印模使用管理辦法一、總則1.目的為加強公司印模的使用管理，規(guī)范印模使用行為，確保印模使用的安全性、準確性和合法性，維護公司的正常運營秩序，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及印模使用的部門和人員。3.定義本辦法所稱印模，是指公司用于各類文件、合同、報表、證書等加蓋的具有法律效力或代表公司形象的印章、印鑒及電子印章等。二、印模的分類與管理1.印模分類公司公章：代表公司對外行使權(quán)力和承擔責任的主要印章。合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。法定代表人章：由法定代表人使用的個人印章。部門章：各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的，用于部門內(nèi)部文件、資料等加蓋的印章。電子印章：基于數(shù)字證書技術(shù)，以電子數(shù)據(jù)形式存在的印章，與實體印章具有同等法律效力。2.印模管理職責行政部門負責公司印模的統(tǒng)一歸口管理，制定印模管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。負責印模的刻制、更換、收繳、銷毀等工作。建立印模使用臺賬，記錄印模的使用情況。使用部門負責本部門印模的日常保管和使用，指定專人負責印模的管理。嚴格按照本辦法規(guī)定的程序使用印模，確保印模使用的安全和規(guī)范。定期對印模的使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部門。財務(wù)部門負責財務(wù)專用章的使用審核，確保財務(wù)業(yè)務(wù)的合法性和準確性。配合行政部門做好財務(wù)專用章的管理工作，提供必要的財務(wù)信息。法務(wù)部門負責對涉及法律事務(wù)的印模使用進行審核，確保印模使用符合法律法規(guī)要求。協(xié)助行政部門處理印模使用過程中的法律糾紛。三、印模的刻制與啟用1.刻制申請因工作需要刻制印模的部門，應(yīng)填寫《印模刻制申請表》，詳細說明印模名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報行政部門審核。2.審核批準行政部門對《印?？讨粕暾埍怼愤M行審核，重點審核印模刻制的必要性、名稱和用途的準確性等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制要求印模的刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印模的質(zhì)量和安全性?？讨频挠∧?yīng)符合國家相關(guān)標準和公司規(guī)定的樣式、規(guī)格要求。4.啟用登記印?？讨仆瓿珊螅姓块T應(yīng)進行驗收，并填寫《印模啟用登記表》，記錄印模的名稱、編號、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。印模啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進行公示，告知全體員工印模的啟用情況。四、印模的保管1.保管方式公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等重要印模應(yīng)實行專人專柜保管，確保印模的安全存放。部門章可根據(jù)實際情況，由部門指定專人保管，但應(yīng)確保保管環(huán)境安全可靠。電子印章應(yīng)按照公司電子印章管理系統(tǒng)的規(guī)定進行保管，確保電子印章的存儲和使用安全。2.保管要求印模保管人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得擅自將印模轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。印模存放處應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、密碼鎖等，防止印模被盜用或丟失。定期對印模進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印模有損壞、變形等情況，應(yīng)及時報告行政部門并申請更換。五、印模的使用1.使用原則嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和程序使用印模，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。印模使用必須基于真實、合法、有效的業(yè)務(wù)活動，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。確保印模使用的準確性和完整性，不得在空白紙張、合同等文件上加蓋印模。2.使用流程申請：使用印模的部門或個人應(yīng)填寫《印模使用申請表》，詳細說明印模使用的事項、文件名稱、文號、份數(shù)、使用日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。審核：根據(jù)印模使用的性質(zhì)和權(quán)限，分別由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進行審核。涉及公司重大事項、合同簽訂、財務(wù)結(jié)算等重要業(yè)務(wù)的印模使用，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。一般性文件、資料等加蓋印模，由部門負責人審核簽字。蓋章：印模保管人員在審核通過后，按照《印模使用申請表》的要求在文件上加蓋印模，并在《印模使用登記表》上記錄蓋章日期、蓋章人等信息。登記備案：行政部門定期對印模使用情況進行匯總登記備案，建立印模使用檔案，以備查詢和追溯。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用印模，無法按照正常流程申請審批的，使用部門或個人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行使用印模，并在事后及時補辦申請審批手續(xù)。因工作失誤導(dǎo)致已加蓋印模的文件需要修改或作廢的，應(yīng)及時收回原文件，并在原文件上注明“作廢”字樣，同時重新填寫《印模使用申請表》，按照規(guī)定程序重新加蓋印模。六、印模的更換與收繳1.更換情形印模磨損嚴重，影響正常使用的。因公司名稱、經(jīng)營范圍等變更，需要更換印模的。其他需要更換印模的情形。2.更換程序由使用部門填寫《印模更換申請表》，說明更換原因，并附上原印模。行政部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門負責聯(lián)系印章制作單位刻制新印模，并按照印模啟用的程序進行啟用登記。新印模啟用后，原印模由行政部門統(tǒng)一收繳銷毀。3.收繳情形印模使用部門或人員因工作調(diào)動、離職等原因不再負責印模保管和使用的。印模因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)使用的。公司決定停止使用某一印模的。4.收繳程序印模使用部門或人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將印模交回行政部門，并填寫《印模收繳登記表》。行政部門對交回的印模進行檢查核對，確認無誤后予以收繳。收繳的印模由行政部門統(tǒng)一保管，按照規(guī)定進行銷毀處理。七、印模的銷毀1.銷毀原因印模磨損嚴重無法修復(fù)的。因公司名稱、經(jīng)營范圍等變更，原印模不再使用的。印模丟失或被盜用，存在安全隱患的。其他需要銷毀印模的情形。2.銷毀程序由行政部門填寫《印模銷毀申請表》，說明銷毀原因，并附上擬銷毀印模的清單。報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對印模進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，并由參與人員簽字確認。銷毀后的印模應(yīng)在《印模銷毀登記表》上進行登記備案。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部門應(yīng)定期對印模的保管和使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印模保管是否安全、使用程序是否規(guī)范、使用記錄是否完整等。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對印模的使用情況進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)