樣品領(lǐng)取管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品領(lǐng)取流程，確保樣品領(lǐng)取的準確性、及時性和安全性，有效管理公司樣品資源，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務需要領(lǐng)取樣品的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保樣品領(lǐng)取活動合法合規(guī)。2.準確性原則：領(lǐng)取樣品的信息準確無誤，包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等，避免因信息錯誤導致工作失誤。3.安全性原則：保障樣品在領(lǐng)取、運輸及存儲過程中的安全，防止樣品損壞、丟失或變質(zhì)。4.責任明確原則：明確樣品領(lǐng)取過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任到人。二、樣品分類及管理職責（一）樣品分類1.常規(guī)樣品：指公司日常業(yè)務中經(jīng)常涉及的、具有代表性的樣品，數(shù)量相對較多，領(lǐng)取頻率較高。2.特殊樣品：包括價值較高、稀缺性強、對保存條件有特殊要求或涉及知識產(chǎn)權(quán)保護等方面的樣品。3.新品樣品：公司新研發(fā)或引進的產(chǎn)品樣品，用于市場推廣、客戶試用等。（二）管理職責1.樣品管理部門負責制定和完善樣品管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。建立樣品庫存臺賬，詳細記錄樣品的入庫、出庫、庫存數(shù)量、存放位置等信息，確保賬物相符。定期對樣品庫存進行盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存異常情況。負責樣品的存儲管理，根據(jù)樣品特性提供適宜的存儲環(huán)境，確保樣品質(zhì)量不受影響。2.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，提前提交樣品領(lǐng)取申請，明確領(lǐng)取樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等詳細信息。安排專人負責領(lǐng)取樣品，并確保領(lǐng)取人員了解樣品的特性及相關(guān)注意事項。在樣品使用完畢后，按照規(guī)定及時歸還或妥善處理樣品。3.審批部門根據(jù)公司規(guī)定和業(yè)務實際情況，對樣品領(lǐng)取申請進行審批，確保申請的合理性和必要性。對于特殊樣品或涉及重要業(yè)務的樣品領(lǐng)取申請，應進行重點審核，并提出明確的審批意見。三、樣品領(lǐng)取流程（一）申請1.需求部門填寫《樣品領(lǐng)取申請表》，詳細注明領(lǐng)取樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計歸還日期（如有）、用途等信息。2.申請表應由部門負責人簽字確認，確保申請內(nèi)容真實、準確，并對申請事項負責。3.將填寫完整的申請表提交至樣品管理部門。（二）審批1.樣品管理部門收到申請表后，首先對申請信息的完整性進行審核。如信息不完整，應及時通知需求部門補充完善。2.根據(jù)樣品的性質(zhì)和領(lǐng)取數(shù)量，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，將申請表提交相應的審批部門進行審批。對于常規(guī)樣品領(lǐng)取申請，由樣品管理部門負責人審批。對于特殊樣品或領(lǐng)取數(shù)量較大的樣品領(lǐng)取申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。對于涉及重要業(yè)務或重大項目的樣品領(lǐng)取申請，可能需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.審批部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，并在申請表上簽署審批意見。同意申請的，注明批準領(lǐng)取的樣品信息；不同意申請的，說明理由。（三）領(lǐng)取準備1.樣品管理部門根據(jù)審批通過的申請表，準備相應的樣品。對于庫存有足夠數(shù)量的樣品，直接進行分揀、包裝，確保樣品的完整性和質(zhì)量。對于庫存不足的樣品，及時通知相關(guān)部門進行調(diào)配或安排生產(chǎn)補充。2.在樣品包裝上粘貼明確的標識，注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取部門等信息，以便識別和追溯。（四）領(lǐng)取1.需求部門安排專人憑有效證件（如工作證等）到樣品管理部門領(lǐng)取樣品。2.領(lǐng)取人員與樣品管理人員共同核對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝等信息，確認無誤后在《樣品領(lǐng)取登記表》上簽字確認。3.樣品管理人員向領(lǐng)取人員提供樣品的相關(guān)資料，如產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢測報告等，并告知領(lǐng)取人員樣品的使用注意事項、存儲要求等。（五）歸還（如有需要）1.