檔案管理辦法直播一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)完整原則：檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理本公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理辦法并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本公司/組織的各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和評(píng)估，做好檔案的銷毀和移交工作。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.本公司/組織的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。7.本公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專門檔案。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，確保檔案的質(zhì)量。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制銷毀清冊(cè)。2.報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)公司/組織的各項(xiàng)工作為宗旨，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本公司/組織檔案，須出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對(duì)確因工作需要長(zhǎng)期使用的檔案，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件。（四）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。4.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或帶出檔案管理部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，確保檔案信息化管理工作的正常開(kāi)展。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，提高工作效率。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問(wèn)題。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本公司/組織各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案保管環(huán)境是否符合要求。3.檔案信息化管理工作是否正常開(kāi)展，數(shù)據(jù)是否安全。4.檔案利用工作是否規(guī)范，利用手續(xù)是否齊全。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的