)放記錄應包括領用日期、領用部門、領用人員、耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對耗材儲備管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括采購計劃執(zhí)行情況、庫存管理情況、驗收發(fā)放情況等。2.監(jiān)督小組應及時發(fā)現(xiàn)和糾正耗材儲備管理工作中存在的問題，并提出整改意見，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立耗材儲備管理考核評價機制，對采購部門、倉庫管