會議記錄管理制度職責(zé)一、制度概述

會議記錄管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部各類會議的記錄、整理、歸檔和使用，確保會議信息的準(zhǔn)確性和完整性，提高會議效率和決策質(zhì)量。本制度明確了會議記錄管理的職責(zé)和流程，對參會人員、記錄員、負(fù)責(zé)人以及相關(guān)部門提出了具體要求。通過實(shí)施本制度，有助于加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，提高管理水平和決策效率。

二、職責(zé)劃分

1.參會人員：負(fù)責(zé)提供會議所需資料，積極參與討論，確保會議內(nèi)容清晰，并在會后根據(jù)會議記錄對個(gè)人工作進(jìn)行跟蹤和落實(shí)。

2.記錄員：負(fù)責(zé)會議的全程記錄，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、決策結(jié)果等，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

3.部門負(fù)責(zé)人：對會議記錄進(jìn)行審核，確保其符合公司規(guī)定和實(shí)際需求，并對記錄中的關(guān)鍵信息進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。

4.綜合管理部門：負(fù)責(zé)制定和修訂會議記錄管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，對違反制度的行為進(jìn)行處理，并定期對會議記錄進(jìn)行歸檔和備份。

5.信息管理部門：負(fù)責(zé)會議記錄的數(shù)字化管理，確保電子文檔的安全性和可追溯性，同時(shí)提供必要的查詢和打印服務(wù)。

6.人力資源部門：負(fù)責(zé)對記錄員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其記錄能力和工作效率，并對記錄員的工作進(jìn)行評估和考核。

三、記錄內(nèi)容要求

會議記錄應(yīng)包含以下基本內(nèi)容：

1.會議基本信息：包括會議名稱、召開時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄員及參會人員名單。

2.會議議程：詳細(xì)列出會議討論的主題、順序和預(yù)計(jì)用時(shí)。

3.發(fā)言要點(diǎn)：記錄每位發(fā)言人的主要觀點(diǎn)、意見和建議，以及發(fā)言時(shí)間。

4.決策結(jié)果：記錄會議形成的決議、行動計(jì)劃和責(zé)任分配。

5.會議總結(jié)：主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議重點(diǎn)和后續(xù)工作要求。

6.現(xiàn)場圖片或視頻：如有需要，可附上會議現(xiàn)場的照片或視頻資料，以備后續(xù)查閱。

7.附件材料：記錄會議中涉及的相關(guān)文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)等附件材料。

8.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，記錄員應(yīng)整理會議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保會議記錄能夠全面反映會議情況和決策過程。

四、記錄格式與規(guī)范

會議記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，具體要求如下：

1.文檔標(biāo)題：明確標(biāo)注會議名稱、記錄日期和版本號。

2.封面信息：包括公司標(biāo)志、會議記錄文檔名稱、會議基本信息等。

3.記錄正文：

-每頁頂端正中放置頁碼。

-記錄時(shí)間以24小時(shí)制表示，精確到分鐘。

-使用標(biāo)準(zhǔn)字體和字號，確保文字清晰易讀。

-記錄內(nèi)容分項(xiàng)列出，每項(xiàng)記錄前應(yīng)有編號或符號。

-對于重要決策或敏感信息，可使用括號標(biāo)注或加密處理。

4.頁尾備注：如有需要，可在每頁底部添加備注欄，供記錄員或參會人員填寫補(bǔ)充信息。

5.頁眉頁腳：頁眉可包含公司名稱、會議記錄標(biāo)識等信息；頁腳可包含記錄員姓名、記錄日期等。

6.格式調(diào)整：如遇特殊情況，可適當(dāng)調(diào)整格式，但需確保內(nèi)容的可讀性和一致性。

7.電子版要求：電子版會議記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的模板，確保格式規(guī)范，便于存儲和查閱。

確保記錄格式規(guī)范，有助于提高會議記錄的質(zhì)量，方便后續(xù)管理和使用。

五、記錄審核與確認(rèn)

會議記錄完成后，需經(jīng)過以下審核與確認(rèn)流程：

1.記錄員自審：記錄員應(yīng)在會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會議記錄的初稿，并進(jìn)行自我檢查，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

2.主持人審核：主持人應(yīng)在收到記錄初稿后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行審核，確認(rèn)記錄是否準(zhǔn)確反映了會議內(nèi)容和決策結(jié)果。

3.部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到審核后的記錄后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)與記錄員或主持人溝通。

4.簽字確認(rèn)：經(jīng)主持人審核和部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)無誤后，由主持人或部門負(fù)責(zé)人在會議記錄上簽字，表示認(rèn)可。

5.歸檔備案：簽字確認(rèn)后的會議記錄應(yīng)立即歸檔，并存放在指定的檔案柜或電子文檔系統(tǒng)中，確保記錄的安全性和可追溯性。

6.異議處理：如記錄中出現(xiàn)重大錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)立即進(jìn)行更正，并重新進(jìn)行審核和確認(rèn)流程。

