合同管理辦法優(yōu)化一、總則（一）目的本辦法旨在優(yōu)化公司合同管理流程，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，提高公司合同管理水平和經(jīng)濟效益。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.風險防控原則加強合同風險識別、評估和防控，從合同條款制定、簽訂審批、履行監(jiān)督等環(huán)節(jié)入手，有效防范合同風險。3.統(tǒng)一管理原則公司實行合同統(tǒng)一管理制度，明確歸口管理部門，規(guī)范合同管理流程，確保合同管理工作的規(guī)范化、標準化。4.協(xié)作配合原則合同管理涉及公司多個部門，各部門應密切協(xié)作、相互配合，共同做好合同管理工作。二、合同管理職責分工（一）歸口管理部門公司[歸口管理部門名稱]為合同歸口管理部門，負責制定和完善合同管理制度，指導和監(jiān)督各部門合同管理工作，審核重大合同，參與合同糾紛處理等。其主要職責包括：1.起草、修訂合同管理制度和流程，并組織實施。2.建立合同管理臺賬，對合同簽訂、履行、變更、終止等情況進行登記和統(tǒng)計分析。3.審核合同文本，提出修改意見和風險防控建議。4.參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，對合同條款的合法性、完整性、可行性進行審查。5.監(jiān)督合同履行情況，定期檢查合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題。6.負責合同糾紛的協(xié)調(diào)和處理工作，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等法律事務。7.組織合同管理培訓，提高公司員工的合同管理意識和業(yè)務水平。（二）業(yè)務部門各業(yè)務部門是合同的承辦部門，負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作，并配合歸口管理部門做好合同管理相關(guān)工作。其主要職責包括：1.根據(jù)業(yè)務需要，起草合同文本，并提交歸口管理部門審核。2.負責合同的談判工作，與合同對方進行溝通協(xié)商，爭取有利的合同條款。3.組織合同的簽訂工作，確保合同簽訂程序合規(guī)，合同條款符合公司利益和業(yè)務要求。4.負責合同的履行工作，按照合同約定履行義務，及時處理合同履行中出現(xiàn)的問題，并向歸口管理部門報告。5.如需變更或終止合同，及時提出申請，并配合歸口管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。6.負責收集、整理、保管本部門合同資料，建立合同檔案，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。（三）法務部門法務部門負責對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議，參與合同糾紛的處理等工作。其主要職責包括：1.對合同文本進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免法律風險。2.為合同簽訂、履行等提供法律咨詢和法律支持，協(xié)助業(yè)務部門處理合同相關(guān)法律問題。3.參與重大合同的談判和起草工作，從法律角度對合同條款進行把關(guān)。4.負責合同糾紛的法律分析和處理工作，制定法律應對策略，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。（四）財務部門財務部門負責對合同涉及的資金收付進行審核和監(jiān)督，確保資金安全和合規(guī)使用。其主要職責包括：1.審核合同中的資金條款，包括付款方式、付款時間、結(jié)算賬戶等，確保資金安排合理、安全。2.監(jiān)督合同款項的收付情況，及時核對賬目，確保資金到賬及時、準確。3.根據(jù)合同履行情況，辦理相關(guān)財務手續(xù)，如開具發(fā)票、支付款項等。4.參與合同預算編制和成本控制工作，提供財務數(shù)據(jù)支持和分析。三、合同簽訂管理（一）合同立項業(yè)務部門在簽訂合同前，應進行合同立項審批。合同立項申請應明確合同的基本信息、簽訂背景、合同對方情況、合同主要條款、預計金額、履行期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。合同立項審批流程按照公司內(nèi)部審批制度執(zhí)行。（二）合同起草合同文本原則上由業(yè)務部門負責起草。起草合同應遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權(quán)利和義務，確保合同條款完整、準確、清晰，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。（三）合同審核合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交歸口管理部門審核。歸口管理部門應組織法務、財務等相關(guān)部門對合同進行聯(lián)合審核，并出具審核意見。審核內(nèi)容主要包括：1.合同的合法性，是否符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.合同的完整性，條款是否齊全，權(quán)利義務是否明確。3.合同的可行性，是否具備履行條件，是否存在重大風險。4.合同的嚴密性，文字表述是否準確、清晰，有無歧義。5.合同的經(jīng)濟性，是否符合公司利益，成本效益是否合理。業(yè)務部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。（四）合同簽訂合同審核通過后，由業(yè)務部門負責與合同對方簽訂合同。簽訂合同應嚴格按照公司授權(quán)制度執(zhí)行，確保簽訂人具有合法的授權(quán)。合同簽訂應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交歸口管理部門、法務部門、財務部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理（一）履行計劃制定業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同履行計劃，并明確各階段的工作任務、責任人、時間節(jié)點等內(nèi)容。合同履行計劃應報歸口管理部門備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督業(yè)務部門應按照合同履行計劃組織實施合同履行工作，并定期向歸口管理部門報告合同履行情況。歸口管理部門應加強對合同履行情況的跟蹤與監(jiān)督，定期檢查合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)合同履行可能出現(xiàn)風險或問題，應及時發(fā)出預警，并采取相應的措施進行防范和處理。（三）變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務部門應及時提出書面申請，并說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等情況。變更申請應提交歸口管理部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，與合同對方協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）終止管理合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時，業(yè)務部門應及時辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，業(yè)務部門應清理合同履行過程中的相關(guān)資料，如合同文本、往來函件、結(jié)算憑證等，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。歸口管理部門應組織對合同履行情況進行總結(jié)評價，分析合同管理中存在的問題，提出改進措施和建議。五、合同風險管理（一）風險識別與評估歸口管理部門應定期組織各部門對合同風險進行識別和評估，分析合同在簽訂、履行、變更、終止等過程中可能面臨的風險因素，如法律風險、市場風險、信用風險、操作風險等，并對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估。（二）風險防控措施針對識別和評估出的合同風險，各部門應制定相應的風險防控措施。例如：1.加強對合同對方的信用調(diào)查和評估，選擇信譽良好、實力較強的合作伙伴。2.在合同條款中明確雙方的權(quán)利和義務，約定違約責任和爭議解決方式，確保合同具有可操作性和可執(zhí)行力。3.嚴格執(zhí)行合同審批制度，加強對合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。4.建立合同風險預警機制，對可能出現(xiàn)的風險及時發(fā)出預警信號，并采取相應的措施進行防范和處理。5.加強員工合同管理培訓，提高員工的合同風險意識和業(yè)務水平。（三）風險監(jiān)控與處置歸口管理部門應建立合同風險監(jiān)控機制，定期對合同風險狀況進行監(jiān)控和分析，及時掌握風險變化情況。如發(fā)現(xiàn)合同風險等級上升或出現(xiàn)新的風險因素，應及時組織相關(guān)部門進行研究，制定應對措施，并跟蹤處置結(jié)果。對重大合同風險事件，應及時向公司領(lǐng)導報告，并按照公司應急預案進行處理。六、合同檔案管理（一）檔案收集業(yè)務部門應在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中及時收集相關(guān)資料，包括合同文本、往來函件、談判記錄、審批文件、結(jié)算憑證、驗收報告等，并按照檔案管理要求進行整理和分類。（二）檔案整理與歸檔業(yè)務部門應將整理好的合同檔案定期移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定對合同檔案進行進一步整理、編目、裝訂，并進行歸檔保存。合同檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查閱和管理。（三）檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案應在檔案管理部門