行政部記錄投資公司事務規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范行政部對投資公司事務的記錄工作，確保公司運營過程中的各類信息準確、完整、及時地被記錄和保存。通過有效的記錄管理，為公司決策提供可靠依據(jù)，促進公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，保障公司業(yè)務的順利開展，同時展現(xiàn)公司嚴謹、負責、創(chuàng)新的企業(yè)文化。行政部的記錄工作遵循真實、準確、全面、保密的原則，確保記錄能如實反映公司事務的實際情況。二、適用范圍本規(guī)定適用于投資公司行政部全體員工，同時涉及與行政部記錄工作相關(guān)的公司其他部門員工以及外部客戶和合作伙伴。行政部在記錄公司事務過程中與外部機構(gòu)或個人產(chǎn)生交互時，相關(guān)記錄行為同樣遵循本規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責分工1.行政部負責人-全面負責行政部記錄工作的規(guī)劃與管理，制定記錄工作的整體目標和計劃。-監(jiān)督行政部記錄工作的執(zhí)行情況，對重要記錄進行審核與把關(guān)。-協(xié)調(diào)行政部與其他部門之間在記錄工作上的溝通與協(xié)作。2.記錄專員-具體負責各類公司事務的記錄工作，按照規(guī)定的格式和流程進行信息收集、整理和記錄。-對記錄內(nèi)容進行初步審核，確保記錄的準確性和完整性。-負責記錄文檔的分類、存儲和檢索工作，保證記錄的可查性和易用性。3.其他行政人員-在日常工作中協(xié)助記錄專員收集相關(guān)事務信息，及時提供必要的資料和數(shù)據(jù)。-根據(jù)行政部負責人的安排，參與特定事務記錄工作的審核與監(jiān)督。四、管理內(nèi)容與流程1.會議記錄-會前準備：記錄專員提前了解會議議程，準備好記錄工具和相關(guān)資料。-會議過程記錄：詳細記錄會議時間、地點、參會人員、會議主題、討論內(nèi)容、決議事項等。對于重要的觀點和決策，要準確記錄發(fā)言人的原話。-會后整理與分發(fā)：會議結(jié)束后，記錄專員及時整理會議記錄，形成正式文檔，經(jīng)行政部負責人審核后，分發(fā)給相關(guān)參會人員和需要知曉會議內(nèi)容的部門。2.文件資料記錄-收文記錄：對外部來文進行登記，記錄文件名稱、文號、來文單位、來文日期、文件內(nèi)容摘要等信息。-發(fā)文記錄：記錄公司對外發(fā)文的信息，包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、文件內(nèi)容摘要等。-內(nèi)部文件記錄：對公司內(nèi)部產(chǎn)生的各類文件，如報告、請示、通知等進行分類記錄，記錄文件標題、起草部門、起草人、日期、主要內(nèi)容等。3.業(yè)務活動記錄-投資項目記錄：跟蹤投資項目的進展情況，記錄項目名稱、投資金額、投資時間、合作方、項目進展階段、重要事件等信息。-客戶活動記錄：記錄與客戶相關(guān)的活動，如客戶拜訪、項目洽談、客戶投訴處理等。詳細記錄活動時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容、客戶反饋等。4.員工信息記錄-入職記錄：員工入職時，記錄其個人基本信息、學歷背景、工作經(jīng)歷、入職日期、崗位信息等。-培訓記錄：記錄員工參加的各類培訓課程，包括培訓名稱、培訓時間、培訓講師、培訓內(nèi)容、考核成績等。-績效記錄：協(xié)助人力資源部記錄員工的績效考核結(jié)果，包括考核周期、考核指標完成情況、績效得分等。五、權(quán)利與義務1.行政部權(quán)利-有權(quán)要求其他部門及時提供與記錄工作相關(guān)的信息和資料。-對于不配合記錄工作的部門或個人，行政部有權(quán)向公司領(lǐng)導匯報并提出相應處理建議。2.行政部義務-嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行記錄工作，確保記錄的準確性和完整性。-妥善保管記錄文檔，防止信息泄露、丟失或損壞。-及時為公司內(nèi)部各部門和領(lǐng)導提供記錄查詢服務，滿足工作需要。3.其他部門權(quán)利-有權(quán)對行政部記錄的涉及本部門的信息提出異議，并要求行政部進行核實和修正。-可根據(jù)工作需要，向行政部申請查詢相關(guān)記錄信息。4.其他部門義務-積極配合行政部的記錄工作，按時、準確提供所需信息和資料。-在本部門工作中產(chǎn)生的需要記錄的信息，及時傳遞給行政部。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部負責人定期對記錄工作進行檢查，審核記錄文檔的質(zhì)量，包括記錄的準確性、完整性、規(guī)范性等。-設立內(nèi)部監(jiān)督郵箱，鼓勵公司員工對行政部記錄工作中的不當行為進行舉報和監(jiān)督。2.考核指標-記錄準確性：考核記錄內(nèi)容與實際事務的相符程度，出現(xiàn)錯誤記錄的次數(shù)作為考核指標之一。-記錄完整性：檢查記錄是否涵蓋了事務的關(guān)鍵信息，信息缺失的情況作為考核內(nèi)容。-記錄及時性：記錄是否在規(guī)定時間內(nèi)完成，延遲記錄的情況進行統(tǒng)計考核。-服務滿意度：通過向其他部門和員工發(fā)放調(diào)查問卷，收集對行政部記錄服務的滿意度評價。3.考核結(jié)果應用-考核結(jié)果與行政部員工的績效獎金掛鉤，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，對未達標的員工進行績效面談和輔導，如多次不達標，可采取相應的處罰措施。-將考核結(jié)果作為員工晉升、調(diào)崗等人事決策的參考依據(jù)。七、附則1.本規(guī)定如有未盡事宜，由行政部負責解釋和修訂。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，公司全體員工應嚴格遵守。行政部將定期對規(guī)定的執(zhí)行情況進行評估和總