公司員工外出辦事管理制度（試行）第一章總則第一條為加強公司員工外出辦事管理，規(guī)范員工外出辦事行為，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。第二條本制度適用于公司全體員工。第三條員工外出辦事是指員工因工作需要，離開公司辦公場所到其他地點辦理與公司業(yè)務(wù)相關(guān)事宜的活動。第二章外出辦事審批流程第四條短期外出（半天以內(nèi)）員工短期外出辦事，需提前向直屬上級口頭報備，說明外出事由、預(yù)計返回時間等信息。直屬上級應(yīng)根據(jù)工作安排和實際情況進行審核，如無特殊情況應(yīng)予以批準。若直屬上級外出或無法及時聯(lián)系，員工可通過電話、即時通訊工具等方式進行報備，并在事后及時補填《員工外出辦事登記表》。第五條長期外出（半天以上）員工長期外出辦事，需至少提前一個工作日填寫《員工外出辦事申請單》，詳細注明外出事由、外出時間、預(yù)計返回時間、目的地、聯(lián)系方式等信息。申請單需經(jīng)直屬上級審核、部門負責人審批。若外出事項涉及多個部門或?qū)緲I(yè)務(wù)有重大影響，還需報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。經(jīng)批準后的《員工外出辦事申請單》應(yīng)交至人力資源部門備案。第六條緊急外出因緊急情況需要外出辦事，無法提前辦理審批手續(xù)的，員工應(yīng)在第一時間向直屬上級電話報告，說明外出事由和預(yù)計返回時間。直屬上級應(yīng)及時了解情況并給予指示。員工返回公司后，應(yīng)在一個工作日內(nèi)補辦相關(guān)審批手續(xù)。第三章外出辦事行為規(guī)范第七條著裝要求員工外出辦事應(yīng)穿著得體、整潔，符合公司的形象要求。一般情況下，應(yīng)穿著職業(yè)裝或商務(wù)休閑裝，避免穿著過于隨意或暴露的服裝。若因工作需要穿著特殊工作服的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條言行舉止員工在外出辦事過程中，應(yīng)注意言行舉止，展現(xiàn)公司良好的精神風貌。要使用文明用語，禮貌待人，不得與他人發(fā)生爭吵、沖突。在與客戶或合作伙伴交往時，要尊重對方的風俗習慣和意見，維護公司的商業(yè)信譽。第九條遵守法律法規(guī)和社會公德員工外出辦事必須遵守國家法律法規(guī)和社會公德，不得從事違法違規(guī)活動。在辦事過程中，要遵守當?shù)氐慕煌ㄒ?guī)則、公共場所秩序等規(guī)定。若因個人行為給公司帶來不良影響或損失的，員工應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。第十條保護公司機密和信息安全員工在外出辦事過程中，要嚴格遵守公司的保密制度，保護公司的機密信息和商業(yè)秘密。不得隨意向他人透露公司的業(yè)務(wù)信息、技術(shù)資料、客戶名單等敏感信息。攜帶公司重要文件、資料外出時，要采取必要的安全措施，確保文件、資料的安全。第十一條遵守辦事單位的規(guī)定員工到其他單位辦事時，要遵守辦事單位的規(guī)章制度和工作流程。尊重辦事單位的工作人員，按照要求提供相關(guān)資料和信息，積極配合辦事單位的工作。不得在辦事單位大聲喧嘩、隨意走動或干擾他人正常工作。第四章外出辦事期間的工作安排第十二條工作交接員工外出辦事前，應(yīng)做好工作交接。對于正在進行的重要工作，要向同事或直屬上級詳細說明工作進展情況、下一步計劃和注意事項。若有需要，應(yīng)將相關(guān)文件、資料等移交給接手的同事，并確保接替人員能夠順利開展工作。第十三條保持通訊暢通員工外出辦事期間，要確保手機等通訊工具暢通，以便及時接收公司的工作指令和信息。若因特殊原因無法保持通訊暢通，應(yīng)提前向直屬上級說明情況，并告知替代聯(lián)系方式。第十四條定期匯報工作進展員工外出辦事期間，應(yīng)根據(jù)工作需要和直屬上級的要求，定期匯報工作進展情況。對于重要事項或突發(fā)情況，要及時向直屬上級報告，以便公司及時做出決策和調(diào)整。匯報方式可根據(jù)實際情況選擇電話、郵件、即時通訊工具等。第十五條及時完成工作任務(wù)員工外出辦事應(yīng)按照預(yù)定的計劃和時間要求，高效、高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。若因客觀原因無法按時完成任務(wù)，應(yīng)及時向直屬上級說明情況，并提出解決方案和預(yù)計完成時間。經(jīng)直屬上級批準后，按照新的計劃執(zhí)行。第五章外出辦事費用管理第十六條費用報銷范圍員工外出辦事過程中發(fā)生的合理費用，可按照公司的相關(guān)規(guī)定進行報銷。費用報銷范圍包括但不限于交通費、住宿費、餐飲費、通訊費等。具體報銷標準和要求按照公司《費用報銷管理制度》執(zhí)行。第十七條費用報銷流程員工外出辦事結(jié)束后，應(yīng)在一個工作日內(nèi)整理好相關(guān)費用發(fā)票和憑證，并填寫《費用報銷單》。《費用報銷單》應(yīng)詳細注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息，并附上相應(yīng)的發(fā)票和憑證。經(jīng)直屬上級審核、部門負責人審批后，交至財務(wù)部門進行報銷。財務(wù)部門應(yīng)按照公司的財務(wù)制度進行審核，對于不符合規(guī)定的費用不予報銷。第十八條費用控制員工在外出辦事過程中，應(yīng)合理控制費用支出，避免浪費。在選擇交通工具、住宿酒店等方面，應(yīng)根據(jù)工作需要和公司的報銷標準進行選擇，不得擅自提高費用標準。若因特殊情況需要超出報銷標準的，應(yīng)提前向直屬上級申請，經(jīng)批準后方可執(zhí)行。第六章監(jiān)督與考核第十九條監(jiān)督檢查人力資源部門和各部門負責人應(yīng)定期對員工外出辦事情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括外出辦事審批手續(xù)是否齊全、工作任務(wù)完成情況、費用報銷是否合規(guī)等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時督促員工進行整改。第二十條考核評價員工外出辦事情況將納入員工的績效考核體系。直屬上級應(yīng)根據(jù)員工的工作表現(xiàn)、任務(wù)完成情況、費用控制情況等進行綜合評價。評價結(jié)果將作為員工績效獎金發(fā)放、晉升、評優(yōu)等的重要依據(jù)。第二十一條違規(guī)處理對于違反本制度的員工，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予口頭警告；情節(jié)嚴重的，給予書面警告、扣減績效獎金、降職等處罰；若因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責任。第