會議室登記投資公司使用制度

一、總則1.目的為加強公司會議室資源的有效管理和合理利用，提高會議室的使用效率，確保各類會議的順利進行，特制定本制度。2.設(shè)計理念秉持高效、便捷、共享的設(shè)計理念，旨在通過科學(xué)合理的會議室管理，減少資源浪費，提升公司整體運營效率，促進信息的有效傳遞與交流。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本制度貫徹公司開放、協(xié)作、創(chuàng)新的企業(yè)文化。鼓勵員工充分利用會議室資源進行頭腦風(fēng)暴、項目研討等活動，為員工提供良好的溝通交流平臺，促進團隊協(xié)作與創(chuàng)新思維的激發(fā)。二、適用范圍本制度適用于投資公司全體員工。來訪客戶如需使用會議室，由接待員工按照本制度規(guī)定進行申請和安排。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門-負(fù)責(zé)會議室的統(tǒng)籌管理，包括會議室的規(guī)劃、配置、維護和清潔等工作。-制定和完善會議室使用管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-負(fù)責(zé)會議室使用的預(yù)約登記、協(xié)調(diào)安排以及使用過程中的支持服務(wù)。2.各部門-負(fù)責(zé)本部門會議的組織和安排，按照制度規(guī)定提前預(yù)約會議室。-協(xié)助行政部門做好會議室的管理工作，如保持會議室的整潔、愛護會議室設(shè)備等。四、管理內(nèi)容與流程1.會議室資源管理-公司設(shè)有不同規(guī)格和功能的會議室，以滿足不同規(guī)模和類型會議的需求。會議室配備投影儀、音響設(shè)備、會議桌椅、白板等基本設(shè)施，并根據(jù)需要配備特殊設(shè)備，如視頻會議系統(tǒng)等。-行政部門定期對會議室設(shè)施進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。對于損壞的設(shè)備及時進行維修或更換，保證會議室的使用質(zhì)量。2.預(yù)約登記流程-員工如需使用會議室，應(yīng)提前通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行預(yù)約登記。預(yù)約時需填寫會議主題、開始時間、結(jié)束時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息。-預(yù)約時間應(yīng)遵循先到先得的原則。若同一時間段有多個預(yù)約申請，行政部門將根據(jù)會議的緊急程度和重要性進行協(xié)調(diào)安排。-對于臨時需要使用會議室的情況，員工可直接聯(lián)系行政部門，若會議室有空余，行政部門將為其安排使用。3.會議使用規(guī)范-會議組織者應(yīng)提前到達會議室，做好會議準(zhǔn)備工作，如調(diào)試設(shè)備、擺放資料等。若因特殊情況不能按時使用會議室，應(yīng)提前取消預(yù)約，以免影響其他部門的使用。-會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，保持會議室的整潔衛(wèi)生。嚴(yán)禁在會議室墻壁、桌椅上亂寫亂畫，不得隨意挪動或損壞會議室設(shè)備。-會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)關(guān)閉會議室的電器設(shè)備、門窗等，確保會議室恢復(fù)到使用前的狀態(tài)。行政部門將定期對會議室的使用情況進行檢查，對于違反使用規(guī)范的部門或個人進行通報批評。4.視頻會議管理-如需使用視頻會議系統(tǒng)，會議組織者應(yīng)提前與行政部門溝通，確定會議時間、參會方信息等，并進行設(shè)備調(diào)試。-在視頻會議過程中，參會人員應(yīng)保持良好的形象和會議秩序，確保會議的順利進行。視頻會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時清理相關(guān)設(shè)備和資料。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-公司員工有權(quán)按照制度規(guī)定申請使用會議室，以滿足工作中的會議需求。-在使用會議室過程中，員工有權(quán)要求行政部門提供必要的支持和協(xié)助，如設(shè)備調(diào)試、技術(shù)支持等。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)遵守會議室使用管理制度，按照規(guī)定進行預(yù)約登記和使用。-愛護會議室設(shè)施設(shè)備，如因個人原因造成設(shè)備損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。-保持會議室的整潔衛(wèi)生，會議結(jié)束后及時清理垃圾，將會議室恢復(fù)原狀。3.行政部門權(quán)利與義務(wù)-行政部門有權(quán)對會議室的使用情況進行監(jiān)督和檢查，對于違反制度的行為進行制止和糾正。-按照制度規(guī)定為員工提供會議室預(yù)約登記、協(xié)調(diào)安排等服務(wù)，保障員工正常的會議需求。-負(fù)責(zé)會議室設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保會議室的正常使用。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對會議室的使用情況進行檢查，包括預(yù)約登記情況、設(shè)備使用情況、會議室衛(wèi)生狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄，并督促相關(guān)部門或個人進行整改。-建立員工監(jiān)督反饋渠道，鼓勵員工對會議室使用過程中的違規(guī)行為進行舉報。行政部門對舉報信息進行核實和處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。2.績效考核-將會議室使用情況納入部門和員工的績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守制度、積極配合會議室管理工作的部門和個人，在績效考核中給予適當(dāng)加分；對于違反制度規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重在績效考核中給予扣分處理。-具體考核指標(biāo)包括預(yù)約準(zhǔn)時率、設(shè)備完好率、會議室整潔度等。行政部門根據(jù)考核指標(biāo)定期對各部門和員工進行評估，并將考核結(jié)果反饋給人力資源部門，作為績效獎金發(fā)放和員工晉升的參考依據(jù)。七、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況和員工