需求部門在樣品使用完畢后，應按照申請時預計的歸還日期及時歸還樣品。如需延期歸還，應提前向樣品管理部門提交書面申請，說明延期原因及預計歸還時間，經(jīng)批準后方可延期。2.歸還樣品時，領(lǐng)取人員應確保樣品的完整性和質(zhì)量，如有損壞或丟失，應照價賠償。3.樣品管理人員對歸還的樣品進行驗收，核對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息與領(lǐng)取記錄一致，且樣品無損壞、變質(zhì)等情況后，在《樣品領(lǐng)取登記表》上記錄歸還信息，并辦理相關(guān)手續(xù)。四、樣品存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.根據(jù)樣品的特性，提供適宜的存儲環(huán)境，包括溫度、濕度、光照、通風等條件。例如，對于某些易受潮的樣品，應存放在干燥通風的倉庫；對于對溫度敏感的樣品，需存放在恒溫庫中。2.定期對存儲環(huán)境進行監(jiān)測和記錄，確保環(huán)境條件符合樣品保存要求。如發(fā)現(xiàn)環(huán)境異常，應及時采取措施進行調(diào)整。（二）存儲方式1.按照樣品的類別、規(guī)格、批次等進行分類存放，便于查找和管理。2.對于特殊樣品或有特殊存儲要求的樣品，應采取專門的存儲方式，如密封保存、冷藏保存、專柜存放等。3.在樣品存儲區(qū)域設(shè)置明顯的標識牌，標明樣品的類別、名稱、規(guī)格等信息，以便快速識別。（三）庫存盤點1.定期對樣品庫存進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.在盤點過程中，詳細記錄樣品的實際庫存數(shù)量、存放位置、狀態(tài)等信息，并與庫存臺賬進行核對。3.如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應及時查明原因，屬于正常損耗或其他合理原因的，應按照規(guī)定進行賬務處理；屬于人為失誤或違規(guī)行為導致的，應追究相關(guān)人員的責任。五、樣品使用規(guī)范（一）使用目的明確需求部門領(lǐng)取樣品后，應嚴格按照申請時注明的用途使用樣品，不得擅自改變樣品用途。如因業(yè)務需要確需變更用途的，應重新提交申請并經(jīng)審批同意。（二）使用過程控制1.領(lǐng)取人員在使用樣品過程中，應嚴格遵守相關(guān)操作規(guī)程和安全規(guī)定，確保樣品使用安全。2.對于涉及技術(shù)機密或知識產(chǎn)權(quán)的樣品，領(lǐng)取人員應嚴格保密，不得泄露相關(guān)信息。未經(jīng)公司許可，不得將樣品提供給第三方使用或進行其他不當處理。3.如需對樣品進行測試、分析等操作，應在規(guī)定的場所進行，并做好相關(guān)記錄。記錄內(nèi)容應包括操作過程、測試結(jié)果、數(shù)據(jù)處理等信息，以便后續(xù)查閱和追溯。（三）使用后處理1.樣品使用完畢后，需求部門應按照規(guī)定及時歸還樣品。如樣品已無使用價值，應按照公司廢棄物處理規(guī)定進行妥善處理，不得隨意丟棄。2.對于使用過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料、數(shù)據(jù)等，需求部門應進行整理和歸檔，以便后續(xù)查閱和參考。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.樣品管理部門定期對樣品領(lǐng)取、存儲、使用等環(huán)節(jié)進行內(nèi)部檢查，確保各項管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括申請表填寫的完整性與準確性、審批流程的合規(guī)性、樣品庫存的準確性、樣品使用的規(guī)范性等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）審計監(jiān)督公司審計部門定期對樣品管理情況進行審計，審查樣品管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，樣品領(lǐng)取、使用、存儲等環(huán)節(jié)是否存在違規(guī)行為。審計部門根據(jù)審計結(jié)果提出審計建議，督促相關(guān)部門進行整改，確保公司樣品管理工作規(guī)范、有序。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定提交樣品領(lǐng)取申請或申請信息虛假的。2.未經(jīng)審批擅自領(lǐng)取樣品的。3.領(lǐng)取樣品后未按規(guī)定用途使用或擅自改變樣品用途的。4.未按規(guī)定歸還樣品或逾期未歸還且未辦理延期手續(xù)的。5.在樣品領(lǐng)取、使用、存儲過程中因保管不善導致樣品損壞、丟失或變質(zhì)的。6.泄露樣品涉及的技術(shù)機密或知識產(chǎn)權(quán)信息的。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責令其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，視情況給予相應的經(jīng)濟處罰，如扣除績效獎金、罰款等。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，應承擔相應的賠償責任。4.對于違反法律法規(guī)的行為，將依法追究其法律責任。八、附則（一