停用管理辦法規(guī)定總則制定目的本管理辦法規(guī)定旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)各類資源、系統(tǒng)、流程及相關(guān)事項的停用操作，確保停用過程的合規(guī)性、有序性和安全性，避免因不當停用引發(fā)的各類風險，保障公司/組織業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)以及相關(guān)權(quán)益的妥善處理。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及需要進行停用操作的領(lǐng)域，包括但不限于信息系統(tǒng)、辦公設(shè)備、業(yè)務(wù)流程、合同協(xié)議、人員權(quán)限等?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內(nèi)部的各項規(guī)章制度，確保停用操作合法合規(guī)。2.有序性原則：制定科學合理的停用流程，明確各環(huán)節(jié)的責任人和時間節(jié)點，保障停用工作有條不紊地進行。3.安全性原則：在停用過程中，采取必要的安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露，保護公司/組織的資產(chǎn)安全。4.通知與溝通原則：及時、準確地通知相關(guān)人員和部門停用事宜，確保信息傳遞順暢，避免因信息不暢導致的工作延誤或誤解。停用范圍界定信息系統(tǒng)停用1.系統(tǒng)不再使用：因業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)升級等原因，公司/組織決定停止使用的各類信息系統(tǒng)，如老舊的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、不再符合公司發(fā)展需求的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等。2.系統(tǒng)合并或整合：當多個信息系統(tǒng)進行合并或整合時，被整合吸收的部分系統(tǒng)需要進行停用處理。辦公設(shè)備停用1.設(shè)備損壞無法修復：因使用年限過長、遭受嚴重損壞等原因，無法正常使用且維修成本過高的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復印機等。2.設(shè)備更新?lián)Q代：隨著技術(shù)進步和業(yè)務(wù)發(fā)展，原有的辦公設(shè)備已不能滿足工作需求，被新型設(shè)備替代而停用的情況。業(yè)務(wù)流程停用1.業(yè)務(wù)調(diào)整：公司/組織業(yè)務(wù)方向發(fā)生重大變化，導致原有的某些業(yè)務(wù)流程不再適用，需要進行停用。2.流程優(yōu)化：通過對業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，去除冗余或低效的環(huán)節(jié)，相應流程被停用。合同協(xié)議停用1.合同期滿：按照合同約定的期限，合同履行完畢，雙方不再續(xù)約，合同自動停用。2.合同解除：因雙方協(xié)商一致、不可抗力、一方違約等原因，導致合同提前解除，從而停用。人員權(quán)限停用1.員工離職：員工因辭職、辭退、退休等原因離開公司/組織，其相應的系統(tǒng)權(quán)限、業(yè)務(wù)操作權(quán)限等需要及時停用。2.崗位變動：員工崗位發(fā)生變動，原崗位所對應的權(quán)限不再適用，需進行停用處理，并根據(jù)新崗位授予相應權(quán)限。停用流程停用申請1.申請主體：各部門或相關(guān)責任人根據(jù)實際情況，提出停用申請。申請應詳細說明停用的對象、原因、預計停用時間等信息。2.申請審批：申請?zhí)峤缓?，需?jīng)過所在部門負責人審核，確保申請理由充分、合理。審核通過后，報上級領(lǐng)導審批。對于涉及重要資產(chǎn)或關(guān)鍵業(yè)務(wù)的停用申請，可能需要更高層級的領(lǐng)導審批。停用計劃制定1.計劃內(nèi)容：經(jīng)審批通過的停用申請，由相關(guān)部門或項目組制定詳細的停用計劃。計劃應包括停用的具體步驟、時間安排、數(shù)據(jù)備份與遷移方案、風險應對措施等。2.計劃評審：停用計劃制定完成后，組織相關(guān)部門和人員進行評審，確保計劃的可行性和完整性。評審過程中，對可能出現(xiàn)的問題進行充分討論，并提出改進意見。通知與溝通1.內(nèi)部通知：根據(jù)停用計劃，提前向受影響的部門、人員發(fā)送停用通知。通知應明確停用的時間、范圍、影響及后續(xù)操作指引等內(nèi)容。對于重要的停用事項，可組織專門的溝通會議，解答相關(guān)人員的疑問。2.外部溝通：如果停用涉及外部合作伙伴、客戶等，應及時與其進行溝通，說明停用原因、時間及對雙方合作的影響，并協(xié)商制定相應的應對措施。數(shù)據(jù)處理1.數(shù)據(jù)備份：在停用前，對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行全面?zhèn)浞?。備份?shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并進行異地存儲或多副本存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.數(shù)據(jù)遷移與清理：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，將需要保留的數(shù)據(jù)遷移到新的系統(tǒng)或存儲介質(zhì)中。對于不再需要的數(shù)據(jù)，按照公司/組織的數(shù)據(jù)管理規(guī)定進行清理，確保數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。