機關內部會議室管理制度一、制度概述

機關內部會議室是機關工作人員進行會議、研討、交流的重要場所。為規(guī)范會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保機關工作的高效運轉，特制定本制度。本制度旨在明確會議室的使用范圍、使用流程、管理職責以及違規(guī)處理等內容，以保障機關內部會議室的合理、有序使用。

二、會議室使用范圍

機關內部會議室主要用于以下活動：

1.機關全體會議、部門會議、專題會議等正式會議；

2.工作研討、項目匯報、業(yè)務培訓等活動；

3.外部單位來訪接待、合作洽談等交流事宜；

4.臨時性工作需要的小型會議或討論；

5.經(jīng)主管領導批準的其他會議或活動。

非上述范圍內的活動，原則上不得在會議室進行。如需使用會議室，需提前向會議室管理部門申請審批。

三、會議室使用流程

1.提前申請：使用會議室前，部門或個人需填寫《會議室使用申請表》，明確會議主題、參會人員、預計開始時間和結束時間，并經(jīng)部門負責人簽字批準。

2.審批通過：會議室管理部門收到申請后，根據(jù)會議室使用情況和時間安排進行審批，并及時通知申請人審批結果。

3.預約確認：審批通過后，申請人需在規(guī)定時間內完成會議室預訂，并確認具體使用時間。

4.會議室布置：使用前，申請人應確保會議室環(huán)境整潔，根據(jù)需要布置會議桌椅，準備相關會議資料。

5.使用過程中：會議期間，保持會議室安靜、整潔，遵守會議紀律，不得在會議室就餐、吸煙。

6.會議室歸還：會議結束后，申請人應及時清理會議室，恢復原狀，關閉電源和門窗，并將會議室鑰匙交還會議室管理部門。

7.反饋與評價：使用結束后，申請人需填寫《會議室使用反饋表》，對會議室的使用情況進行評價，以幫助管理部門不斷改進服務質量。

四、會議室管理制度職責

1.會議室管理部門負責會議室的日常管理，包括會議室的預訂、分配、維護和清潔工作。

2.會議室管理部門負責制定和更新會議室使用規(guī)則，確保規(guī)則符合機關工作需要和實際情況。

3.會議室管理部門負責監(jiān)督會議室的使用情況，確保會議室按照預定計劃使用，并對違規(guī)使用行為進行處理。

4.部門負責人或會議申請人負責確保會議內容的保密性，不得在會議室討論涉及國家秘密、商業(yè)秘密或其他不宜公開的信息。

5.使用者需愛護會議室內的設施設備，不得隨意損壞或移走任何物品。

6.會議室管理部門需定期對會議室設施進行檢查和維護，確保其處于良好狀態(tài)。

7.機關工作人員應遵守會議室使用規(guī)定，如有違反，將根據(jù)情節(jié)輕重進行相應處理。

五、會議室使用時間與預約

1.會議室使用時間為工作日，具體時間為上午8:00至下午18:00，可根據(jù)實際情況適當調整。

2.會議室使用需提前至少一天進行預約，預約時間以小時為單位，最長預約時間為一天。

3.預約成功后，如需更改或取消預約，應至少提前兩小時通知會議室管理部門，未按時通知可能影響他人使用。

4.會議室預約以實際到會人數(shù)為準，如參會人數(shù)超過預約人數(shù)，需提前告知管理部門，以便調整會議室座位安排。

5.會議室管理部門負責記錄會議室的使用情況，包括預約時間、使用部門、參會人數(shù)等，確保信息準確無誤。

6.預約時，申請人需提供會議主題、參會人員名單、預計會議時長等信息，以便管理部門進行合理安排。

7.會議室管理部門在接到預約申請后，將根據(jù)會議室使用情況和優(yōu)先級原則進行審批，并及時告知申請人審批結果。

六、會議室設施與維護

1.會議室應配備必要的音響、投影儀、白板等設備，確保會議的順利進行。

2.使用者在使用會議室時，應愛護設備，不得隨意移動或損壞。

3.會議室管理部門負責設備的日常檢查和維護，確保其功能完好。

4.如設備出現(xiàn)故障，使用者應立即通知管理部門，不得自行修復或更換。

5.會議室內的家具、座椅等設施應定期進行清潔和保養(yǎng)，保持會議室環(huán)境的整潔和舒適。

6.會議室管理部門應建立設備維護記錄，定期對設備進行保養(yǎng)和更換，確保其長期有效使用。

7.使用者不得在會議室內使用可能損壞設施的非官方設備，如需特殊設備支持，需提前與管理部門溝通。

