合同商務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同商務(wù)管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、工程承包合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.平等自愿原則合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同商務(wù)管理職責(zé)（一）合同商務(wù)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同商務(wù)管理制度，并組織實(shí)施。2.參與重大合同的談判、起草、審核、簽訂等工作。3.對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。5.建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)分析。6.定期組織合同商務(wù)管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作。2.對(duì)合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.及時(shí)向合同商務(wù)管理部門報(bào)送合同簽訂、履行等情況，配合合同商務(wù)管理部門做好合同管理工作。4.負(fù)責(zé)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如遇重大問(wèn)題及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）合同審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審批，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、合理性和可行性。2.對(duì)合同條款提出修改意見，確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促合同承辦部門整改。（四）其他部門職責(zé)公司其他部門應(yīng)按照各自職責(zé)，配合合同商務(wù)管理部門做好合同管理工作，如提供相關(guān)資料、協(xié)助處理合同糾紛等。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草合同文本。2.合同承辦部門將起草好的合同文本提交給合同商務(wù)管理部門進(jìn)行初審，合同商務(wù)管理部門重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。3.合同承辦部門根據(jù)合同商務(wù)管理部門的初審意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，提交給合同審批部門進(jìn)行審批。4.合同審批部門按照審批權(quán)限對(duì)合同進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，合同承辦部門與對(duì)方簽訂合同。5.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給合同商務(wù)管理部門備案。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，條款清晰、明確，避免歧義。2.合同應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法等。3.合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容。4.對(duì)于涉及公司重大利益或風(fēng)險(xiǎn)較大的合同，應(yīng)在合同中約定專門的風(fēng)險(xiǎn)防范條款和措施。（三）合同簽訂注意事項(xiàng)1.簽訂合同前，合同承辦部門應(yīng)充分了解對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等情況，確保對(duì)方具有簽訂合同的能力和信譽(yù)。2.合同簽訂時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的簽字（或蓋章）真實(shí)、有效，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，并根據(jù)需要報(bào)送相關(guān)部門備案。3.對(duì)于需要辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的合同，應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同的履行（一）合同履行原則1.全面履行原則合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，包括履行的主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等。2.協(xié)作履行原則合同雙方在履行合同過(guò)程中應(yīng)相互協(xié)作，共同完成合同約定的義務(wù)。如一方履行合同義務(wù)需要對(duì)方協(xié)助的，對(duì)方應(yīng)給予必要的協(xié)助。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤記錄，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。2.合同商務(wù)管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促合同承辦部門整改。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取有效措施加以解決。（三）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時(shí)間等事項(xiàng)，并經(jīng)合同審批部門審批后生效。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知合同商務(wù)管理部門，并辦理合同變更或解除備案手續(xù)。五、合同的結(jié)算（一）結(jié)算原則1.按照合同約定結(jié)算原則合同雙方應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)間等進(jìn)行結(jié)算。2.合法合規(guī)結(jié)算原則結(jié)算行為應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。（二）結(jié)算流程1.合同履行完畢后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方核對(duì)結(jié)算金額，并編制結(jié)算清單。2.合同承辦部門將結(jié)算清單提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、合法性等。3.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，按照合同約定的結(jié)算方式進(jìn)行結(jié)算，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.結(jié)算完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將結(jié)算情況反饋給合同承辦部門和合同商務(wù)管理部門。（三）結(jié)算注意事項(xiàng)1.結(jié)算前，合同承辦部門應(yīng)確保合同履行情況符合合同約定，相關(guān)資料齊全。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和財(cái)務(wù)制度進(jìn)行結(jié)算，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于涉及金額較大或結(jié)算方式復(fù)雜的合同，應(yīng)加強(qiáng)結(jié)算過(guò)程的監(jiān)督和管理，防范結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.協(xié)商解決優(yōu)先原則合同糾紛發(fā)生后，合同雙方應(yīng)首先通過(guò)協(xié)商方式解決糾紛，盡量避免采取訴訟或仲裁等方式。2.依法處理原則合同糾紛的處理應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并向合同商務(wù)管理部門報(bào)告。2.合同商務(wù)管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦部門與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)協(xié)商方式解決糾紛。4.如協(xié)商不成，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，采取調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。5.在糾紛處理過(guò)程中，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同商務(wù)管理部門報(bào)告糾紛處理進(jìn)展情況，合同商務(wù)管理部門應(yīng)做好相關(guān)記錄和資料歸檔工作。（三）糾紛處理注意事項(xiàng)1.糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)材料，確保證據(jù)的真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性。2.如采取仲裁或訴訟方式解決糾紛，應(yīng)及時(shí)委托專業(yè)律師或仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，確保糾紛處理結(jié)果符合公司利益。3.糾紛處理結(jié)束后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、合同檔案管理（一）檔案管理職責(zé)1.合同商務(wù)管理部門負(fù)責(zé)合同檔案的統(tǒng)一管理工作，制定合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.合同承辦部門負(fù)責(zé)本部門合同檔案的收集、整理、歸檔等工作，并按照合同商務(wù)管理部門的要求及時(shí)移交合同檔案。（二）檔案收集與整理1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.合同文本及相關(guān)資料應(yīng)包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、結(jié)算清單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.合同承辦部門應(yīng)將整理好的合同檔案移交合同商務(wù)管理部門進(jìn)行歸檔。（三）檔案保管與查閱1.合同商務(wù)管理部門應(yīng)建立合同檔案保管制度，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引