文明資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織文明資料的規(guī)范化管理，確保文明資料的完整性、準確性和可追溯性，充分發(fā)揮文明資料在公司/組織發(fā)展中的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內部各部門、各項目所涉及的文明資料管理工作。（三）定義1.文明資料：指與公司/組織文明建設相關的各類文件、記錄、數(shù)據、圖表、影像等資料，包括但不限于企業(yè)文化建設資料、精神文明創(chuàng)建資料、社會責任履行資料等。2.管理職責：明確各部門在文明資料管理中的職責，如資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱等。（四）基本原則1.真實性原則：文明資料應如實反映公司/組織文明建設的實際情況。2.完整性原則：確保文明資料涵蓋公司/組織文明建設的各個方面，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：資料的格式、內容、編號等應符合統(tǒng)一規(guī)范要求。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的文明資料，應嚴格保密，防止泄露。二、文明資料的分類與編號（一）分類1.企業(yè)文化類：包括企業(yè)價值觀、使命、愿景、企業(yè)精神、企業(yè)標識等相關資料。2.精神文明創(chuàng)建類：如文明單位創(chuàng)建資料、道德模范評選資料、志愿服務活動記錄等。3.社會責任類：涵蓋環(huán)境保護、公益慈善、員工權益保障等方面的資料。4.文化活動類：各類文化體育活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等。5.宣傳推廣類：公司/組織對外宣傳的資料，如宣傳冊、海報、新聞報道等。（二）編號為便于文明資料的管理和查找，對各類資料進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結構：采用“年份+類別代碼+順序號”的形式。2.年份：資料形成的年份，用四位數(shù)字表示。3.類別代碼：根據資料分類，用兩位字母表示，如“QW”表示企業(yè)文化類，“JM”表示精神文明創(chuàng)建類等。4.順序號：按照資料形成的先后順序，用三位數(shù)字表示。例如，2023年形成的企業(yè)文化類第5份資料，編號為“2023QW005”。三、文明資料的收集與整理（一）收集渠道1.各部門定期報送：各部門應指定專人負責收集本部門與文明建設相關的資料，并按照規(guī)定時間報送至文明資料管理部門。2.活動組織部門提交：各類文化活動、精神文明創(chuàng)建活動等的組織部門，在活動結束后及時將相關資料提交至管理部門。3.外部獲?。和ㄟ^參加行業(yè)會議、交流活動等途徑獲取的與公司/組織文明建設相關的資料，應及時整理歸檔。（二）收集要求1.資料齊全：確保收集到的文明資料涵蓋活動的各個環(huán)節(jié)，包括活動通知、策劃方案、實施過程記錄、總結報告等。2.內容準確：資料中的數(shù)據、事實等應準確無誤，避免虛假信息。3.格式規(guī)范：統(tǒng)一資料的格式，如文件的字體、字號、排版等應符合要求。（三）整理1.分類整理：按照文明資料的分類，對收集到的資料進行分類存放。2.資料篩選：對收集到的資料進行篩選，剔除重復、無效的資料。3.內容補充：對于不完整的資料，及時與相關部門或人員溝通，補充完善。四、文明資料的歸檔與保管（一）歸檔1.歸檔時間：文明資料應在形成后的[X]個工作日內歸檔。2.歸檔流程：資料整理完成后，由整理人員填寫《文明資料歸檔清單》，注明資料名稱、編號、形成時間、來源等信息，經部門負責人審核后，移交至文明資料管理部門進行歸檔。（二）保管1.保管方式：采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，電子檔案應存儲在服務器或移動存儲設備上，并進行定期備份。2.保管環(huán)境：檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的房間內，確保紙質檔案的安全保存。電子檔案應設置權限管理，防止數(shù)據丟失或被篡改。3.保管期限：根據文明資料的性質和重要程度，確定不同的保管期限。一般資料保管期限為[X]年，重要資料保管期限為[X]年。五、文明資料的查閱與借閱（一）查閱1.查閱權限：公司/組織內部人員因工作需要查閱文明資料的，應填寫《文明資料查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到文明資料管理部門查閱。2.查閱要求：查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。查閱過程中應愛護資料，不得在資料上涂改、標記。（二）借閱1.借閱權限：因特殊原因需要借閱文明資料的，應填寫《文明資料借閱申請表》，經所在部門負責人和文明資料管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人員應按時歸還所借資料，歸還時應確保資料完好無損。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，應及時報告并按照規(guī)定進行賠償。六、文明資料的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對涉及文明資料管理的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.環(huán)境管理：加強檔案室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，防止無關人員進入。3.資料處理：對涉及公司/組織機密的文明資料，應進行加密處理，并嚴格控制其傳播范圍。（二）安全管理1.防火防盜：檔案室應配備必要的消防器材，定期進行檢查維護。同時，加強防盜措施，確保資料安全。2.數(shù)據備份：定期對電子文明資料進行備份，防止數(shù)據丟失。備份數(shù)據應存儲在不同的介質上，并分別存放。3.應急處理：制定文明資料安全應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件時的應急處理措施，確保資料能夠及時得到保護和恢復。七、文明資料的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：對于保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的文明資料，可進行銷毀。2.資料失效：因公司/組織業(yè)務調整、政策變化等原因，導致部分文明資料失去效力的，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請：由文明資料管理部門提出銷毀申請，填寫《文明資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審核批準：申請經部門負責人審核后，報公司/組織主管領導批準。3.銷毀實施：批準后，由文明資料管理部門指定專人負責銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.監(jiān)督檢查