放行通知管理辦法一、總則（一）目的為加強公司放行通知的管理，規(guī)范放行通知的開具、審核、發(fā)放及存檔等流程，確保公司產(chǎn)品或服務(wù)在符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求的前提下順利放行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、交付以及相關(guān)服務(wù)過程中放行通知的管理活動。涵蓋公司各部門、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)以及與外部合作伙伴之間的產(chǎn)品或服務(wù)放行環(huán)節(jié)。（三）相關(guān)定義1.放行通知：指公司在產(chǎn)品或服務(wù)達到規(guī)定的質(zhì)量、安全、合規(guī)等要求后，由相關(guān)部門或人員開具的，允許產(chǎn)品出廠、交付客戶或進入下一流程環(huán)節(jié)的正式書面文件。2.放行責(zé)任人：負責(zé)對產(chǎn)品或服務(wù)進行全面檢查、評估，并決定是否開具放行通知的人員或部門。3.審核人：對放行通知進行審核，確保其符合相關(guān)規(guī)定和要求的人員。二、放行通知的開具（一）開具條件1.產(chǎn)品或服務(wù)已完成所有規(guī)定的生產(chǎn)工序、檢驗檢測項目，且各項指標(biāo)均符合公司內(nèi)部質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及法律法規(guī)要求。2.相關(guān)生產(chǎn)記錄、檢驗報告等文件資料齊全、真實、有效，能夠充分證明產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量狀況。3.對于涉及安全、環(huán)保等特殊要求的產(chǎn)品或服務(wù)，已通過相關(guān)專項檢查，滿足相應(yīng)的安全、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)。（二）開具流程1.生產(chǎn)部門：生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)部門操作人員對產(chǎn)品進行自檢，確認(rèn)產(chǎn)品外觀、性能等符合要求后，填寫產(chǎn)品生產(chǎn)記錄，記錄產(chǎn)品的生產(chǎn)批次、規(guī)格型號、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時間、質(zhì)量檢驗情況等詳細信息。2.質(zhì)量檢驗部門：質(zhì)量檢驗人員依據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，對產(chǎn)品進行全面檢驗。檢驗合格后，出具產(chǎn)品檢驗報告，明確產(chǎn)品各項檢驗指標(biāo)的結(jié)果。3.放行責(zé)任人：生產(chǎn)部門負責(zé)人或指定的放行責(zé)任人，在綜合考慮生產(chǎn)記錄和檢驗報告的基礎(chǔ)上，對產(chǎn)品或服務(wù)進行最終評估。確認(rèn)符合放行條件后，填寫放行通知申請表，詳細說明產(chǎn)品或服務(wù)的基本信息、放行理由、放行依據(jù)等內(nèi)容。4.審批：放行通知申請表提交至部門主管進行初步審核，部門主管審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況進行審批，如涉及重大產(chǎn)品或服務(wù)放行，可能需提交公司管理層會議討論決定。5.開具放行通知：經(jīng)審批同意后，由質(zhì)量檢驗部門或指定人員根據(jù)審批意見開具放行通知。放行通知應(yīng)包含產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、批次、數(shù)量、放行日期、放行依據(jù)、放行責(zé)任人等關(guān)鍵信息，并加蓋公司放行專用章。三、放行通知的審核（一）審核職責(zé)1.部門主管審核：部門主管負責(zé)對本部門提交的放行通知申請表進行初步審核。重點審核產(chǎn)品或服務(wù)的生產(chǎn)過程是否合規(guī)、檢驗數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、放行理由是否充分等內(nèi)容，確保放行申請符合本部門的工作流程和質(zhì)量要求。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：分管領(lǐng)導(dǎo)對放行通知進行全面審核，綜合考慮產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量狀況、市場需求、客戶要求以及公司整體利益等因素。審核內(nèi)容包括放行依據(jù)是否充分、放行對公司可能產(chǎn)生的影響等，確保放行決定符合公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和風(fēng)險管理要求。3.特殊情況審核：對于涉及新產(chǎn)品、新技術(shù)、新客戶或重大項目的放行通知，可能需組織跨部門會議進行聯(lián)合審核。相關(guān)部門如研發(fā)、銷售、質(zhì)量、法務(wù)等人員共同參與，從不同專業(yè)角度對放行通知進行審查，確保放行決策的科學(xué)性和全面性。（二）審核要點1.合規(guī)性審核：檢查產(chǎn)品或服務(wù)是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部制定的各項規(guī)章制度要求。重點關(guān)注產(chǎn)品的質(zhì)量安全、環(huán)保指標(biāo)、知識產(chǎn)權(quán)等方面的合規(guī)情況。2.質(zhì)量審核：核實檢驗報告的真實性和準(zhǔn)確性，檢查產(chǎn)品質(zhì)量是否穩(wěn)定可靠，是否存在潛在的質(zhì)量風(fēng)險。