8.會議室內的消防器材、安全標志等應保持完好，不得遮擋或挪用，確保緊急情況下的安全疏散。

七、會議室環(huán)境衛(wèi)生與安全

1.使用者進入會議室前，應確保個人衛(wèi)生，不得在會議室吸煙或食用可能產(chǎn)生異味的食物。

2.會議室內部應保持清潔，使用后應及時清理垃圾，保持地面、桌面干凈。

3.會議室內的消防設施、安全出口、疏散通道等應保持暢通無阻，不得堆放雜物。

4.使用者在使用會議室時，應注意個人安全，不得在會議室進行危險活動或操作。

5.會議室內的電源插座、燈具等電氣設備使用時，應確保符合安全規(guī)范，不得超負荷使用。

6.如發(fā)現(xiàn)會議室存在安全隱患，使用者應及時報告會議室管理部門，不得自行處理。

7.會議室管理部門應定期對會議室進行安全檢查，確保安全設施完好，環(huán)境安全。

8.使用者應遵守國家有關公共衛(wèi)生的規(guī)定，如遇傳染病疫情，應按照相關規(guī)定采取隔離措施。

9.會議室管理部門應制定應急預案，針對可能發(fā)生的緊急情況，如火災、地震等，制定疏散和救援措施。

10.使用者應熟悉并遵守上述安全規(guī)定，共同維護會議室的安全環(huán)境。

八、會議室使用記錄與反饋

1.會議室管理部門需建立會議室使用記錄檔案，詳細記錄每次會議室的使用情況，包括使用時間、申請人、參會人數(shù)、會議主題等。

2.使用結束后，申請人需填寫《會議室使用反饋表》，對會議室的設施、服務、環(huán)境等方面進行評價。

3.反饋表需包括對會議室設施的滿意度、對服務質量的評價、對環(huán)境衛(wèi)生的滿意程度等內容。

4.會議室管理部門對收集到的反饋信息進行整理和分析，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進行改進。

5.如有使用者對會議室的使用有特殊需求或建議，應及時向會議室管理部門提出，管理部門將根據(jù)實際情況進行調整。

6.會議室管理部門定期對會議室的使用情況進行總結，包括使用頻率、高峰時段、使用效果等，為機關決策提供參考。

7.會議室使用記錄和反饋信息作為改進服務質量和管理水平的重要依據(jù)，對提高會議室使用效率具有重要意義。

8.會議室管理部門應確保記錄和反饋信息的保密性，不得泄露涉及個人隱私或工作秘密的內容。

九、違規(guī)使用處理

1.未經(jīng)批準擅自使用會議室或未按時歸還鑰匙的，由會議室管理部門進行批評教育，并要求賠償因空置造成的損失。

2.在會議室吸煙、亂扔垃圾、損壞設施設備的，由使用者承擔修復或賠償責任，并視情節(jié)輕重給予通報批評。

3.預約后未按時通知取消或更改預約，影響他人使用的，由使用者向受影響方道歉，并承擔由此產(chǎn)生的額外費用。

4.使用會議室進行違法活動或違反國家規(guī)定的行為，將依法移交相關部門處理，并追究相關責任人的法律責任。

5.會議室管理部門工作人員玩忽職守，未按規(guī)定履行職責，導致會議室使用混亂或出現(xiàn)重大問題的，將根據(jù)情節(jié)輕重給予紀律處分。

6.對違規(guī)使用會議室的行為，機關將視情況給予警告、記過等行政處分，嚴重者將解除勞動合同。

7.違規(guī)使用處理結果將記錄在案，作為今后使用會議室的參考依據(jù)。

8.受到違規(guī)處理的人員有權對處理結果提出申訴，機關將依法依規(guī)進行核實和處理。

9.會議室管理部門應加強對違規(guī)行為的宣傳教育，提高機關工作人員的自律意識，共同維護會議室的正常秩序。

十、附則

1.本制度由機關辦公室負責解釋和修訂。

2.本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。

3.本制度未盡事宜，可由機關辦公室根據(jù)實際情況制定補充規(guī)定。

4.機關各部門應積極配合會議室管理制度的工作，確保制度的有效實施。

5.會議室管理部門應定期對制度執(zhí)行情況進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，并向機關領導匯報。

6.本制度作為機關內部管理制度的一部分，適用