實體印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司實體印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管、廢止等行為，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構、子公司的實體印章管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.審慎負責原則：印章管理人員應認真履行職責，確保印章使用的安全性和準確性。3.分級管理原則：根據(jù)印章的重要性和使用范圍，實行分級管理。4.留痕追溯原則：印章使用過程應進行詳細記錄，以便查詢和追溯。二、印章的種類及定義（一）公司公章公司公章是公司對外行使權力的重要標志，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定文件或事項的簽署，代表公司法定代表人的意志。（三）財務專用章財務專用章用于公司財務結算、票據(jù)開具等與財務相關的業(yè)務。（四）合同專用章合同專用章專門用于公司各類合同的簽訂。（五）部門章部門章由各部門根據(jù)工作需要自行刻制，用于本部門內部文件、通知等的發(fā)布。三、印章的刻制（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。（二）刻制審批公司分管領導根據(jù)申請情況進行審批，對于涉及重要業(yè)務或關鍵崗位的印章，需經公司法定代表人批準。（三）刻制辦理1.經審批同意后，由公司行政部門統(tǒng)一到公安機關指定的刻章單位進行刻制。2.刻章單位應具備合法資質，并按照公安機關的要求和公司提供的樣式進行刻制。3.印章刻制完成后，行政部門應及時將印章取回，并進行登記備案。四、印章的領取與發(fā)放（一）領取流程1.印章刻制完成后，行政部門通知印章使用部門或個人前來領取。2.領取人需攜帶有效身份證件，并在《印章領取登記表》上簽字確認。（二）發(fā)放要求1.行政部門應建立印章發(fā)放臺賬，記錄印章的領取時間、領取人、印章名稱等信息。2.對于重要印章，如公司公章、法定代表人章等，應實行雙人領取制度，確保印章領取的安全性。五、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項。2.法定代表人章：用于特定文件或事項的簽署，代表公司法定代表人的意志。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)開具等與財務相關的業(yè)務。4.合同專用章：專門用于公司各類合同的簽訂。5.部門章：用于本部門內部文件、通知等的發(fā)布。（二）使用審批1.印章使用前，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字后，根據(jù)用印事項的重要程度，報公司分管領導或法定代表人審批。3.對于涉及重大決策、重要合同等事項的用印，需經公司領導班子集體研究決定。（三）使用登記1.印章管理人員應建立印章使用登記臺賬，詳細記錄印章使用的日期、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、審批人等信息。2.每次用印后，印章管理人員應在《印章使用登記表》上加蓋印章使用章，并由用印人簽字確認。（四）使用規(guī)范1.印章使用應在公司內部進行，嚴禁將印章攜帶外出使用。如因特殊情況確需外出用印的，需經公司分管領導批準，并安排專人陪同。2.印章應使用紅色印油，確保印章清晰、完整。3.用印文件應符合公司規(guī)定的格式和內容要求，不得擅自修改或添加內容。4.印章使用后，應及時將印章歸還印章管理人員，并妥善保管用印文件。六、印章的保管（一）保管人員1.公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等重要印章，應由公司行政部門指定專人保管。2.部門章由各部門指定專人保管。（二）保管要求1.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全。印章應存放在保險柜或其他安全可靠的地方，鑰匙由保管人員專人負責保管。2.印章保管人員不得擅自將印章轉借他人使用，不得在空白紙張或文件上加蓋印章。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應及時報告公司領導，并采取相應措施。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章的，應填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息。2.交接時，應由公司行政部門或相關負責人進行監(jiān)交，確保印章交接的準確性和完整性。3.交接完成后，交接雙方應在《印章交接登記表》上簽字確認。七、印章的廢止（一）廢止原因1.因公司機構調整、業(yè)務變更等原因，印章不再使用。2.印章?lián)p壞、丟失等無法正常使用。（二）廢止審批印章廢止需經公司分管領導審批，對于重要印章的廢止，需經公司法定代表人批準。（三）廢止處理1.印章廢止后，保管人員應及時將印章交回公司行政部門。2.行政部門應對廢止印章進行登記備案，并按照規(guī)定進行銷毀。3.印章銷毀應采用適當?shù)姆绞?，確保印章信息無法恢復。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并記錄銷毀時間、地點、銷毀方式等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對印章的管理和使用情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.印章的刻制、領取、發(fā)放、使用、保管、廢止等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.印章使用登記臺賬是否完整、準確。3.印章保管是否安全，有無擅自轉借、丟失等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：公司行政部門定期對印章管理情況進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.不定期抽查：公司行政部門不定期對印章使用情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（四）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對于因印章管理不善給公司造成損失的，公司將追究相關人員的責任，并要求其承擔相應的賠償責任。3.構成違法犯罪的，將依法移送