機(jī)關(guān)會(huì)議分工管理制度一、制度概述

機(jī)關(guān)會(huì)議分工管理制度是為了確保機(jī)關(guān)會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，明確各部門、各崗位在會(huì)議中的職責(zé)和任務(wù)，提高會(huì)議決策質(zhì)量和執(zhí)行力的規(guī)范性文件。本制度旨在規(guī)范會(huì)議組織、召開、記錄、傳達(dá)和落實(shí)等環(huán)節(jié)，確保會(huì)議工作有序開展。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)

機(jī)關(guān)會(huì)議分工管理制度中，明確規(guī)定了會(huì)議的組織架構(gòu)和各崗位職責(zé)。組織架構(gòu)包括會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組、秘書處、各參會(huì)部門等。具體職責(zé)如下：

1.會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)會(huì)議的總體策劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督執(zhí)行，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.秘書處作為會(huì)議的常設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)會(huì)議的日常事務(wù)，包括會(huì)議通知、議程安排、文件準(zhǔn)備、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的起草和分發(fā)等。

3.各參會(huì)部門根據(jù)會(huì)議議程和自身職責(zé)，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，按時(shí)參加并參與會(huì)議討論，提出意見和建議。

4.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行，維護(hù)會(huì)議秩序，協(xié)調(diào)各方意見。

5.記錄員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果等。

6.傳達(dá)部門負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要和決策事項(xiàng)傳達(dá)至相關(guān)部門和個(gè)人，確保決策得到有效執(zhí)行。

7.落實(shí)部門負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，及時(shí)反饋執(zhí)行效果，對未按期完成的事項(xiàng)進(jìn)行督促和整改。

三、會(huì)議流程與管理

機(jī)關(guān)會(huì)議分工管理制度詳細(xì)規(guī)定了會(huì)議的流程和管理規(guī)范，以確保會(huì)議的規(guī)范性和有效性。以下是會(huì)議流程的主要內(nèi)容：

1.會(huì)議籌備：秘書處根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組的指示，提前制定會(huì)議議程，準(zhǔn)備會(huì)議文件，并通過正式渠道發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及會(huì)議主題。

2.會(huì)議召開：會(huì)議按照預(yù)定時(shí)間召開，主持人宣布會(huì)議開始，介紹參會(huì)人員，并簡要說明會(huì)議議程。

3.會(huì)議討論：參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議議程，就議題進(jìn)行討論，各參會(huì)部門負(fù)責(zé)人或指定代表發(fā)言，提出意見和建議。

4.會(huì)議決策：主持人根據(jù)討論情況，引導(dǎo)與會(huì)人員形成共識(shí)，形成會(huì)議決議或決策。

5.會(huì)議記錄：記錄員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果和決策事項(xiàng)。

6.會(huì)議總結(jié)：主持人對會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的重要性，并提出下一步工作要求。

7.會(huì)議紀(jì)要：秘書處根據(jù)會(huì)議記錄，起草會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，印發(fā)至相關(guān)部門和個(gè)人。

8.決策落實(shí)：各參會(huì)部門根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，落實(shí)會(huì)議決議，秘書處負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)情況，確保決策得到有效執(zhí)行。

9.會(huì)議評估：定期對會(huì)議的組織和效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)不足，不斷提高會(huì)議質(zhì)量。

10.會(huì)議檔案：將會(huì)議記錄、紀(jì)要等相關(guān)文件歸檔保存，以備日后查閱。

四、會(huì)議紀(jì)律與要求

為確保機(jī)關(guān)會(huì)議的秩序和效率，本制度對參會(huì)人員提出了以下紀(jì)律與要求：

1.準(zhǔn)時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求，提前到達(dá)會(huì)場，不得無故遲到或缺席。

2.嚴(yán)肅會(huì)風(fēng)：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場安靜，不得隨意走動(dòng)，手機(jī)等通訊工具應(yīng)調(diào)至靜音或振動(dòng)狀態(tài)。

3.積極發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)言時(shí)注意禮貌，尊重他人意見，避免爭執(zhí)。

4.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及保密事項(xiàng)，參會(huì)人員須遵守保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得泄露會(huì)議信息。

5.記錄認(rèn)真：記錄員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，確保會(huì)議紀(jì)要準(zhǔn)確無誤。

6.落實(shí)責(zé)任：各參會(huì)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門參會(huì)人員的會(huì)議紀(jì)律負(fù)責(zé)，確保會(huì)議決議在本部門得到有效執(zhí)行。

7.反饋及時(shí)：參會(huì)人員應(yīng)于會(huì)議結(jié)束后及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)文件傳閱至本部門相關(guān)人員，并要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋執(zhí)行情況。

8.整改措施：對違反會(huì)議紀(jì)律的行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，采取相應(yīng)的整改措施，包括但不限于批評教育、通報(bào)批評等。

