新品樣機管理辦法一、總則（一）目的為加強公司新品樣機的管理，確保新品樣機的正常使用、維護、流轉(zhuǎn)及安全，提高新品研發(fā)、測試、展示等工作的效率和質(zhì)量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有新品樣機的管理，包括但不限于研發(fā)部門用于新品研發(fā)測試的樣機、市場部門用于產(chǎn)品展示推廣的樣機以及其他相關部門因工作需要使用的樣機。（三）管理原則1.規(guī)范化原則：建立規(guī)范的新品樣機管理流程，確保各項操作有章可循。2.責任明確原則：明確各部門及人員在新品樣機管理中的職責，做到責任到人。3.安全第一原則：保障新品樣機的安全，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.高效利用原則：充分發(fā)揮新品樣機的作用，提高其使用效率，避免資源浪費。二、新品樣機的申購與審批（一）申購流程1.需求提出：各部門根據(jù)工作需要，填寫《新品樣機申購申請表》，詳細說明申購樣機的型號、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息。2.部門審核：部門負責人對申購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性，并簽字批準。3.提交審批：將審核通過的申購申請表提交至公司相關審批部門，如研發(fā)管理部門或財務部門等，進行進一步審批。4.審批決策：審批部門根據(jù)公司資源狀況、預算安排等因素進行審批，做出同意申購、不同意申購或修改申購內(nèi)容的決策。（二）審批權限1.一般申購：申購金額在[X]元以下的新品樣機，由部門負責人審批后即可執(zhí)行申購。2.較大金額申購：申購金額在[X]元至[X]元之間的新品樣機，需經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批。3.重大金額申購：申購金額超過[X]元的新品樣機，除部門負責人和分管領導審批外，還需總經(jīng)理審批。三、新品樣機的采購與驗收（一）采購1.采購執(zhí)行：經(jīng)審批同意申購后，由公司采購部門按照相關采購流程進行新品樣機的采購。采購人員應選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應商，確保所采購的樣機符合公司要求。2.合同簽訂：采購人員與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括樣機的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。（二）驗收1.驗收準備：在樣機到貨前，使用部門應做好驗收準備工作，包括安排熟悉樣機性能和技術要求的人員參與驗收，準備驗收所需的工具和場地等。2.初步驗收：樣機到貨后，采購人員通知使用部門進行初步驗收。使用部門按照采購合同和相關標準對樣機的數(shù)量、外觀、包裝等進行檢查，確保無損壞、無缺失。3.詳細驗收：初步驗收合格后，由使用部門組織相關技術人員對樣機的性能、功能等進行詳細測試和驗收。驗收人員應填寫《新品樣機驗收報告》，記錄驗收情況，包括驗收項目、驗收結果、存在問題及整改建議等。4.驗收結論：根據(jù)驗收報告，由驗收負責人簽署驗收結論。如驗收合格，樣機方可正式投入使用；如驗收不合格，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或更換樣機，直至驗收合格為止。四、新品樣機的使用與維護（一）使用管理1.使用登記：使用部門應建立《新品樣機使用登記表》，對每臺樣機的使用情況進行詳細登記，包括使用時間、使用人員、使用目的、使用地點等信息。2.專人負責：每臺新品樣機應指定專人負責使用和管理，使用人員應熟悉樣機的性能和操作方法，嚴格按照操作規(guī)程進行使用，確保安全和正常運行。3.使用限制：新品樣機僅限在公司內(nèi)部規(guī)定的范圍內(nèi)使用，未經(jīng)批準不得擅自外借、轉(zhuǎn)讓或挪作他用。如需在公司外部使用，必須經(jīng)過相關部門和領導的審批，并采取必要的安全保護措施。（二）維護管理1.定期維護：使用部門應根據(jù)樣機的使用情況和維護要求，制定定期維護計劃，對樣機進行清潔、保養(yǎng)、調(diào)試等維護工作，確保樣機始終處于良好的運行狀態(tài)。2.故障維修：當樣機出現(xiàn)故障時，使用人員應及時填寫《新品樣機故障維修申請表》，說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、可能原因等信息，并提交至公司維修部門。維修部門應及時安排維修人員進行維修，維修完成后填寫《新品樣機維修記錄》，記錄維修情況。3.維護記錄：建立完善的新品樣機維護記錄檔案，對每次維護和維修的情況進行詳細記錄，包括維護時間、維護內(nèi)容、維修人員、維修更換的零部件等信息，以便于跟蹤和查詢。五、新品樣機的流轉(zhuǎn)與調(diào)撥（一）流轉(zhuǎn)1.部門間流轉(zhuǎn)：因工作需要，新品樣機在公司內(nèi)部不同部門之間流轉(zhuǎn)時，轉(zhuǎn)出部門應填寫《新品樣機流轉(zhuǎn)申請表》，詳細說明流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)時間、接收部門等信息，并經(jīng)轉(zhuǎn)出部門負責人和接收部門負責人簽字確認后，報公司相關管理部門備案。2.流轉(zhuǎn)交接：轉(zhuǎn)出部門和接收部門應在流轉(zhuǎn)申請表批準后，辦理樣機的交接手續(xù)。交接雙方應共同對樣機的數(shù)量、外觀、性能等進行檢查，確保樣機完好無損，并填寫《新品樣機流轉(zhuǎn)交接清單》，雙方簽字確認。（二）調(diào)撥1.公司內(nèi)調(diào)撥：對于閑置或不再使用的新品樣機，由使用部門填寫《新品樣機調(diào)撥申請表》，說明調(diào)撥原因、調(diào)撥樣機的型號和數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人審核后，報公司相關管理部門審批。