照明訂單管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司照明訂單的管理，規(guī)范訂單流程，提高訂單處理效率和質(zhì)量，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成，滿足客戶需求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有照明訂單的管理，包括訂單的接收、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更、結(jié)算及關(guān)閉等全過(guò)程。（三）職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)照明訂單的接收、初步評(píng)審及與客戶的溝通協(xié)調(diào)工作。及時(shí)將訂單信息傳遞給相關(guān)部門，并跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，確保訂單順利完成。2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)照明訂單的技術(shù)要求進(jìn)行評(píng)審，提供技術(shù)支持和解決方案。參與訂單執(zhí)行過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題解決，確保產(chǎn)品符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求，制定生產(chǎn)計(jì)劃，組織生產(chǎn)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成生產(chǎn)任務(wù)。負(fù)責(zé)生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量控制，及時(shí)處理生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題，保證產(chǎn)品質(zhì)量合格。4.采購(gòu)部門根據(jù)訂單需求，及時(shí)采購(gòu)所需原材料和零部件，確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。5.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)照明訂單產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。對(duì)訂單執(zhí)行過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督和處理，提出改進(jìn)措施和建議。6.物流部門負(fù)責(zé)照明訂單產(chǎn)品的包裝、運(yùn)輸和交付工作，確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)客戶手中。與客戶溝通協(xié)調(diào)交貨事宜，及時(shí)反饋交貨信息。7.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)照明訂單的成本核算、價(jià)格審核及結(jié)算工作。監(jiān)督訂單執(zhí)行過(guò)程中的費(fèi)用支出，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（四）管理原則1.以客戶為中心，滿足客戶需求，提高客戶滿意度。2.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訂單管理工作合法合規(guī)。3.優(yōu)化訂單流程，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.加強(qiáng)各部門之間的溝通協(xié)作，形成工作合力，共同推進(jìn)訂單順利完成。二、訂單接收與評(píng)審（一）訂單接收1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶的照明訂單，訂單應(yīng)包含以下基本信息：客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、價(jià)格、付款方式等。2.銷售部門在收到訂單后，應(yīng)及時(shí)對(duì)訂單信息進(jìn)行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或不準(zhǔn)確，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，補(bǔ)充或修正訂單信息。（二）訂單評(píng)審1.銷售部門在完成訂單初步審核后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單評(píng)審。訂單評(píng)審應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)完成，特殊情況除外。2.訂單評(píng)審的內(nèi)容包括：技術(shù)要求、生產(chǎn)能力、原材料供應(yīng)、質(zhì)量控制、交貨期、價(jià)格等方面。各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)，對(duì)訂單進(jìn)行詳細(xì)評(píng)審，并提出評(píng)審意見(jiàn)。3.技術(shù)部門應(yīng)重點(diǎn)評(píng)審訂單的技術(shù)要求是否明確、合理，是否能夠滿足客戶需求，是否需要特殊的技術(shù)工藝或設(shè)備。如技術(shù)要求存在疑問(wèn)或不合理之處，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，提出修改建議。4.生產(chǎn)部門應(yīng)評(píng)審訂單的生產(chǎn)能力，包括生產(chǎn)設(shè)備、人員配置、生產(chǎn)計(jì)劃安排等方面。如生產(chǎn)能力無(wú)法滿足訂單需求，應(yīng)及時(shí)提出解決方案，如增加設(shè)備、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃或外協(xié)加工等。5.采購(gòu)部門應(yīng)評(píng)審原材料供應(yīng)情況，包括原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、供應(yīng)周期等方面。如原材料供應(yīng)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保原材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。6.質(zhì)量部門應(yīng)評(píng)審訂單的質(zhì)量要求和質(zhì)量控制措施，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。如質(zhì)量要求存在疑問(wèn)或質(zhì)量控制措施不完善，應(yīng)提出改進(jìn)建議。7.財(cái)務(wù)部門應(yīng)評(píng)審訂單的價(jià)格和付款方式，確保價(jià)格合理，付款方式符合公司利益。如價(jià)格或付款方式存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通，提出調(diào)整建議。