9.持續(xù)改進(jìn)：各部門應(yīng)定期對會(huì)議紀(jì)律和效果進(jìn)行自查，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善會(huì)議管理制度。

10.激勵(lì)機(jī)制：對在會(huì)議中表現(xiàn)突出、積極參與討論、提出有效建議的個(gè)人或部門，給予適當(dāng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

五、會(huì)議記錄與紀(jì)要

會(huì)議記錄與紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的重要載體，機(jī)關(guān)會(huì)議分工管理制度對此有明確的要求和規(guī)范：

1.記錄要求：記錄員應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)地記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果和決策事項(xiàng)。記錄應(yīng)使用規(guī)范的會(huì)議記錄格式，包括標(biāo)題、正文、附件等。

2.紀(jì)要起草：會(huì)議紀(jì)要由秘書處根據(jù)會(huì)議記錄起草，紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議的基本情況、主要議題、討論過程、形成決議、責(zé)任部門及完成時(shí)限等內(nèi)容。

3.紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要起草后，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，符合會(huì)議精神和實(shí)際決策。

4.紀(jì)要分發(fā)：經(jīng)審核通過的會(huì)議紀(jì)要，由秘書處負(fù)責(zé)印發(fā)至參會(huì)部門和有關(guān)人員，確保會(huì)議決議得到及時(shí)傳達(dá)。

5.紀(jì)要存檔：會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)議的重要文件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，便于日后查閱。

6.紀(jì)要更新：若會(huì)議紀(jì)要中涉及的事項(xiàng)有變更或補(bǔ)充，秘書處應(yīng)及時(shí)更新紀(jì)要內(nèi)容，并重新印發(fā)。

7.紀(jì)要反饋：各部門收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)及時(shí)組織學(xué)習(xí)，并將執(zhí)行情況和遇到的問題反饋給秘書處。

8.紀(jì)要執(zhí)行：各部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決議，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

9.紀(jì)要監(jiān)督：秘書處負(fù)責(zé)對會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)執(zhí)行情況。

10.紀(jì)要評價(jià)：會(huì)議結(jié)束后，對會(huì)議紀(jì)要的起草、審核、分發(fā)、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行評價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)不足，以提高會(huì)議紀(jì)要的質(zhì)量和執(zhí)行力。

六、會(huì)議監(jiān)督與考核

為確保機(jī)關(guān)會(huì)議分工管理制度的有效實(shí)施，對會(huì)議的組織、召開、記錄、紀(jì)要執(zhí)行等環(huán)節(jié)實(shí)施監(jiān)督與考核，具體如下：

1.監(jiān)督機(jī)制：建立會(huì)議監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對會(huì)議的籌備、召開、紀(jì)要執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保會(huì)議的規(guī)范性和紀(jì)律性。

2.考核內(nèi)容：考核內(nèi)容包括會(huì)議的組織效率、會(huì)議紀(jì)律、會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性、決議執(zhí)行情況等。

3.考核方式：通過查閱會(huì)議記錄、紀(jì)要、執(zhí)行報(bào)告、現(xiàn)場觀察、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行考核。

4.考核結(jié)果：根據(jù)考核結(jié)果，對各部門和個(gè)人進(jìn)行評價(jià)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的給予表揚(yáng)，對存在問題或不足的提出整改意見。

5.整改落實(shí)：對考核中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門和個(gè)人制定整改措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以落實(shí)。

6.持續(xù)改進(jìn)：通過考核和整改，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善會(huì)議管理制度，提高會(huì)議質(zhì)量。

7.信息反饋：監(jiān)督小組定期向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)考核情況，包括存在的問題、整改措施及成效等。

8.激勵(lì)機(jī)制：對在會(huì)議工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人或部門，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)更多人積極參與和支持會(huì)議工作。

9.檔案管理：將考核結(jié)果和相關(guān)資料歸檔保存，作為今后考核和改進(jìn)的依據(jù)。

10.效果評估：定期對會(huì)議監(jiān)督與考核的效果進(jìn)行評估，確?？己藱C(jī)制的有效性和適應(yīng)性。

七、會(huì)議檔案管理與利用

會(huì)議檔案是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，機(jī)關(guān)會(huì)議分工管理制度對會(huì)議檔案的管理與利用提出了以下要求：

1.檔案分類：按照會(huì)議性質(zhì)、時(shí)間、議題等進(jìn)行分類，確保檔案的條理性和便于檢索。

2.檔案收集：收集會(huì)議的原始文件、記錄、紀(jì)要、照片、錄音錄像等資料，確保檔案的完整性。

3.檔案整理：對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，包括編目、歸檔、裝訂等，確保檔案的規(guī)范性和整潔性。

