保函合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司保函合同管理，規(guī)范保函業(yè)務(wù)操作流程，防范和控制保函風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門涉及的各類保函合同管理活動，包括但不限于銀行保函、商業(yè)保函等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則保函合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.風(fēng)險防控原則強化保函業(yè)務(wù)風(fēng)險意識，對保函業(yè)務(wù)全過程進行風(fēng)險識別、評估和控制，保障公司資產(chǎn)安全。3.審慎經(jīng)營原則在保函業(yè)務(wù)開展過程中，要充分考慮業(yè)務(wù)風(fēng)險和收益，審慎決策，確保公司穩(wěn)健經(jīng)營。4.統(tǒng)一管理原則保函合同管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責、歸口管理的體制，確保管理的規(guī)范性和一致性。二、職責分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責保函業(yè)務(wù)的市場開拓、客戶溝通與談判，收集客戶相關(guān)資料，對客戶信用狀況進行初步調(diào)查和評估。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫保函申請書，明確保函的種類、金額、期限、受益人和擔保事項等內(nèi)容，并提交給風(fēng)險管理部門進行風(fēng)險評估。3.負責保函合同的具體執(zhí)行，包括與受益人溝通協(xié)調(diào)、跟蹤保函業(yè)務(wù)進展情況，及時向公司反饋相關(guān)信息。4.配合風(fēng)險管理部門、法務(wù)部門等對保函業(yè)務(wù)進行風(fēng)險監(jiān)控和處置，協(xié)助處理保函糾紛和索賠事宜。（二）風(fēng)險管理部門1.負責對保函業(yè)務(wù)進行風(fēng)險評估，制定風(fēng)險評估標準和流程，對業(yè)務(wù)部門提交的保函申請書進行風(fēng)險審查，提出風(fēng)險評估意見。2.建立保函業(yè)務(wù)風(fēng)險預(yù)警機制，實時監(jiān)控保函業(yè)務(wù)風(fēng)險狀況，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在風(fēng)險，并提出風(fēng)險防控措施建議。3.參與保函合同的審核，從風(fēng)險防控角度對合同條款進行審查，確保合同條款符合公司風(fēng)險管理要求。4.定期對保函業(yè)務(wù)風(fēng)險狀況進行分析和總結(jié)，為公司決策提供風(fēng)險參考依據(jù)。（三）法務(wù)部門1.負責對保函合同進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。2.參與保函業(yè)務(wù)的重大決策和合同談判，提供法律咨詢和法律意見，保障公司合法權(quán)益。3.處理保函業(yè)務(wù)涉及的法律糾紛和訴訟案件，代表公司參與訴訟活動，維護公司法律權(quán)益。（四）財務(wù)部門1.負責保函業(yè)務(wù)的財務(wù)管理和核算，按照公司財務(wù)制度對保函保證金、手續(xù)費等進行賬務(wù)處理。2.對保函業(yè)務(wù)的資金流動進行監(jiān)控，確保資金安全，及時提供財務(wù)數(shù)據(jù)和分析報告。3.配合業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門等對保函業(yè)務(wù)進行成本效益分析，為公司決策提供財務(wù)支持。（五）綜合管理部門1.負責保函合同的統(tǒng)一歸口管理，建立保函合同檔案管理制度，對保函合同文本、相關(guān)資料等進行歸檔保存。2.負責保函合同專用章的保管和使用管理，按照規(guī)定流程辦理印章使用手續(xù)，確保印章使用安全。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門等做好保函業(yè)務(wù)相關(guān)信息的統(tǒng)計和報送工作。三、保函業(yè)務(wù)流程（一）業(yè)務(wù)受理1.業(yè)務(wù)部門收到客戶保函申請后，對客戶提交的資料進行初審，包括營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、財務(wù)報表、項目相關(guān)資料等。2.對客戶信用狀況進行初步調(diào)查，可通過查詢企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、人民銀行征信系統(tǒng)、第三方信用評級機構(gòu)等方式，了解客戶的信用記錄、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等情況。3.根據(jù)初審和信用調(diào)查情況，填寫保函申請書，明確保函的各項要素，并提交給風(fēng)險管理部門進行風(fēng)險評估。（二）風(fēng)險評估1.風(fēng)險管理部門收到保函申請書后，按照制定的風(fēng)險評估標準和流程，對保函業(yè)務(wù)進行風(fēng)險評估。2.評估內(nèi)容包括客戶信用風(fēng)險、擔保事項風(fēng)險、反擔保措施可行性等方面。通過對客戶信用狀況、項目背景、擔保金額、期限等因素進行綜合分析，評估保函業(yè)務(wù)的風(fēng)險程度。3.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，出具風(fēng)險評估意見。對于風(fēng)險較低的業(yè)務(wù)，可建議直接辦理；對于風(fēng)險較高的業(yè)務(wù)，提出風(fēng)險防控措施建議，如增加反擔保措施、提高保證金比例等，并要求業(yè)務(wù)部門進一步補充相關(guān)資料或調(diào)整業(yè)務(wù)方案。（三）合同審核1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)風(fēng)險管理部門的風(fēng)險評估意見，對保函合同條款進行擬定。