8.訂單評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，各部門應(yīng)在訂單評(píng)審表上簽字確認(rèn)。如訂單評(píng)審未通過(guò)，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說(shuō)明原因，并協(xié)商解決方案。如無(wú)法協(xié)商一致，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定處理。三、訂單下達(dá)（一）訂單下達(dá)流程1.銷售部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果，將訂單下達(dá)給相關(guān)部門。訂單下達(dá)應(yīng)采用書(shū)面形式，如訂單合同、訂單任務(wù)書(shū)等，并明確訂單的各項(xiàng)要求和責(zé)任。2.銷售部門在下達(dá)訂單時(shí)，應(yīng)將訂單信息及時(shí)傳遞給生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、物流部門等相關(guān)部門，確保各部門能夠及時(shí)了解訂單要求，做好訂單執(zhí)行準(zhǔn)備工作。3.生產(chǎn)部門在收到訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，并將生產(chǎn)計(jì)劃分解到各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。4.采購(gòu)部門在收到訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單需求，及時(shí)采購(gòu)所需原材料和零部件，并確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等要求。5.質(zhì)量部門在收到訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單質(zhì)量要求，制定質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃，并安排專人負(fù)責(zé)訂單產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)工作。質(zhì)量部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的質(zhì)量監(jiān)控，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。6.物流部門在收到訂單后，應(yīng)根據(jù)訂單交貨時(shí)間和交貨地點(diǎn)，制定物流配送計(jì)劃，并安排專人負(fù)責(zé)訂單產(chǎn)品的包裝、運(yùn)輸和交付工作。物流部門應(yīng)確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)客戶手中，并及時(shí)反饋交貨信息。（二）訂單變更管理1.如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解變更內(nèi)容和原因，并填寫(xiě)訂單變更申請(qǐng)表。訂單變更申請(qǐng)表應(yīng)包括訂單編號(hào)、變更內(nèi)容、變更原因、變更時(shí)間等信息。2.銷售部門在收到訂單變更申請(qǐng)表后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單變更評(píng)審。訂單變更評(píng)審的內(nèi)容和流程與訂單評(píng)審相同。3.訂單變更評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將訂單變更信息傳遞給相關(guān)部門，并下達(dá)訂單變更通知。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)訂單變更通知，及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃、物流配送計(jì)劃等，確保訂單變更后的要求得到有效執(zhí)行。4.如訂單變更涉及到價(jià)格、交貨期、質(zhì)量等方面的調(diào)整，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商一致，并簽訂訂單變更補(bǔ)充協(xié)議。訂單變更補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)明確變更后的各項(xiàng)要求和責(zé)任。四、訂單執(zhí)行與跟蹤（一）訂單執(zhí)行1.各部門應(yīng)按照訂單要求和訂單下達(dá)通知，認(rèn)真組織訂單執(zhí)行工作，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.生產(chǎn)部門應(yīng)嚴(yán)格按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，加強(qiáng)生產(chǎn)過(guò)程管理，確保生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量。生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)解決生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如設(shè)備故障、人員短缺、原材料供應(yīng)不足等，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。3.采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)采購(gòu)所需原材料和零部件，并確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。4.質(zhì)量部門應(yīng)按照質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)訂單產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問(wèn)題，如不合格品、質(zhì)量事故等，采取有效的糾正措施和預(yù)防措施，防止問(wèn)題再次發(fā)生。5.物流部門應(yīng)按照物流配送計(jì)劃，及時(shí)安排訂單產(chǎn)品的包裝、運(yùn)輸和交付工作，確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)客戶手中。物流部門應(yīng)加強(qiáng)與客戶的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)反饋交貨信息，如交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等。（二）訂單跟蹤1.銷售部門負(fù)責(zé)訂單的跟蹤工作，及時(shí)了解訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。