文獻(xiàn)資源管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文獻(xiàn)資源的管理，提高文獻(xiàn)資源的利用效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及文獻(xiàn)資源的部門(mén)和個(gè)人，包括但不限于研發(fā)部門(mén)、市場(chǎng)部門(mén)、行政部門(mén)等。（三）定義1.文獻(xiàn)資源：指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成或獲取的各類(lèi)文件、資料、報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表、音像制品等，包括紙質(zhì)文獻(xiàn)和電子文獻(xiàn)。2.文獻(xiàn)資源管理：涵蓋文獻(xiàn)資源的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、保管和處置等全過(guò)程管理。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文獻(xiàn)資源管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全公司的文獻(xiàn)資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)和管理。2.分類(lèi)分級(jí)原則：按照文獻(xiàn)資源的內(nèi)容、性質(zhì)、來(lái)源等進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：確保文獻(xiàn)資源的安全，防止泄露、丟失和損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的文獻(xiàn)資源嚴(yán)格保密。4.高效利用原則：以提高文獻(xiàn)資源的利用效率為目標(biāo)，優(yōu)化管理流程，提供便捷的檢索和利用服務(wù)。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）文獻(xiàn)資源管理委員會(huì)1.組成：由公司高層管理人員、各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。2.職責(zé)：審議文獻(xiàn)資源管理的重大政策、規(guī)劃和制度。協(xié)調(diào)解決文獻(xiàn)資源管理中的重大問(wèn)題。監(jiān)督文獻(xiàn)資源管理工作的執(zhí)行情況。（二）文獻(xiàn)資源管理部門(mén)1.設(shè)置：根據(jù)公司規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文獻(xiàn)資源管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的管理人員。2.職責(zé)：制定和完善文獻(xiàn)資源管理制度和流程。負(fù)責(zé)文獻(xiàn)資源的日常收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用工作。建立和維護(hù)文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)標(biāo)識(shí)和管理。開(kāi)展文獻(xiàn)資源的統(tǒng)計(jì)分析和評(píng)估工作。組織文獻(xiàn)資源的培訓(xùn)和宣傳工作。負(fù)責(zé)文獻(xiàn)資源的安全保管和處置工作。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文獻(xiàn)資源的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并及時(shí)移交文獻(xiàn)資源管理部門(mén)。2.配合文獻(xiàn)資源管理部門(mén)開(kāi)展文獻(xiàn)資源的檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析等工作。3.遵守公司文獻(xiàn)資源管理的各項(xiàng)規(guī)定，保護(hù)本部門(mén)文獻(xiàn)資源的安全和保密。三、文獻(xiàn)資源的收集（一）收集范圍1.公司內(nèi)部產(chǎn)生的文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司外部獲取的與業(yè)務(wù)相關(guān)的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、市場(chǎng)調(diào)研資料、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、學(xué)術(shù)文獻(xiàn)等。3.員工個(gè)人在工作中形成的有價(jià)值的文獻(xiàn)資料，經(jīng)審核后可納入公司文獻(xiàn)資源。（二）收集渠道1.內(nèi)部渠道：各部門(mén)定期向文獻(xiàn)資源管理部門(mén)提交本部門(mén)產(chǎn)生的文獻(xiàn)資料。公司內(nèi)部信息系統(tǒng)自動(dòng)采集相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。員工主動(dòng)向文獻(xiàn)資源管理部門(mén)報(bào)送有價(jià)值的文獻(xiàn)資料。2.外部渠道：訂閱各類(lèi)行業(yè)期刊、報(bào)紙、雜志等。購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、文獻(xiàn)檢索平臺(tái)等。參加行業(yè)會(huì)議、研討會(huì)、培訓(xùn)等活動(dòng)獲取相關(guān)資料。與合作伙伴、供應(yīng)商、客戶(hù)等進(jìn)行資料交換。利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎、專(zhuān)業(yè)網(wǎng)站等收集公開(kāi)信息。（三）收集要求1.及時(shí)性：各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的文獻(xiàn)資料移交文獻(xiàn)資源管理部門(mén)，確保文獻(xiàn)資源的時(shí)效性。2.完整性：收集的文獻(xiàn)資料應(yīng)完整無(wú)缺，包括正文、附件、圖表等。3.準(zhǔn)確性：對(duì)收集的文獻(xiàn)資料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。4.規(guī)范性：文獻(xiàn)資料的格式、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)范要求。四、文獻(xiàn)資源的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照文獻(xiàn)資源的內(nèi)容性質(zhì)，分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、技術(shù)研發(fā)類(lèi)、市場(chǎng)銷(xiāo)售類(lèi)、財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)等。2.在每一大類(lèi)下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類(lèi)可分為公文管理、檔案管理、會(huì)議管理等。3.對(duì)于電子文獻(xiàn)，按照文件格式、存儲(chǔ)位置等進(jìn)行分類(lèi)管理。（二）編號(hào)規(guī)則1.為每一份文獻(xiàn)資源賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文獻(xiàn)資源的類(lèi)別、年份、順序等信息。