合同條款應(yīng)明確保函的種類、金額、期限、受益人和擔保事項等基本內(nèi)容，同時應(yīng)約定雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式等條款。2.將擬定好的保函合同提交給法務(wù)部門進行法律審查。法務(wù)部門從法律角度對合同條款進行審核，確保合同合法有效，不存在法律風(fēng)險。3.法務(wù)部門審核通過后，合同提交給風(fēng)險管理部門進行再次審核。風(fēng)險管理部門從風(fēng)險防控角度對合同條款進行審查，確保合同條款符合公司風(fēng)險管理要求，能夠有效防范風(fēng)險。4.經(jīng)風(fēng)險管理部門和法務(wù)部門審核通過的保函合同，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險狀況進行審批決策，審批通過后方可簽訂合同。（四）合同簽訂1.保函合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負責與客戶簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保合同雙方當事人簽字（或蓋章）齊全，合同文本內(nèi)容與審批通過的合同條款一致。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交給綜合管理部門、風(fēng)險管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案，以便各部門按照職責分工進行后續(xù)管理。（五）保函開立1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)保函合同約定，向合作銀行或其他保函出具機構(gòu)提交保函開立申請及相關(guān)資料。申請資料應(yīng)包括保函合同副本、客戶相關(guān)資料、風(fēng)險評估報告、法律審查意見等。2.合作銀行或其他保函出具機構(gòu)對業(yè)務(wù)部門提交的申請資料進行審核，審核通過后按照合同約定開立保函。3.保函開立后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將保函正本交付給受益人，并跟蹤保函的交付情況，確保受益人收到保函。同時，將保函開立情況及時反饋給風(fēng)險管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（六）保函跟蹤與管理1.業(yè)務(wù)部門負責對保函業(yè)務(wù)進行跟蹤管理，定期與受益人溝通協(xié)調(diào)，了解保函業(yè)務(wù)進展情況，及時掌握項目動態(tài)信息。2.按照保函合同約定，對保函的有效期、擔保金額等關(guān)鍵要素進行監(jiān)控，確保保函在有效期內(nèi)有效，擔保金額符合合同約定。3.如發(fā)現(xiàn)保函業(yè)務(wù)出現(xiàn)異常情況，如受益人提出不合理要求、項目進展不順等，應(yīng)及時向風(fēng)險管理部門報告，并配合風(fēng)險管理部門采取相應(yīng)的風(fēng)險防控措施。4.風(fēng)險管理部門定期對保函業(yè)務(wù)風(fēng)險狀況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險，并提出風(fēng)險處置建議。對風(fēng)險較高的保函業(yè)務(wù)，應(yīng)加強重點監(jiān)控，確保風(fēng)險可控。（七）保函到期處理1.保函到期前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前與受益人溝通，了解受益人是否有續(xù)期需求。如受益人有續(xù)期需求，按照保函業(yè)務(wù)流程重新辦理相關(guān)手續(xù)。2.如保函到期后，受益人未提出索賠要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合作銀行或其他保函出具機構(gòu)辦理保函注銷手續(xù)，并將保函注銷情況反饋給風(fēng)險管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。3.如保函到期后，受益人提出索賠要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知風(fēng)險管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，并配合進行索賠處理。按照保函合同約定和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，對索賠事項進行調(diào)查核實，如屬于公司擔保責任范圍，應(yīng)及時履行擔保義務(wù)；如存在爭議，應(yīng)通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決。四、反擔保管理（一）反擔保方式1.公司在辦理保函業(yè)務(wù)時，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)風(fēng)險狀況要求客戶提供有效的反擔保措施。反擔保方式包括但不限于保證金、抵押、質(zhì)押、保證等。2.保證金是指客戶按照保函金額的一定比例向公司繳存的資金，作為履行保函義務(wù)的擔保。保證金應(yīng)存入公司指定的銀行賬戶，?？顚Ｓ?，未經(jīng)公司書面同意，不得擅自支取。3.抵押是指客戶以其合法擁有的不動產(chǎn)、動產(chǎn)等財產(chǎn)為公司提供抵押擔保。抵押物應(yīng)辦理合法有效的抵押登記手續(xù)，確保公司享有優(yōu)先受償權(quán)。4.質(zhì)押是指客戶以其合法擁有的股權(quán)、應(yīng)收賬款、存單等權(quán)利或財產(chǎn)為公司提供質(zhì)押擔保。質(zhì)押物應(yīng)辦理合法有效的質(zhì)押登記手續(xù)，確保公司享有質(zhì)權(quán)。5.保證是指由第三方為客戶提供連帶責任保證擔保。保證人應(yīng)具有良好的信用狀況和代償能力，保證合同應(yīng)明確保證人的保證責任范圍、保證期限等條款。（二）反擔保措施的審查與落實1.風(fēng)險管理部門負責對客戶提供的反擔保措施進行審查，評估反擔保措施的可行性和有效性。審查內(nèi)容包括反擔保物的產(chǎn)權(quán)狀況、價值評估、抵押（質(zhì)押）登記手續(xù)辦理情況、保證人的信用狀況等。