4.檔案保管：按照檔案管理規(guī)定，對會(huì)議檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案損壞、丟失或泄密。

5.檔案檢索：建立檔案檢索系統(tǒng)，方便相關(guān)人員快速查找所需檔案。

6.檔案利用：檔案資料應(yīng)向有需要的相關(guān)部門和人員開放，供其查閱、復(fù)制或引用。

7.檔案更新：對已歸檔的會(huì)議檔案，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有誤或需補(bǔ)充信息，應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容。

8.檔案銷毀：按照檔案管理規(guī)定，對無保存價(jià)值的會(huì)議檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程需嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定。

9.檔案培訓(xùn)：定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力。

10.檔案評估：對會(huì)議檔案的管理工作進(jìn)行定期評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，不斷改進(jìn)檔案管理工作。

八、會(huì)議信息管理與傳播

會(huì)議信息的管理與傳播是確保會(huì)議決策和成果得到有效實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以下是對這一環(huán)節(jié)的具體要求：

1.信息收集：秘書處負(fù)責(zé)收集會(huì)議相關(guān)的各類信息，包括政策法規(guī)、行業(yè)動(dòng)態(tài)、參會(huì)人員反饋等。

2.信息整理：對收集到的信息進(jìn)行分類、整理，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

3.信息發(fā)布：通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、公告欄、郵件等渠道，及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知、議程、紀(jì)要等關(guān)鍵信息。

4.傳播渠道：建立多元化的傳播渠道，包括但不限于內(nèi)部通訊、社交媒體、短信平臺(tái)等，以覆蓋不同受眾。

5.互動(dòng)交流：鼓勵(lì)參會(huì)人員通過線上線下渠道，就會(huì)議議題進(jìn)行互動(dòng)交流，分享經(jīng)驗(yàn)和見解。

6.信息反饋：設(shè)立信息反饋機(jī)制，收集參會(huì)人員對會(huì)議信息傳播的意見和建議，不斷優(yōu)化傳播策略。

7.信息更新：會(huì)議期間，及時(shí)更新會(huì)議動(dòng)態(tài)，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果等，確保信息的實(shí)時(shí)性。

8.信息歸檔：會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議信息歸檔保存，作為今后參考和研究的資料。

9.跨部門協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)各部門間的信息共享，確保會(huì)議信息在不同層級、不同部門之間得到有效傳遞。

10.效果評估：定期對會(huì)議信息管理及傳播的效果進(jìn)行評估，包括信息覆蓋面、受眾滿意度等，以持續(xù)提升信息傳播的質(zhì)量和效率。

九、會(huì)議效果評估與反饋

為了持續(xù)改進(jìn)會(huì)議質(zhì)量和效果，機(jī)關(guān)會(huì)議分工管理制度設(shè)立了會(huì)議效果評估與反饋機(jī)制，具體內(nèi)容包括：

1.評估指標(biāo)：設(shè)立會(huì)議效果評估指標(biāo)體系，包括會(huì)議的籌備效率、會(huì)議紀(jì)律、參與度、決策質(zhì)量、執(zhí)行效果等。

2.評估方法：采用定量與定性相結(jié)合的評估方法，包括問卷調(diào)查、現(xiàn)場觀察、數(shù)據(jù)分析、反饋收集等。

3.評估實(shí)施：由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組或委托專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)實(shí)施評估，確保評估的客觀性和公正性。

4.評估報(bào)告：根據(jù)評估結(jié)果，形成會(huì)議效果評估報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括評估過程、結(jié)果分析、改進(jìn)建議等。

5.反饋收集：通過座談會(huì)、個(gè)別訪談、書面問卷等形式，廣泛收集參會(huì)人員對會(huì)議效果的反饋意見。

6.改進(jìn)措施：針對評估發(fā)現(xiàn)的問題和反饋意見，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

7.實(shí)施跟蹤：對改進(jìn)措施的實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)措施得到有效落實(shí)。

8.持續(xù)改進(jìn)：將會(huì)議效果評估與反饋結(jié)果作為改進(jìn)會(huì)議工作的重要依據(jù)，形成持續(xù)改進(jìn)的良性循環(huán)。

9.信息共享：將評估報(bào)告和改進(jìn)措施在機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行分享，提高全體人員對會(huì)議管理工作的認(rèn)識(shí)。

10.效果公告：定期公布會(huì)議效果評估結(jié)果和改進(jìn)情況，接受全體人員的監(jiān)督，促進(jìn)會(huì)議管理工作的公開透明。

十、附則

1.本制度適用于本機(jī)關(guān)所有會(huì)議，包括全體會(huì)議、專題會(huì)議、工作會(huì)議等。

2.各部門應(yīng)將本制度納入日常管理，確保會(huì)議工作有序、高效進(jìn)行。

3.本制度由秘書處負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

4.本制度自發(fā)布之