停用操作實施1.系統(tǒng)停用：按照停用計劃，由專業(yè)技術(shù)人員對信息系統(tǒng)進行停用操作。操作過程中，嚴格遵循系統(tǒng)操作規(guī)程，確保系統(tǒng)平穩(wěn)停止運行。同時，對系統(tǒng)停用后的狀態(tài)進行檢查，確認是否存在異常。2.設(shè)備停用：對辦公設(shè)備進行斷電、拆除相關(guān)連接等停用操作。對于有數(shù)據(jù)存儲功能的設(shè)備，在停用前應確保數(shù)據(jù)已妥善處理。3.業(yè)務(wù)流程停用：向相關(guān)操作人員發(fā)布業(yè)務(wù)流程停用通知，并進行培訓和指導，確保其了解停用后的工作方式和注意事項。同時，對業(yè)務(wù)流程涉及的文檔、表單等進行清理和歸檔。4.合同協(xié)議停用：按照合同約定或相關(guān)規(guī)定，辦理合同協(xié)議的停用手續(xù)。對合同執(zhí)行情況進行核對，確保雙方的權(quán)利義務(wù)已妥善處理。5.人員權(quán)限停用：及時在相關(guān)系統(tǒng)中對離職或崗位變動人員的權(quán)限進行停用處理，并通知相關(guān)人員。同時，對權(quán)限變更情況進行記錄和審計。停用后檢查與驗證1.功能檢查：對停用后的系統(tǒng)、設(shè)備、業(yè)務(wù)流程等進行功能檢查，確保其已停止正常運行，無遺留問題。2.數(shù)據(jù)驗證：對備份數(shù)據(jù)和遷移后的數(shù)據(jù)進行驗證，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。3.合規(guī)性檢查：對照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，檢查停用操作是否符合要求，確保不存在違規(guī)行為。風險評估與應對風險評估1.數(shù)據(jù)丟失風險：在數(shù)據(jù)備份、遷移或清理過程中，可能因操作失誤、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.業(yè)務(wù)中斷風險：停用操作可能影響相關(guān)業(yè)務(wù)的正常運行，導致業(yè)務(wù)中斷，給公司/組織帶來經(jīng)濟損失和聲譽影響。3.安全風險：停用過程中，可能因安全措施不到位，導致數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)被攻擊等安全事件。4.法律風險：停用操作可能涉及合同糾紛、法律法規(guī)合規(guī)等問題，給公司/組織帶來法律風險。應對措施1.數(shù)據(jù)保護措施：加強數(shù)據(jù)備份管理，采用多種備份方式和存儲介質(zhì)，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保數(shù)據(jù)的可恢復性。在數(shù)據(jù)遷移過程中，進行嚴格的測試和驗證，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.業(yè)務(wù)連續(xù)性保障：制定業(yè)務(wù)應急計劃，明確在停用期間的業(yè)務(wù)替代方案和應急處理流程。提前與相關(guān)部門和人員進行溝通和協(xié)調(diào)，確保在業(yè)務(wù)中斷時能夠迅速采取措施，減少影響。3.安全防護措施：在停用前，對系統(tǒng)、設(shè)備等進行安全檢查和加固，關(guān)閉不必要的網(wǎng)絡(luò)端口和服務(wù)。加強對停用過程的監(jiān)控和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全事件。4.法律合規(guī)審查：在停用操作前，對涉及的合同協(xié)議、法律法規(guī)等進行審查，確保停用行為合法合規(guī)。對于可能存在的法律風險，提前制定應對策略，咨詢專業(yè)法律意見。監(jiān)督與審計監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督小組，對停用操作進行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組定期檢查停用計劃的執(zhí)行情況、操作流程的合規(guī)性等，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.自我監(jiān)督：各部門在停用操作過程中，應建立自我監(jiān)督機制，對本部門負責的停用事項進行自查自糾，確保操作符合要求。審計要求1.定期審計：定期對停用管理工作進行審計，審查停用操作的合規(guī)性、準確性和完整性。審計內(nèi)容包括停用申請、計劃制定、操作實施、數(shù)據(jù)處理等各個環(huán)節(jié)。2.問題整改：對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。培訓與宣傳培訓內(nèi)容1.停用流程培訓：對涉及停用操作的相關(guān)人員進行停用流程培訓，使其熟悉停用申請、計劃制定、操作實施等各個環(huán)節(jié)的要求和操作方法。2.風險意識培訓：開展風險意識培訓，提高員工對停用操作中可能存在的風險的認識，以及應對風險的能力。3.法律法規(guī)培訓：組織法律法規(guī)培訓，確保員工了解在停用操作中需要遵守的法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，避免因法律意識淡薄而引發(fā)風險。宣傳方式1.內(nèi)部宣傳：通過公司/組織內(nèi)部的公告欄、內(nèi)部網(wǎng)站、郵件等渠道，宣傳停用管理辦法規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容，提高員工的知曉度。2.培訓宣傳：在培訓過程