銷售部門應(yīng)定期與生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、物流部門等相關(guān)部門溝通，掌握訂單進(jìn)度和存在的問(wèn)題。2.銷售部門應(yīng)建立訂單跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄訂單的執(zhí)行情況，包括訂單編號(hào)、客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量情況、物流情況等信息。訂單跟蹤臺(tái)賬應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.如訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，銷售部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同制定解決方案，并跟蹤解決方案的執(zhí)行情況。如問(wèn)題涉及到客戶，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說(shuō)明情況，爭(zhēng)取客戶的理解和支持。4.銷售部門應(yīng)定期向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，如生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量情況、物流情況等，確?？蛻裟軌蚣皶r(shí)了解訂單狀態(tài)。如客戶對(duì)訂單執(zhí)行情況有疑問(wèn)或不滿意，銷售部門應(yīng)及時(shí)處理，解決客戶問(wèn)題，提高客戶滿意度。五、訂單驗(yàn)收與結(jié)算（一）訂單驗(yàn)收1.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量部門應(yīng)按照質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃對(duì)訂單產(chǎn)品進(jìn)行全面檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。質(zhì)量部門應(yīng)填寫(xiě)產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告，記錄產(chǎn)品檢驗(yàn)結(jié)果。2.產(chǎn)品檢驗(yàn)合格后，物流部門應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸至客戶指定地點(diǎn)，并通知客戶進(jìn)行驗(yàn)收。物流部門應(yīng)提供產(chǎn)品驗(yàn)收所需的相關(guān)資料，如產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品合格證等。3.客戶在收到產(chǎn)品后，應(yīng)按照合同要求對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。如客戶發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同要求不符，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門。銷售部門應(yīng)及時(shí)與質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門溝通，了解情況，協(xié)商解決方案。4.如產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題經(jīng)確認(rèn)屬于公司責(zé)任，公司應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如免費(fèi)更換產(chǎn)品、退貨、賠償損失等。公司應(yīng)及時(shí)處理客戶的投訴和索賠要求，確?？蛻魴?quán)益得到保障。（二）訂單結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在訂單產(chǎn)品驗(yàn)收合格后，按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期進(jìn)行訂單結(jié)算。財(cái)務(wù)部門應(yīng)核對(duì)訂單金額、發(fā)票金額、付款金額等信息，確保結(jié)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.財(cái)務(wù)部門在結(jié)算訂單時(shí)，應(yīng)開(kāi)具正式發(fā)票，并將發(fā)票及時(shí)傳遞給客戶。如客戶需要開(kāi)具增值稅專用發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家稅收法規(guī)的要求開(kāi)具。3.如客戶未按照合同約定及時(shí)付款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通，了解情況，并采取相應(yīng)的催款措施。如催款無(wú)效，公司可按照合同約定追究客戶的違約責(zé)任。六、訂單關(guān)閉（一）訂單關(guān)閉條件1.訂單產(chǎn)品已按照合同要求全部交付給客戶，且客戶已驗(yàn)收合格，無(wú)任何質(zhì)量問(wèn)題和糾紛。2.訂單款項(xiàng)已全部結(jié)清，無(wú)任何欠款和爭(zhēng)議。3.訂單執(zhí)行過(guò)程中涉及的所有文件和資料已整理歸檔，包括訂單合同、訂單評(píng)審表、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)合同、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、物流配送記錄等。（二）訂單關(guān)閉流程1.銷售部門在確認(rèn)訂單滿足關(guān)閉條件后，填寫(xiě)訂單關(guān)閉申請(qǐng)表，并提交給相關(guān)部門審核。訂單關(guān)閉申請(qǐng)表應(yīng)包括訂單編號(hào)、客戶名稱、訂單產(chǎn)品名稱、訂單數(shù)量、交付時(shí)間、驗(yàn)收情況、結(jié)算情況等信息。2.生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、物流部門等相關(guān)部門應(yīng)在收到訂單關(guān)閉申請(qǐng)表后，對(duì)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行審核，并在訂單關(guān)閉申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。如相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過(guò)程中存在問(wèn)題或未完成的工作，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通，協(xié)商解決后再進(jìn)行審核。3.財(cái)務(wù)部門在收到訂單關(guān)閉申請(qǐng)表后，對(duì)訂單款項(xiàng)結(jié)算情況進(jìn)行審核，并在訂單關(guān)閉申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。