金融公司合同歸檔管理細(xì)則

一、總則本細(xì)則旨在建立完善、規(guī)范的金融公司合同歸檔管理制度，確保公司合同資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效支持公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、風(fēng)險(xiǎn)管理以及決策制定。通過(guò)科學(xué)合理的合同歸檔管理，提升公司整體管理效率，強(qiáng)化對(duì)各類合同信息的保護(hù)與利用，維護(hù)公司合法權(quán)益。本細(xì)則依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及金融行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況和企業(yè)文化制定。公司秉持誠(chéng)信、專業(yè)、創(chuàng)新、共贏的企業(yè)文化理念，將這些理念貫穿于合同歸檔管理工作中，確保管理工作既符合法律規(guī)范，又體現(xiàn)公司的價(jià)值觀。二、適用范圍本細(xì)則適用于金融公司全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同及相關(guān)文件資料的歸檔管理。同時(shí)，對(duì)于涉及客戶利益且需要客戶知曉的合同歸檔管理流程及要求，將以適當(dāng)方式告知客戶，保障客戶對(duì)合同信息管理情況的知情權(quán)。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案管理部門作為公司合同歸檔管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定和完善合同歸檔管理制度與流程，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)籌規(guī)劃合同檔案的存儲(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。對(duì)合同檔案進(jìn)行統(tǒng)一接收、整理、分類、編目、裝訂、上架存儲(chǔ)等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查，保證檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在合同簽訂過(guò)程中收集、整理與合同相關(guān)的各類資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。在合同簽訂完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將合同及附件等資料移交至檔案管理部門。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)開展過(guò)程中若需查閱合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定流程向檔案管理部門提出申請(qǐng)。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門對(duì)合同歸檔管理工作提供法律支持和指導(dǎo)，確保合同歸檔管理工作符合法律法規(guī)要求。審核合同歸檔管理制度及流程的合法性，對(duì)合同檔案涉及的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和防控。在處理法律糾紛等特殊情況下，協(xié)助檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門對(duì)相關(guān)合同檔案進(jìn)行調(diào)閱、整理和提供法律意見(jiàn)。（四）信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為合同歸檔管理提供信息技術(shù)支持，搭建和維護(hù)合同檔案管理信息系統(tǒng)。確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和易用性，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和共享功能。配合檔案管理部門進(jìn)行電子合同檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。四、管理內(nèi)容與流程（一）合同資料收集1.業(yè)務(wù)人員在合同洽談、起草、簽訂過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集與合同相關(guān)的各類文件，包括但不限于合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、意向書、報(bào)價(jià)單、招投標(biāo)文件、雙方往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要等。2.涉及合同簽訂的審批文件、授權(quán)委托書等資料也應(yīng)一并收集，確保合同資料的完整性。（二）合同資料整理1.檔案管理部門接收業(yè)務(wù)部門移交的合同資料后，首先對(duì)資料進(jìn)行初步審核，檢查資料是否齊全、簽字蓋章是否完備等。2.按照合同類型、簽訂時(shí)間、業(yè)務(wù)部門等維度對(duì)合同資料進(jìn)行分類，去除無(wú)關(guān)的重復(fù)資料，對(duì)資料進(jìn)行排序整理。（三）合同資料編目1.為每份合同建立唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含合同類型、年份、順序號(hào)等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和查詢。2.根據(jù)合同資料的分類情況，編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額、保管期限等基本信息。（四）合同資料裝訂1.對(duì)于紙質(zhì)合同資料，按照編目順序進(jìn)行裝訂，采用牢固、整齊的裝訂方式，確保資料不易散落。2.裝訂過(guò)程中注意保護(hù)合同資料的原始風(fēng)貌，避免對(duì)資料造成損壞或涂改。（五）合同資料存儲(chǔ)1.紙質(zhì)合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)設(shè)施。檔案應(yīng)上架存放，按照分類和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子合同檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或云端存儲(chǔ)平臺(tái)，進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（六）合同資料查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、合同編號(hào)或名稱、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后為查閱人提供相應(yīng)的合同檔案。查閱應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取等操作。3.對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密或重要客戶信息的合同檔案，查閱申請(qǐng)需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格限制查閱范圍和使用方式。（七）合同資料借閱1.若員工因特殊工作需要借閱合同檔案，需在《合同檔案查閱申請(qǐng)表》中注明借閱期限，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于重要合同檔案的借閱，還需公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還合同檔案，檔案管理部門在收回檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損。若有延期需求，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（八）合同資料銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的合同檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理。清理前，應(yīng)編制《合同檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀的合同檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)按照規(guī)定流程申請(qǐng)查閱、借閱與工作相關(guān)的合同檔案，以支持業(yè)務(wù)開展和決策制定。2.員工對(duì)合同歸檔管理工作提出合理建議和意見(jiàn)的權(quán)利，公司將積極傾聽(tīng)并進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)。（二）員工義務(wù)1.員工有義務(wù)在合同簽訂過(guò)程中積極收集、整理相關(guān)資料，并及時(shí)移交至檔案管理部門，確保合同資料的完整性和及時(shí)性。2.員工在查閱、借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的管理制度，保護(hù)合同檔案的安全和保密信息，不得擅自泄露合同內(nèi)容。（三）公司權(quán)利1.公司有權(quán)對(duì)合同檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保檔案資源的合理利用。2.對(duì)于違反合同歸檔管理制度的員工，公司有權(quán)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）公司義務(wù)1.公司應(yīng)提供必要的資源支持，保障合同歸檔管理工作的順利開展，包括檔案存儲(chǔ)設(shè)施、信息技術(shù)設(shè)備等。2.公司有義務(wù)對(duì)員工進(jìn)行合同歸檔管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同歸檔管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)安全性等方面。審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并形成審計(jì)報(bào)告，提出整改建議。（二）日常監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對(duì)合同歸檔管理工作進(jìn)行自查，檢查合同資料的收集、整理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程。同時(shí)，接受其他部門的監(jiān)督反饋，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。（三）績(jī)效考核將合同歸檔管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)在合同資料收集、整理、移交等工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按照規(guī)定履行職責(zé)的員工進(jìn)行相應(yīng)的績(jī)效扣分處理。具體考核指標(biāo)包括合同資料的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性等方面。七、附則（一）本細(xì)則自發(fā)布之