對于抽樣檢驗的產(chǎn)品，需確認(rèn)抽樣方法是否科學(xué)合理，樣本是否具有代表性。3.文件完整性審核：審查生產(chǎn)記錄、檢驗報告、放行通知申請表等相關(guān)文件資料是否齊全、規(guī)范，簽字蓋章是否完整。確保文件內(nèi)容能夠清晰追溯產(chǎn)品或服務(wù)的生產(chǎn)過程和質(zhì)量狀況。4.風(fēng)險評估審核：對放行產(chǎn)品或服務(wù)可能帶來的風(fēng)險進行評估，包括對公司聲譽、市場銷售、客戶滿意度等方面的影響。對于存在較高風(fēng)險的放行申請，需提出相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施或建議。（三）審核記錄審核人應(yīng)在放行通知申請表或?qū)ｉT的審核記錄表格上簽署審核意見，并注明審核日期。審核意見應(yīng)明確表示同意放行、不同意放行或需補充完善的內(nèi)容等。審核記錄作為放行通知管理檔案的重要組成部分，應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱和追溯。四、放行通知的發(fā)放（一）發(fā)放流程1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)：放行通知開具后，由質(zhì)量檢驗部門或指定人員按照公司內(nèi)部文件傳遞流程，將放行通知及時傳遞至相關(guān)部門。對于涉及產(chǎn)品交付的放行通知，應(yīng)確保物流部門、倉庫管理部門等能夠及時獲取信息。2.客戶交付：對于需交付給客戶的產(chǎn)品或服務(wù)，銷售部門根據(jù)放行通知和合同約定，安排產(chǎn)品發(fā)貨或服務(wù)提供。發(fā)貨前，倉庫管理人員核對放行通知與產(chǎn)品實物的一致性，確認(rèn)無誤后辦理出庫手續(xù)。同時，銷售部門應(yīng)將放行通知副本提供給客戶，作為產(chǎn)品質(zhì)量合格的證明文件。3.外部合作流轉(zhuǎn)：如果產(chǎn)品或服務(wù)涉及與外部合作伙伴的合作項目，如原材料供應(yīng)商、分包商等，放行通知應(yīng)按照合作協(xié)議的要求及時傳遞給對方。確保各方對產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量狀況有清晰的了解，以便順利開展后續(xù)合作。（二）發(fā)放記錄發(fā)放人員應(yīng)建立放行通知發(fā)放臺賬，詳細記錄放行通知的發(fā)放日期、接收部門或客戶名稱、發(fā)放份數(shù)、文件編號等信息。發(fā)放臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。同時，發(fā)放記錄應(yīng)作為放行通知管理的重要依據(jù)，用于跟蹤放行通知的流向和使用情況。五、放行通知的存檔（一）存檔要求1.放行通知原件及相關(guān)附件（如生產(chǎn)記錄、檢驗報告、放行通知申請表等）應(yīng)按照檔案管理的要求進行分類整理、編號裝訂，并妥善保存。2.存檔文件應(yīng)保持清晰、完整，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于電子文檔形式的存檔資料，應(yīng)進行備份存儲，并確保數(shù)據(jù)的安全性和可查閱性。3.存檔期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，一般情況下，放行通知及相關(guān)資料應(yīng)至少保存[X]年，以備后續(xù)質(zhì)量追溯、客戶投訴處理、內(nèi)部審核、外部審計等需要。（二）存檔管理1.公司設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負責(zé)放行通知的存檔工作。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案管理流程和相關(guān)規(guī)定，確保存檔文件的規(guī)范整理和妥善保管。2.建立檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和審批流程。因工作需要查閱放行通知檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)做好查閱記錄，確保檔案的安全和完整。3.定期對存檔的放行通知進行清查和盤點，檢查檔案的保存狀況和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)和補充，并查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司質(zhì)量管理部門負責(zé)對放行通知管理辦法的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查。定期對各部門放行通知的開具、審核、發(fā)放及存檔等環(huán)節(jié)進行抽查，確保放行通知管理工作符合規(guī)定要求。（二）檢查內(nèi)容1.放行通知的開具是否符合規(guī)定的條件和流程，相關(guān)文件資料是否齊全、真實、有效。2.審核工作是否認(rèn)真履行職責(zé)，審核要點是否落實到位，審核記錄是否完整。3.放行通知的發(fā)放是否及時、準(zhǔn)確，發(fā)放記錄是否完整可查。4.存檔管理是否規(guī)范，檔案資料是否妥善保存，查閱制度是否執(zhí)行嚴(yán)格。（三）問題整改對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報告，質(zhì)量管理部門進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對違反放行通知管理辦法的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理，追究責(zé)任人的責(zé)