衛(wèi)生檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織衛(wèi)生檔案的規(guī)范化管理，有效收集、整理、保管和利用衛(wèi)生檔案信息，保障公司/組織衛(wèi)生工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在衛(wèi)生管理活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：衛(wèi)生檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織衛(wèi)生工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集與衛(wèi)生管理相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案內(nèi)容的完整性，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編目等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查詢和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保衛(wèi)生檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、衛(wèi)生檔案的分類與編號（一）分類1.衛(wèi)生管理制度類：包括公司/組織制定的各項(xiàng)衛(wèi)生管理規(guī)章制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。2.環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測類：涵蓋辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、公共區(qū)域等環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測報告、檢測記錄等。3.人員健康管理類：員工健康體檢報告、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、疫苗接種記錄等。4.食品衛(wèi)生管理類：食品采購索證資料、食品加工過程記錄、食品檢驗(yàn)報告等（如涉及食品生產(chǎn)經(jīng)營活動）。5.飲用水衛(wèi)生管理類：飲用水水源檢測報告、水質(zhì)檢驗(yàn)記錄、供水設(shè)施維護(hù)記錄等（如涉及飲用水供應(yīng)）。6.醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)類：公司/組織內(nèi)部醫(yī)務(wù)室（如有）的診療記錄、藥品采購與使用記錄等。7.其他衛(wèi)生相關(guān)類：如衛(wèi)生宣傳資料、衛(wèi)生培訓(xùn)記錄、衛(wèi)生活動照片及影像資料等。（二）編號1.衛(wèi)生檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。例如，2023年的環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測類檔案，編號為2023HJJC001。2.類別代碼按照上述分類分別設(shè)定，如衛(wèi)生管理制度類為GLZD，環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測類為HJJC，人員健康管理類為RYJK等。三、衛(wèi)生檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案資料的收集工作，確保各類檔案及時、完整地收集到檔案管理部門。2.收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、影像資料等各種形式的衛(wèi)生相關(guān)資料。3.對于外部接收的衛(wèi)生檔案資料，如政府部門的檢查報告、合作單位提供的衛(wèi)生數(shù)據(jù)等，應(yīng)及時登記并納入檔案管理體系。（二）整理1.檔案管理人員收到收集的衛(wèi)生檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序，去除重復(fù)、無效的文件，并進(jìn)行裝訂。3.對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對應(yīng)一致。4.照片和影像資料應(yīng)進(jìn)行編號、標(biāo)注日期和內(nèi)容說明，并與相關(guān)文字檔案建立關(guān)聯(lián)。四、衛(wèi)生檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的衛(wèi)生檔案庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，以保護(hù)檔案的質(zhì)量。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲在多種存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的衛(wèi)生檔案資料，如涉及重大衛(wèi)生事件的檔案，應(yīng)進(jìn)行專柜保管，并采取加密等安全措施。（三）保管期限1.衛(wèi)生管理制度類檔案長期保存。2.環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測類檔案保存期限不少于[X]年。3.人員健康管理類檔案保存期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為員工離職后[X]年。4.食品衛(wèi)生管理類檔案（如涉及食品生產(chǎn)經(jīng)營活動）保存期限不少于食品保質(zhì)期后[X]年。5.飲用水衛(wèi)生管理類檔案（如涉及飲用水供應(yīng)）保存期限不少于[X]年。6.醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)類檔案（如有）保存期限按照相關(guān)醫(yī)療法規(guī)執(zhí)行。7.其他衛(wèi)生相關(guān)類檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限，但一般不少于[X]年。（四）檔案清查1.定期對衛(wèi)生檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息變更等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或更正，并記錄相關(guān)情況。五、衛(wèi)生檔案的利用（一）利用原則1.衛(wèi)生檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。（二）查閱與借閱1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生檔案，應(yīng)填寫《衛(wèi)生檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時間，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱衛(wèi)生檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，不得將檔案帶出檔案庫房。3.借閱衛(wèi)生檔案應(yīng)填寫《衛(wèi)生檔案借閱申請表》，注明借閱期限和歸還日期，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制衛(wèi)生檔案，應(yīng)填寫《衛(wèi)生檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期和出處。六、衛(wèi)生檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的衛(wèi)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案的電子化存儲、檢索、利用和統(tǒng)計分析，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠方便快捷地錄入各類衛(wèi)生檔案信息，包括文字、圖片、影像等，并進(jìn)行分類、編號和關(guān)聯(lián)。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、類別、時間等進(jìn)行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，并進(jìn)行提醒和統(tǒng)計。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。5.統(tǒng)計分析功能：對衛(wèi)生檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為公司/組織衛(wèi)生管理決策提供依據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)衛(wèi)生檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、備份、防火墻等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.定期對信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善。七、衛(wèi)生檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立衛(wèi)生檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門衛(wèi)生檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.將衛(wèi)生檔案管理工作納入各部門績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)