7.定期檢查：綜合管理部門應(yīng)定期對會議記錄的審核和確認(rèn)情況進(jìn)行檢查，確保制度執(zhí)行的有效性。

六、記錄使用與保管

1.使用權(quán)限：會議記錄僅限于公司內(nèi)部使用，未經(jīng)授權(quán)不得對外泄露。

2.查閱申請：需查閱會議記錄的人員應(yīng)向相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提出申請，說明查閱目的和用途。

3.查閱流程：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，查閱人員方可查閱會議記錄，并應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

4.保密措施：對于涉及公司機(jī)密或個(gè)人隱私的會議記錄，應(yīng)采取加密或脫密處理，確保信息安全。

5.保管期限：會議記錄的保管期限根據(jù)公司規(guī)定和檔案管理要求確定，一般不少于5年。

6.保管方式：

-紙質(zhì)記錄：應(yīng)存放在防火、防盜、防潮、防蟲的檔案柜中，定期進(jìn)行清理和維護(hù)。

-電子記錄：應(yīng)存儲在安全的電子文檔系統(tǒng)中，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

7.轉(zhuǎn)移與銷毀：如需將會議記錄轉(zhuǎn)移至其他部門或銷毀過時(shí)記錄，需按照公司檔案管理規(guī)定辦理手續(xù)，并確保操作合法合規(guī)。

8.監(jiān)督與責(zé)任：綜合管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督會議記錄的使用與保管情況，對違反規(guī)定的行為進(jìn)行責(zé)任追究。

七、違規(guī)處理與責(zé)任追究

1.違規(guī)行為：任何違反會議記錄管理制度的行為，包括但不限于未經(jīng)授權(quán)泄露會議內(nèi)容、故意篡改記錄、不按規(guī)定保管記錄等。

2.責(zé)任追究：對違反會議記錄管理制度的行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，采取以下措施：

-警告：對輕微違規(guī)行為，給予口頭或書面警告。

-糾正：要求違規(guī)者立即糾正錯(cuò)誤，并采取補(bǔ)救措施。

-懲處：對情節(jié)嚴(yán)重或?qū)医滩桓牡倪`規(guī)行為，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如降職、扣薪等。

3.保密責(zé)任：對于泄露會議記錄涉及公司機(jī)密或個(gè)人隱私的，除追究直接責(zé)任人的責(zé)任外，相關(guān)責(zé)任人也將承擔(dān)連帶責(zé)任。

4.檔案責(zé)任：對檔案管理人員未履行保管職責(zé)，導(dǎo)致會議記錄遺失或損壞的，應(yīng)追究其直接責(zé)任。

5.審計(jì)與調(diào)查：公司審計(jì)部門或內(nèi)部調(diào)查機(jī)構(gòu)有權(quán)對會議記錄管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)和調(diào)查，確保制度的有效實(shí)施。

6.教育培訓(xùn)：公司應(yīng)定期對員工進(jìn)行會議記錄管理制度的培訓(xùn)，提高員工的法制意識和責(zé)任感。

7.公正處理：對于違規(guī)行為的處理，應(yīng)遵循公平、公正的原則，確保處理結(jié)果合理合法。

八、持續(xù)改進(jìn)與監(jiān)督

1.定期評估：公司應(yīng)定期對會議記錄管理制度進(jìn)行評估，以檢查制度的實(shí)施效果和適用性。

2.收集反饋：通過員工調(diào)查、工作坊或定期會議等形式，收集員工對會議記錄管理制度的反饋和建議。

3.制度更新：根據(jù)評估結(jié)果和收集到的反饋，及時(shí)更新和完善會議記錄管理制度，確保其與時(shí)俱進(jìn)。

4.培訓(xùn)與溝通：通過培訓(xùn)和溝通活動，確保所有員工都了解最新的會議記錄管理制度，并掌握正確執(zhí)行的方法。

5.監(jiān)督執(zhí)行：設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或由綜合管理部門負(fù)責(zé)，監(jiān)督會議記錄管理制度的執(zhí)行情況。

6.內(nèi)部審計(jì)：內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對會議記錄管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，確保各項(xiàng)流程得到有效執(zhí)行。

7.成效考核：將會議記錄管理納入員工績效考核體系，鼓勵(lì)員工遵守制度，提高工作效率。

8.案例研究：通過對典型案例的研究和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為改進(jìn)會議記錄管理制度提供參考。

九、附則

1.本制度適用于公司內(nèi)部所有會議，包括但不限于部門會議、管理層會議、項(xiàng)目會議等。

2.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

3.本制度的解釋權(quán)歸公司綜合管理部門所有。

4.本制度如有未盡事宜，由綜合管理部門負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。

5.本制度如有修改，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，以修訂版為準(zhǔn)，原版自動失效。

6.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，如有違反，將按照相關(guān)條款進(jìn)行處罰。

7.本制度發(fā)布后，所有員工均有權(quán)獲得一份制度副本，以便了解和遵守。

8.公司各部門應(yīng)將本制度納入日常管理工作中，確保制度的有效執(zhí)行。

9.本制度執(zhí)行過程中如遇問題，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門反映，以便及