員工固話管理辦法一、總則（一）目的為加強公司員工固話的管理，規(guī)范固話使用行為，提高通信效率，保障公司通信安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工使用的辦公固話。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司固話由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理、維護和調(diào)配。2.規(guī)范使用原則：員工應(yīng)按照本辦法規(guī)定，規(guī)范使用固話，確保通信暢通、信息安全。3.成本控制原則：在保證通信需求的前提下，合理控制固話使用成本。二、固話配置與管理（一）固話配置1.根據(jù)工作需要，由行政部門統(tǒng)一為員工配置辦公固話。2.固話號碼的分配應(yīng)遵循便于記憶、便于管理的原則，盡量與員工所在部門、崗位相對應(yīng)。（二）固話維護1.行政部門負(fù)責(zé)固話的日常維護工作，包括線路維修、設(shè)備保養(yǎng)等，確保固話正常使用。2.如遇固話故障，員工應(yīng)及時向行政部門報修，行政部門應(yīng)在接到報修后[X]個工作日內(nèi)安排維修人員進行維修。（三）固話停用與重新啟用1.員工離職、崗位調(diào)動等原因不再使用原固話時，應(yīng)及時通知行政部門辦理停用手續(xù)。2.如需重新啟用已停用的固話，員工應(yīng)向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。三、固話使用規(guī)范（一）撥打與接聽1.員工應(yīng)在鈴響[X]聲內(nèi)接聽固話，禮貌用語，自報部門和姓名。2.撥打電話時，應(yīng)確認(rèn)對方號碼無誤后再撥打，通話結(jié)束后，應(yīng)待對方掛斷電話后再輕輕放下聽筒。3.禁止使用辦公固話撥打私人電話，如有特殊情況需要撥打私人電話，應(yīng)盡量縮短通話時間，且不得在工作時間內(nèi)長時間占用固話。（二）通話內(nèi)容1.員工在使用固話進行工作溝通時，應(yīng)語言簡潔明了、條理清晰，確保準(zhǔn)確傳達信息。2.涉及公司機密信息的通話，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得在非保密電話中談?wù)摍C密事項。（三）長途與國際電話1.如需撥打長途或國際電話，員工應(yīng)提前填寫《長途/國際電話申請表》，注明通話事由、對方號碼、預(yù)計通話時長等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政部門備案。2.行政部門根據(jù)審批情況，按照公司相關(guān)規(guī)定進行費用控制和結(jié)算。（四）會議電話1.組織會議電話時，應(yīng)提前通知參會人員會議時間、會議號碼等信息，并確保參會人員熟悉會議電話的使用方法。2.會議電話過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議秩序，確保會議順利進行。四、費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)實際情況制定固話費用標(biāo)準(zhǔn)，包括本地通話費、長途通話費、國際通話費等。2.費用標(biāo)準(zhǔn)如有調(diào)整，行政部門應(yīng)及時通知各部門。（二）費用結(jié)算1.固話費用由行政部門每月定期進行統(tǒng)計和結(jié)算，根據(jù)員工的實際使用情況生成費用清單。2.費用清單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交財務(wù)部門進行費用核算和報銷。（三）費用控制1.各部門應(yīng)加強對固話使用的管理，合理控制通話費用，避免不必要的浪費。2.行政部門應(yīng)定期對固話費用進行分析和監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時查明原因并采取措施進行處理。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.行政部門負(fù)責(zé)對員工固話使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查固話使用記錄、費用清單等。2.公司設(shè)立舉報電話和郵箱，接受員工對違規(guī)使用固話行為的舉報。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用固話的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于警告、罰款、停用固話等。2.因違規(guī)使用固話給公司造成經(jīng)濟損失的，公司