2.編號(hào)格式示例：[類(lèi)別代碼][年份][順序號(hào)]，如XZGL2023001，表示行政管理類(lèi)2023年第1份文件。（三）著錄標(biāo)引1.對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行詳細(xì)的著錄，包括題名、作者、日期、來(lái)源、主題詞等信息。2.根據(jù)文獻(xiàn)資源的內(nèi)容，進(jìn)行主題標(biāo)引，以便于檢索和利用。（四）裝訂與編目1.對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.按照分類(lèi)順序進(jìn)行編目，編制文獻(xiàn)資源目錄，包括題名、編號(hào)、作者、日期、存放位置等信息。五、文獻(xiàn)資源的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)文獻(xiàn)：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，按照分類(lèi)順序存放紙質(zhì)文獻(xiàn)，并配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.電子文獻(xiàn)：采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)、云存儲(chǔ)等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，建立備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在18℃25℃，濕度控制在40%60%。2.電子文獻(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）存儲(chǔ)期限1.根據(jù)文獻(xiàn)資源的重要性和保存價(jià)值，確定不同的存儲(chǔ)期限。2.一般文獻(xiàn)資源的存儲(chǔ)期限為5年以上，重要文獻(xiàn)資源的存儲(chǔ)期限為10年以上，涉及公司機(jī)密的文獻(xiàn)資源應(yīng)長(zhǎng)期保存。六、文獻(xiàn)資源的檢索（一）檢索工具1.建立文獻(xiàn)資源檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)目錄檢索、電子數(shù)據(jù)庫(kù)檢索等。2.提供多種檢索途徑，如題名檢索、作者檢索、主題檢索、日期檢索等。（二）檢索流程1.用戶(hù)提出檢索需求，填寫(xiě)檢索申請(qǐng)表，明確檢索關(guān)鍵詞、檢索范圍等信息。2.文獻(xiàn)資源管理部門(mén)根據(jù)用戶(hù)需求進(jìn)行檢索，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供檢索結(jié)果。3.用戶(hù)對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行篩選和利用，如有需要，可進(jìn)一步查閱原始文獻(xiàn)。七、文獻(xiàn)資源的利用（一）利用權(quán)限1.根據(jù)文獻(xiàn)資源的保密級(jí)別和使用范圍，設(shè)定不同的利用權(quán)限。2.一般文獻(xiàn)資源，公司內(nèi)部員工均可查閱和利用；涉及公司機(jī)密的文獻(xiàn)資源，需經(jīng)授權(quán)方可查閱和使用。（二）利用方式1.提供文獻(xiàn)資源的借閱服務(wù)，借閱期限根據(jù)文獻(xiàn)資源的性質(zhì)和重要程度確定。2.允許員工在公司內(nèi)部查閱文獻(xiàn)資源，可通過(guò)電子檢索系統(tǒng)或到檔案室查閱紙質(zhì)文獻(xiàn)。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，為員工提供文獻(xiàn)資源的復(fù)印、掃描、下載等服務(wù)。（三）利用記錄1.對(duì)文獻(xiàn)資源的利用情況進(jìn)行記錄，包括借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、查閱人員、利用目的等信息。2.定期對(duì)利用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解文獻(xiàn)資源的利用頻率和需求情況，為文獻(xiàn)資源管理提供參考依據(jù)。八、文獻(xiàn)資源的保管（一）保管制度1.建立健全文獻(xiàn)資源保管制度，明確保管人員的職責(zé)和工作流程。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，確保文獻(xiàn)資源的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）安全防護(hù)1.加強(qiáng)對(duì)文獻(xiàn)資源存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。2.對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)和電子文獻(xiàn)采取必要的安全防護(hù)措施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防病毒等。（三）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的文獻(xiàn)資源，嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施。2.保管人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司機(jī)密信息。九、文獻(xiàn)資源的處置（一）處置原則1.根據(jù)文獻(xiàn)資源的存儲(chǔ)期限和實(shí)際價(jià)值，及時(shí)進(jìn)行處置，確保文獻(xiàn)資源的合理利用和有效管理。2.處置文獻(xiàn)資源應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、環(huán)保的原則。（二）處置方式1.銷(xiāo)毀：對(duì)于超過(guò)存儲(chǔ)期限且無(wú)保存價(jià)值的文獻(xiàn)資源，經(jīng)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保信息無(wú)法恢復(fù)。2.移交：對(duì)于具有歷史價(jià)值或需要移交給相關(guān)部門(mén)的文獻(xiàn)資源，按照規(guī)定進(jìn)行移交。3.捐贈(zèng)：對(duì)于一些具有公益價(jià)值的文獻(xiàn)資源，可考慮捐贈(zèng)給相關(guān)機(jī)構(gòu)或單位。（三）處置程序1.文獻(xiàn)資源管理部門(mén)提出處置申請(qǐng)，填寫(xiě)處置申請(qǐng)表，說(shuō)明處置原因、處置方式等信息。2.經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，按照處置程序進(jìn)行處置，并做好處置記錄。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文獻(xiàn)資源管理委員會(huì)定期對(duì)文獻(xiàn)資源管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度和流程的有效執(zhí)行。2.文獻(xiàn)資源管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的文獻(xiàn)資源管理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立文獻(xiàn)資源管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和相關(guān)人員的文獻(xiàn)資源管理