動(dòng)遷檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)動(dòng)遷檔案的科學(xué)管理，確保動(dòng)遷檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮動(dòng)遷檔案在動(dòng)遷工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在動(dòng)遷工作中形成的各類檔案的管理，包括動(dòng)遷項(xiàng)目規(guī)劃、動(dòng)遷協(xié)議簽訂、房屋拆除、安置補(bǔ)償?shù)热^(guò)程產(chǎn)生的文件、資料、圖表、聲像等檔案材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：動(dòng)遷檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映動(dòng)遷工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集動(dòng)遷工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理規(guī)定，制定和完善動(dòng)遷檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)動(dòng)遷檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)各部門形成的動(dòng)遷檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保檔案質(zhì)量。4.定期對(duì)動(dòng)遷檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在動(dòng)遷工作中形成檔案材料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、查閱等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的真實(shí)、完整和安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.動(dòng)遷項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可證、土地使用證等。2.動(dòng)遷公告、動(dòng)遷方案、動(dòng)遷補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件。3.動(dòng)遷戶基本信息資料，如身份證、戶口本、房屋產(chǎn)權(quán)證明等。4.動(dòng)遷協(xié)議，包括房屋拆遷補(bǔ)償協(xié)議、安置協(xié)議等。5.房屋丈量、評(píng)估資料，如丈量記錄、評(píng)估報(bào)告等。6.動(dòng)遷過(guò)程中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作匯報(bào)等。7.動(dòng)遷工作中的照片、錄像、錄音等聲像資料。8.其他與動(dòng)遷工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在動(dòng)遷工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門形成的檔案材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息，并進(jìn)行分類整理。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)遷檔案按照項(xiàng)目分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按照文件材料的性質(zhì)分為綜合類、動(dòng)遷戶資料類、協(xié)議類、丈量評(píng)估類、聲像類等類別。（二）整理方法1.綜合類：按照文件形成時(shí)間順序排列，編目編號(hào)。2.動(dòng)遷戶資料類：以動(dòng)遷戶為單位，將其身份證、戶口本、房屋產(chǎn)權(quán)證明等資料集中整理，編戶號(hào)。3.協(xié)議類：按照協(xié)議簽訂時(shí)間順序排列，編協(xié)議號(hào)。4.丈量評(píng)估類：按照房屋編號(hào)順序排列，編丈量評(píng)估編號(hào)。5.聲像類：按照內(nèi)容分類，編聲像編號(hào)。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。2.檔號(hào)應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則編制，確保唯一性和系統(tǒng)性。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。4.日期應(yīng)填寫文件形成的具體日期。5.頁(yè)數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)檔案的實(shí)際頁(yè)數(shù)。6.保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在檔案整理完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.檔案移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后在移交清單上簽字蓋章，一份留存，一份退還移交部門。六、檔案保管（一）保管期限動(dòng)遷檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：動(dòng)遷項(xiàng)目的重要文件、協(xié)議、涉及重大權(quán)益的資料等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：動(dòng)遷項(xiàng)目的一般性文件、資料，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：動(dòng)遷過(guò)程中的臨時(shí)性文件、資料，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，上架排列，便于查找和管理。3.建立檔案電子目錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，方便檔案的檢索和利用。（三）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況進(jìn)行記錄，并存檔備查。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱動(dòng)遷檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱動(dòng)遷檔案。3.動(dòng)遷戶因自身權(quán)益需要查閱與其相關(guān)的動(dòng)遷檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和工作證，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.動(dòng)遷戶查閱檔案，應(yīng)攜帶本人身份證，經(jīng)檔案管理部門核實(shí)身份后查閱。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.需要復(fù)印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)動(dòng)遷檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定是否繼續(xù)保存。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的檔號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批