2.業(yè)務(wù)部門負責按照合同約定落實反擔保措施，確保反擔保措施合法有效。如涉及抵押、質(zhì)押登記手續(xù)辦理的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時協(xié)助客戶辦理相關(guān)手續(xù)；如涉及保證金繳存的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)監(jiān)督客戶按時足額繳存保證金。3.財務(wù)部門負責對反擔保保證金進行管理，按照公司財務(wù)制度進行賬務(wù)處理，確保保證金的安全和規(guī)范使用。（三）反擔保措施的變更與解除1.如因業(yè)務(wù)需要或其他原因，需變更反擔保措施的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出變更申請，經(jīng)風(fēng)險管理部門審查同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。變更申請應(yīng)說明變更的原因、變更后的反擔保措施內(nèi)容等情況。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門負責與客戶簽訂反擔保措施變更協(xié)議，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保變更后的反擔保措施合法有效。3.如保函業(yè)務(wù)已履行完畢或客戶已按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向風(fēng)險管理部門提出解除反擔保措施的申請。風(fēng)險管理部門審查同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門負責辦理相關(guān)解除手續(xù)，如退還保證金、辦理解除抵押（質(zhì)押）登記手續(xù)等。五、保函合同檔案管理（一）檔案內(nèi)容保函合同檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.保函申請書及相關(guān)附件，如客戶提交的資料、業(yè)務(wù)部門初審意見等。2.風(fēng)險評估報告，包括風(fēng)險管理部門對保函業(yè)務(wù)的風(fēng)險評估意見和建議。3.合同文本，包括保函合同正本、副本及相關(guān)補充協(xié)議等。4.法律審查意見，法務(wù)部門對保函合同的法律審查結(jié)果。5.反擔保相關(guān)資料，如反擔保合同、抵押物清單、質(zhì)押物清單、保證人資料等。6.保函開立申請及相關(guān)資料，如向銀行或其他保函出具機構(gòu)提交的申請文件、銀行或其他保函出具機構(gòu)的審核意見等。7.保函交付記錄，包括保函正本交付給受益人的時間、方式等記錄。8.保函跟蹤管理記錄，如與受益人溝通協(xié)調(diào)的記錄、項目進展情況的記錄、風(fēng)險監(jiān)控情況的記錄等。9.保函到期處理記錄，如保函到期前與受益人溝通情況、保函注銷記錄、索賠處理記錄等。10.其他與保函合同相關(guān)的資料，如往來函件、會議紀要等。（二）檔案整理與歸檔1.綜合管理部門負責保函合同檔案的整理與歸檔工作。業(yè)務(wù)部門在保函業(yè)務(wù)辦理完畢后，應(yīng)及時將相關(guān)資料收集齊全，并按照檔案管理要求進行整理，編制檔案目錄，提交給綜合管理部門。2.綜合管理部門對業(yè)務(wù)部門提交的資料進行審核，審核無誤后按照檔案管理規(guī)定進行分類歸檔。檔案應(yīng)按照年度、業(yè)務(wù)類別等進行分類存放，便于查詢和管理。3.建立保函合同電子檔案管理制度，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行電子化掃描，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理規(guī)定進行存儲和備份，確保電子檔案的安全和可查閱性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保函合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.公司外部人員因特殊原因需要查閱保函合同檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并由綜合管理部門安排專人陪同查閱。查閱人員應(yīng)遵守公司檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.因工作需要借閱保函合同檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人和綜合管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還檔案。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.風(fēng)險管理部門定期對保函業(yè)務(wù)進行風(fēng)險檢查，檢查內(nèi)容包括業(yè)務(wù)操作流程的執(zhí)行情況、反擔保措施的落實情況、保函業(yè)務(wù)風(fēng)險狀況等。2.法務(wù)部門定期對保函合同進行法律合規(guī)檢查，檢查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)是否存在法律風(fēng)險。3.財務(wù)部門定期對保函業(yè)務(wù)的財務(wù)管理和核算情況進行檢查，檢查保函保證金、手續(xù)費等賬務(wù)處理是否規(guī)范，資金流動是否安全。4.綜合管理部門定期對保函合同檔案管理情況進行檢查，檢查檔案整理、歸檔、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否符合檔案管理規(guī)定。（二）外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，按照監(jiān)管要求及時報送保函業(yè)務(wù)相關(guān)資料，配合監(jiān)管部門的檢查工作。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調(diào)整保函合同管理辦法和業(yè)務(wù)操作流程，確保公司保函業(yè)務(wù)合法合規(guī)經(jīng)營。（三）檢查結(jié)果處理