倉(cāng)儲(chǔ)公司采購(gòu)訂單規(guī)章

一、總則1.目的為規(guī)范本倉(cāng)儲(chǔ)公司采購(gòu)訂單的管理流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、準(zhǔn)確、透明，有效控制采購(gòu)成本，保障公司物資供應(yīng)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)章。2.指導(dǎo)原則本規(guī)章遵循公司“誠(chéng)信、高效、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，以滿足客戶需求為導(dǎo)向，秉持扁平化管理理念，減少不必要的管理層級(jí)，提高決策和執(zhí)行效率。注重采購(gòu)過程中的社會(huì)效益，優(yōu)先選擇環(huán)保、可持續(xù)發(fā)展的供應(yīng)商。同時(shí)，兼顧安全生產(chǎn)要求，確保所采購(gòu)物資符合相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)。在管理過程中，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷，尊重員工的權(quán)益和價(jià)值，營(yíng)造良好的工作氛圍。二、適用范圍本規(guī)章適用于倉(cāng)儲(chǔ)公司全體涉及采購(gòu)訂單相關(guān)工作的員工以及與本公司有采購(gòu)業(yè)務(wù)往來的客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購(gòu)部門-負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的發(fā)起、編制、審核和執(zhí)行跟蹤。根據(jù)各部門需求，尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和價(jià)格優(yōu)勢(shì)。-維護(hù)與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，及時(shí)處理采購(gòu)過程中的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等。-定期對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。2.需求部門-提出準(zhǔn)確的采購(gòu)需求，明確所需物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。-參與采購(gòu)訂單的審核，對(duì)采購(gòu)物資的適用性進(jìn)行確認(rèn)。-在收到采購(gòu)物資后，負(fù)責(zé)及時(shí)驗(yàn)收，反饋驗(yàn)收結(jié)果。3.財(cái)務(wù)部門-審核采購(gòu)訂單的預(yù)算合理性，確保采購(gòu)資金的合理安排和使用。-負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付審核和結(jié)算工作，按照合同約定及時(shí)付款，同時(shí)監(jiān)控付款風(fēng)險(xiǎn)。-對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助公司進(jìn)行成本控制。4.質(zhì)量檢驗(yàn)部門-制定物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)采購(gòu)回來的物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。-出具檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)于不合格物資，提出處理意見，協(xié)助采購(gòu)部門與供應(yīng)商溝通解決質(zhì)量問題。5.管理層-對(duì)重大采購(gòu)訂單進(jìn)行審批，從公司戰(zhàn)略和整體利益角度把控采購(gòu)決策。-監(jiān)督采購(gòu)訂單管理工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決采購(gòu)過程中的重大問題。四、管理內(nèi)容與流程1.采購(gòu)需求提出-各需求部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。-需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，需求部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通說明情況。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估-采購(gòu)部門收到采購(gòu)需求后，根據(jù)需求信息從公司供應(yīng)商庫(kù)中篩選合適的供應(yīng)商。若供應(yīng)商庫(kù)中無合適供應(yīng)商，則通過市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦等方式尋找新的供應(yīng)商。-對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面?？赏ㄟ^實(shí)地考察、供應(yīng)商提供的資料、客戶反饋等多種方式獲取評(píng)估信息。-建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，記錄供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果。對(duì)于評(píng)估合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商庫(kù)，建立合作關(guān)系；對(duì)于不合格供應(yīng)商，記錄原因，不予合作。3.采購(gòu)訂單編制與審批-采購(gòu)部門根據(jù)需求部門的申請(qǐng)和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商編制采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)包含訂單編號(hào)、采購(gòu)日期、供應(yīng)商信息、物資明細(xì)、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求、付款方式等詳細(xì)內(nèi)容。-采購(gòu)訂單編制完成后，先由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)部審核，審核內(nèi)容包括訂單信息的準(zhǔn)確性、完整性、價(jià)格合理性等。審核通過后，提交至相關(guān)需求部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)，確保采購(gòu)物資符合需求部門要求。-對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)訂單，需提交至公司管理層進(jìn)行審批。管理層從公司整體戰(zhàn)略、預(yù)算安排等方面進(jìn)行綜合考量后做出審批決定。4.采購(gòu)訂單下達(dá)與執(zhí)行-采購(gòu)訂單經(jīng)審批通過后，采購(gòu)部門將訂單正式下達(dá)給供應(yīng)商?？赏ㄟ^郵件、傳真、電子訂單系統(tǒng)等方式發(fā)送訂單，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)回傳。