大宗采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司大宗采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司、分公司涉及的大宗物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公開、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，不偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)資金的使用效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)方與供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)大宗采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購(gòu)決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議大宗采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)方式等重大事項(xiàng)。2.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題進(jìn)行決策，如供應(yīng)商的選定、合同的簽訂等。3.監(jiān)督采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行情況，確保采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部門，作為采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。采購(gòu)部門的職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購(gòu)時(shí)間等。2.組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)文件的編制與發(fā)放、采購(gòu)談判、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的進(jìn)度跟蹤與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與管理，定期更新供應(yīng)商信息。5.配合相關(guān)部門進(jìn)行采購(gòu)物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等要求，并參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)談判、驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付，參與采購(gòu)合同的審核，確保采購(gòu)資金的合理使用。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況等，防止違規(guī)行為的發(fā)生。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)計(jì)劃的編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度安排等，提前向采購(gòu)部門提交采購(gòu)需求申請(qǐng)。采購(gòu)需求申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等。2.采購(gòu)部門收到采購(gòu)需求申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，編制年度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃。年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確全年采購(gòu)項(xiàng)目的總體安排，月度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際需求，細(xì)化當(dāng)月采購(gòu)項(xiàng)目的具體內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審議通過(guò)后實(shí)施。在執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整等原因需要變更采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)按原審批程序進(jìn)行審批。（二）采購(gòu)預(yù)算的編制與執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的采購(gòu)金額、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)后執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況，對(duì)超預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審核，確需超預(yù)算的，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，確保采購(gòu)預(yù)算的合理使用。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇與評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。供應(yīng)商信息庫(kù)應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和實(shí)地考察。資格審查應(yīng)包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證書。實(shí)地考察應(yīng)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員素質(zhì)等情況。3.采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商選擇和管理的重要依據(jù)。（二）供應(yīng)商的分類管理1.根據(jù)供應(yīng)商的綜合評(píng)價(jià)結(jié)果，采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。供應(yīng)商分為A、B、C三類，A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為不合格供應(yīng)商。2.對(duì)于A類供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，并在采購(gòu)價(jià)格、付款方式等方面給予一定的優(yōu)惠政策。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)與A類供應(yīng)商的溝通與合作，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。3.對(duì)于B類供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，督促其改進(jìn)不足之處，提高供應(yīng)質(zhì)量和服務(wù)水平。如B類供應(yīng)商的表現(xiàn)持續(xù)不佳，應(yīng)將其降為C類供應(yīng)商。4.對(duì)于C類供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)暫停與其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，應(yīng)將其從供應(yīng)商信息庫(kù)中刪除。（三）供應(yīng)商的考核與激勵(lì)1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核制度，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核。考核結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給供應(yīng)商，并作為供應(yīng)商分類管理、合作關(guān)系調(diào)整的重要依據(jù)。2.對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、延長(zhǎng)付款期限、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)采取相應(yīng)的懲罰措施，如減少采購(gòu)份額、縮短付款期限、暫停合作等。3.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商座談會(huì)，聽取供應(yīng)商的意見和建議，共同解決合作過(guò)程中存在的問(wèn)題，不斷提高供應(yīng)商的滿意度。五、采購(gòu)方式與程序（一）采購(gòu)方式1.公開招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。公開招標(biāo)應(yīng)通過(guò)國(guó)家指定的招標(biāo)媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、供應(yīng)商數(shù)量有限的采購(gòu)項(xiàng)目。邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。競(jìng)爭(zhēng)性談判應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。4.單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。單一來(lái)源采購(gòu)應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。5.詢價(jià)：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。詢價(jià)應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其一次報(bào)出不得更改的價(jià)格。（二）采購(gòu)程序1.采購(gòu)申請(qǐng)：各需求部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購(gòu)原因等，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.采購(gòu)審批：采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、金額等，進(jìn)行審批。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)申請(qǐng)表還應(yīng)報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審議通過(guò)。3.采購(gòu)文件編制：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，編制采購(gòu)文件。采購(gòu)文件應(yīng)包括采購(gòu)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)通知書等。采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格要求、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)文件的要求，選擇供應(yīng)商。對(duì)于公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書，組織供應(yīng)商報(bào)名、資格審查、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)等工作。對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織談判小組、協(xié)商小組、詢價(jià)小組等，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、協(xié)商、詢價(jià)等工作。5.合同簽訂：采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商選擇結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門審核后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。6.采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)合同的執(zhí)行，跟蹤采購(gòu)項(xiàng)目的進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)辦理結(jié)算手續(xù)，支付采購(gòu)款項(xiàng)。六、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括合同編號(hào)、簽訂日期、采購(gòu)項(xiàng)目名稱、采購(gòu)物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草案報(bào)財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核合同的付款方式、付款期限等條款是否符合公司財(cái)務(wù)制度的要求。審計(jì)部門應(yīng)審核合同的簽訂程序、條款內(nèi)容等是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。3.采購(gòu)合同經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分送相關(guān)部門存檔。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，組織供應(yīng)商履行合同義務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，交付采購(gòu)物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目。2.在合同執(zhí)行過(guò)程中，如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行或部分無(wú)法履行的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，減少公司損失。如協(xié)商不成，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，確保采購(gòu)合同的順利履行。（三）合同變更與解除1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整等原因需要變更合同內(nèi)容的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時(shí)間等，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е虏少?gòu)合同無(wú)法履行或部分無(wú)法履行的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間等，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。3.采購(gòu)合同變更或解除后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等，并辦理相應(yīng)的財(cái)務(wù)結(jié)算和檔案變更手續(xù)。七、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用效益等。審計(jì)部門應(yīng)建立健全審計(jì)監(jiān)督制度，明確審計(jì)監(jiān)督的內(nèi)容、方法、程序等。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立健全內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理和監(jiān)督。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)程序和相關(guān)規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。3.公司其他部門應(yīng)積極配合審計(jì)部門的工作，提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助審計(jì)部門開展采購(gòu)