審批通過后，由管理部門統(tǒng)一安排調(diào)撥事宜。2.公司外調(diào)撥：如需將新品樣機調(diào)撥給公司外部單位，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，包括公司領導審批、相關部門審核等。調(diào)撥時應簽訂正式的調(diào)撥協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保樣機的安全和合理使用。六、新品樣機的盤點與清查（一）盤點計劃1.定期盤點：公司應定期對新品樣機進行盤點，原則上每季度進行一次全面盤點。盤點前，由公司資產(chǎn)管理部門制定詳細的盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等事項。2.臨時盤點：在特殊情況下，如公司發(fā)生重大資產(chǎn)變動、樣機出現(xiàn)丟失或損壞等情況時，應及時組織臨時盤點，以查明原因，明確責任。（二）盤點實施1.盤點準備：盤點人員在盤點前應熟悉盤點流程和要求，準備好盤點所需的工具和表格，如盤點清單、盤點記錄等。2.實物盤點：按照盤點計劃，對新品樣機進行逐一清點，核對樣機的數(shù)量、型號、存放地點等信息，確保賬實相符。3.盤點記錄：盤點人員應認真填寫《新品樣機盤點記錄》，記錄盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如樣機數(shù)量不符、損壞、丟失等情況，并及時報告給相關部門。（三）清查處理1.差異分析：對盤點結果進行分析，查找賬實差異的原因，如記錄錯誤、保管不善、使用不當?shù)取?.處理措施：根據(jù)差異原因，制定相應的處理措施，如調(diào)整賬目、追究責任、修復或補充樣機等。對于丟失或損壞的樣機，應查明責任，按照公司相關規(guī)定進行賠償處理。3.總結報告：盤點結束后，資產(chǎn)管理部門應撰寫盤點總結報告，匯報盤點情況、差異分析結果及處理措施等內(nèi)容，提交給公司領導和相關部門，作為公司資產(chǎn)管理決策的依據(jù)。七、新品樣機的報廢與處置（一）報廢條件1.使用年限到期：新品樣機達到規(guī)定的使用年限，且技術性能嚴重下降，無法滿足工作需要的。2.技術淘汰：因技術進步等原因，新品樣機已被新技術、新產(chǎn)品所替代，失去使用價值的。3.損壞無法修復：樣機因不可抗力或其他原因造成嚴重損壞，經(jīng)專業(yè)技術人員鑒定無法修復的。4.其他原因：因公司業(yè)務調(diào)整、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因，導致新品樣機不再使用且無其他用途的。（二）報廢申請1.申請?zhí)峤唬菏褂貌块T根據(jù)報廢條件，填寫《新品樣機報廢申請表》，詳細說明報廢原因、樣機型號、購置時間、使用情況等信息，并附上相關證明材料，如技術鑒定報告、損壞照片等，提交至公司資產(chǎn)管理部門。2.部門審核：資產(chǎn)管理部門對報廢申請進行審核，核實報廢原因和相關證明材料的真實性和完整性。審核通過后，報公司財務部門進行資產(chǎn)核銷審批。（三）報廢審批1.財務審核：財務部門根據(jù)公司財務制度和資產(chǎn)管理規(guī)定，對報廢申請進行財務審核，確認是否符合資產(chǎn)核銷條件。2.領導審批：經(jīng)財務部門審核通過后，報廢申請報公司領導審批。審批通過后，方可進行報廢處置。（四）處置方式1.報廢變賣：對于尚有一定使用價值或零部件可利用的報廢樣機，經(jīng)公司領導批準后，可進行報廢變賣處理。變賣所得收入應按照公司財務規(guī)定進行入賬管理。2.報廢銷毀：對于無使用價值且無法變賣的報廢樣機，應采取安全、環(huán)保的方式進行報廢銷毀，如粉碎、拆解等，確保不造成環(huán)境污染和信息泄露。3.處置記錄：建立報廢樣機處置記錄檔案，詳細記錄報廢樣機的型號、數(shù)量、處置方式、處置時間、處置收入等信息，以備審計和查詢。八、新品樣機的信息管理（一）檔案建立1.檔案內(nèi)容：為每臺新品樣機建立獨立的檔案，檔案內(nèi)容應包括樣機的申購審批文件、采購合同、驗收報告、使用登記表、維護記錄、流轉(zhuǎn)交接清單、盤點記錄、報廢申請表及處置記錄等相關資料。2.檔案保管：新品樣機檔案由公司資產(chǎn)管理部門負責保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案應按照規(guī)定的期限進行保存，以備查閱和審計。（二）信息更新1.實時更新：在新品樣機的使用、維護、流轉(zhuǎn)、盤點、報廢等過程中，相關部門應及時將最新信息錄入到檔案系統(tǒng)中，確保檔案信息的實時性和準確性。2.定期核對：資產(chǎn)管理部門應定期對新品樣機檔案信息進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時進行調(diào)整和糾正，保證檔案信息與實際情況相符。（三）信息查詢1.查詢權限：公司內(nèi)部人員因工作需要查詢新品樣機信息時，應按照公司規(guī)定的權限進行申請和查詢。未經(jīng)授權，不得擅自查詢他人的樣機信息。2.查詢用途：查詢新品樣機信息應僅限于工作需要，不得用于其他非工作目的。查詢?nèi)藛T應妥善保管查詢到的信息，不得泄露給無關人員。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司設立專門的資產(chǎn)管理監(jiān)督小組，定期對新品樣機的管理情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.審計監(jiān)督：公司審計部門定期對新品樣機的管理進行審計，檢查管理流程的合規(guī)性、資產(chǎn)的安全性和使用效益等情況，確保公司資產(chǎn)管理規(guī)范、有效。（二）違規(guī)處理1.警告與糾正：對于在新品樣機管理過程