-采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨安排等信息。若出現(xiàn)可能影響交貨時(shí)間或質(zhì)量的問題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并將情況反饋給需求部門。-供應(yīng)商按照訂單要求將物資發(fā)運(yùn)至指定交貨地點(diǎn)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。5.物資驗(yàn)收-質(zhì)量檢驗(yàn)部門依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和采購(gòu)訂單要求對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格、性能等方面。-需求部門配合質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)物資是否符合實(shí)際使用要求。對(duì)于需要安裝調(diào)試的物資，應(yīng)在安裝調(diào)試后進(jìn)行驗(yàn)收。-驗(yàn)收合格后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具《物資驗(yàn)收合格報(bào)告》，需求部門在報(bào)告上簽字確認(rèn)。若驗(yàn)收不合格，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況，出具《物資不合格報(bào)告》，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商退換貨或其他處理方式。6.付款與結(jié)算-財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)訂單、物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料后，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，以及是否符合合同約定的付款條件等。-審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定的付款方式及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。對(duì)于有預(yù)付款要求的采購(gòu)訂單，在支付預(yù)付款前，需確保相關(guān)審批手續(xù)齊全。-采購(gòu)?fù)瓿珊螅?cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算，與采購(gòu)部門核對(duì)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況和費(fèi)用結(jié)算情況，確保賬目清晰準(zhǔn)確。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-員工有權(quán)對(duì)采購(gòu)訂單管理流程提出合理化建議，參與公司采購(gòu)管理制度的改進(jìn)和完善。-在采購(gòu)工作中，員工有權(quán)獲取必要的信息和資源支持，以確保工作的順利開展。-對(duì)于在采購(gòu)過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，員工有權(quán)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)監(jiān)督部門舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)者予以保護(hù)。-義務(wù)-嚴(yán)格遵守本采購(gòu)訂單規(guī)章及公司其他相關(guān)制度，按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。-保守公司采購(gòu)業(yè)務(wù)中的商業(yè)秘密，不得向無關(guān)人員泄露采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商信息等機(jī)密內(nèi)容。-積極配合其他部門的工作，提供準(zhǔn)確的采購(gòu)需求和相關(guān)信息，確保采購(gòu)工作的高效進(jìn)行。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-客戶有權(quán)對(duì)公司采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行查詢和監(jiān)督，了解物資采購(gòu)進(jìn)度和質(zhì)量情況。-客戶對(duì)采購(gòu)的物資有質(zhì)量異議時(shí)，有權(quán)按照合同約定要求公司進(jìn)行處理，公司應(yīng)積極響應(yīng)并妥善解決。-義務(wù)-客戶應(yīng)向公司提供準(zhǔn)確的采購(gòu)需求信息，確保采購(gòu)訂單的準(zhǔn)確編制和執(zhí)行。-按照合同約定及時(shí)支付相關(guān)款項(xiàng)，履行應(yīng)盡的付款義務(wù)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司設(shè)立專門的內(nèi)部監(jiān)督小組，成員包括審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)訂單管理的全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括采購(gòu)流程的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、采購(gòu)價(jià)格的合理性、物資驗(yàn)收的準(zhǔn)確性等方面。-定期開展采購(gòu)訂單專項(xiàng)審計(jì)工作，對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。-鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)采購(gòu)過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)于查證屬實(shí)的舉報(bào)，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核機(jī)制-建立采購(gòu)訂單管理績(jī)效考核體系，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括采購(gòu)訂單按時(shí)完成率、物資質(zhì)量合格率、采購(gòu)成本控制率、供應(yīng)商滿意度等。-對(duì)于在采購(gòu)訂單管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。對(duì)于未能完成考核指標(biāo)或出現(xiàn)違規(guī)行為的部門和個(gè)人，按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰，包括績(jī)效扣分、扣發(fā)獎(jiǎng)金、警告、辭退等。-定期對(duì)績(jī)效考核結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，找出采購(gòu)訂單管理工作中的優(yōu)點(diǎn)和不足，針對(duì)性地提出改進(jìn)措施，不斷提高采購(gòu)管理水平。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效