充電樁公司檔案整理執(zhí)行細則

一、總則1.目的為加強充電樁公司檔案管理，有效保護和利用檔案資源，提升公司運營效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本細則。2.依據(jù)本細則依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及公司的實際需求和管理理念制定。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、安全保密、便于利用的原則，確保檔案管理工作科學、規(guī)范、有序。二、適用范圍本細則適用于充電樁公司全體員工以及與公司有業(yè)務往來的客戶。公司全體員工有責任和義務按照本細則規(guī)定，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用工作；客戶在涉及公司檔案相關事務時，應遵循公司的檔案管理要求。三、組織架構與職責分工1.檔案管理部門-負責制定和完善公司檔案管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。-對各部門檔案管理工作進行指導、檢查和考核。2.各部門-負責本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，并定期向檔案管理部門移交。-配合檔案管理部門開展檔案相關工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.檔案管理人員-具體承擔檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、分類、編號、裝訂、上架等操作。-維護檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。-按照規(guī)定為公司內(nèi)部人員和客戶提供檔案查閱、借閱等服務。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-公司各部門應根據(jù)檔案管理部門制定的檔案收集范圍和要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等。-收集的檔案應確保來源可靠、內(nèi)容完整、簽署完備，具備真實性和有效性。-對于重要會議、項目活動等形成的檔案，相關部門應指定專人負責收集，確保檔案無遺漏。2.檔案整理-檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，按照檔案的類別、時間、來源等進行分類。-對檔案進行編號，建立檔案目錄，錄入檔案管理系統(tǒng)，便于查詢和管理。-對檔案進行裝訂、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范性和整齊性。3.檔案歸檔-經(jīng)過整理的檔案應及時歸檔，按照分類方案上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。-建立電子檔案庫，將重要檔案進行數(shù)字化處理，備份存儲，以防止紙質(zhì)檔案損壞或丟失。4.檔案保管-設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。-定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。-嚴格執(zhí)行檔案保密制度，對涉及公司機密和客戶隱私的檔案進行特殊管理，限制查閱權限。5.檔案利用-公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案，應填寫申請單，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。-客戶查閱與自身業(yè)務相關的檔案，需提供有效身份證明和相關業(yè)務證明，經(jīng)公司相關部門審核同意后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。-檔案借閱應規(guī)定歸還期限，借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應進行檢查核對。6.檔案銷毀-對已失去保存價值的檔案，檔案管理部門應定期進行鑒定，編制銷毀清冊。-銷毀清冊經(jīng)公司領導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保檔案信息不被泄露。五、權利與義務1.員工權利-有權按照規(guī)定查閱、借閱與工作相關的檔案資料，以支持工作開展。-對檔案管理工作提出意見和建議，促進檔案管理工作的改進和完善。2.員工義務-按照本細則規(guī)定，及時收集、整理、移交本部門的檔案資料。-保守檔案機密，不得泄露檔案中的敏感信息。-配合檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的指導和檢查。3.客戶權利-有權查閱與自身業(yè)務相關的檔案資料，了解業(yè)務辦理情況。-對檔案查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題，有權向公司提出詢問和反饋。4.客戶義務-遵守公司檔案管理規(guī)定，在查閱檔案時保持檔案的完整和整潔。-不得將查閱的檔案信息用于非法目的或泄露給第三方。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、整理的規(guī)范性、移交的完整性等。-建立內(nèi)部監(jiān)督舉報制度，鼓勵員工對違反檔案管理制度的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。-接受公司內(nèi)部審計部門的監(jiān)督，對檔案管理工作進行定期審計，確保檔案管理工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.考核機制-將檔案管理工作納入部門和員工績效考核體系，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。-對違反檔案管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、績效扣分等。處罰結果將記錄在員工個人檔案中，作為晉升、調(diào)薪等的參考依據(jù)。七、附則1.本細則如有未盡事宜，由檔案管理部門負責解釋和補充。2.本細則自發(fā)布之日起生效實施，公司原有檔案管理相關規(guī)定與本細則不一致的，以本細則為準。公司將根據(jù)業(yè)務發(fā)展和管理需求，適時對本細則進行修訂