網絡公司夕會記錄制度

一、總則本制度旨在規(guī)范公司夕會記錄工作，確保夕會信息準確、完整地留存與傳遞，為公司決策、工作推進以及員工發(fā)展提供有力支持。通過有效的夕會記錄管理，加強公司內部溝通與協(xié)作，提升工作效率和質量，更好地實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標。同時，本制度遵循公司的企業(yè)文化，強調團隊合作、創(chuàng)新進取、客戶至上等價值觀，以扁平化管理理念為指導，注重信息的快速流通與反饋，體現(xiàn)公司對社會效益的關注以及對員工的人文關懷。二、適用范圍本制度適用于網絡公司全體員工。夕會作為公司日常工作溝通的重要環(huán)節(jié)，涉及各部門、各層級員工，所有參與夕會的人員均需遵守本制度關于夕會記錄的相關規(guī)定。對于客戶，雖不直接參與夕會記錄工作，但在必要時，夕會記錄中的相關信息可能會依據(jù)公司與客戶的合作協(xié)議或溝通需求，以適當方式向客戶提供，以促進良好的合作關系和服務質量提升。三、組織架構與職責分工1.記錄負責人由行政部門指定專人擔任夕會記錄負責人。其職責包括提前準備記錄工具，如筆記本電腦、錄音設備（如有需要）等；在夕會過程中，準確、全面地記錄會議內容；會后及時整理記錄，形成規(guī)范的文檔。記錄負責人應具備良好的文字表達能力、速記能力和信息歸納能力，確保記錄的質量。2.各部門參與人員各部門參會人員需積極配合記錄工作。在發(fā)言時，應清晰、簡潔地表達觀點和工作情況，避免模糊不清或冗長復雜的表述，以便記錄人員準確記錄。同時，各部門參與人員有責任對涉及本部門的記錄內容進行審核，如有錯誤或遺漏，及時向記錄負責人反饋。3.行政部門行政部門負責對夕會記錄工作進行整體統(tǒng)籌和監(jiān)督。制定記錄規(guī)范和模板，定期檢查記錄質量；協(xié)調解決記錄過程中出現(xiàn)的問題，如記錄人員與參會人員之間的溝通不暢等；將整理好的夕會記錄按照規(guī)定的存儲方式進行歸檔管理，并根據(jù)公司需求提供相應的查詢服務。4.管理層公司管理層負責對夕會記錄的內容進行審閱，從宏觀層面把握公司工作進展和問題，為決策提供依據(jù)。對于重要的夕會記錄，管理層可提出批示意見，要求相關部門落實執(zhí)行，并對執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。四、管理內容與流程1.會前準備-通知發(fā)布：行政部門提前發(fā)布夕會通知，明確會議時間、地點、參會人員、會議主題等信息。同時，告知記錄負責人做好準備工作，確保記錄工具正常運行，如檢查錄音設備電量、筆記本電腦存儲容量等。-資料收集：各部門如有需要在夕會中匯報的工作資料，應提前整理準備好，并提交給行政部門。行政部門對資料進行初步審核和分類，以便記錄負責人在記錄過程中能夠快速查閱相關信息，保證記錄的準確性。2.會中記錄-內容記錄：記錄負責人在夕會過程中，采用文字記錄、錄音輔助（如有）等方式，對會議內容進行全面記錄。記錄內容應包括會議基本信息（如會議時間、地點、參會人員、主持人等）、會議議程、各部門工作匯報內容（包括工作進展、問題及解決方案、下一步工作計劃等）、討論環(huán)節(jié)的發(fā)言要點、決策事項等。對于重要數(shù)據(jù)、關鍵指標等信息，要特別注明，確保記錄的準確性和完整性。-特殊情況處理：如果在會議過程中出現(xiàn)爭議或復雜問題，記錄負責人應客觀記錄各方觀點和討論過程，不加入個人主觀判斷。對于無法當場明確的事項，也要記錄清楚相關情況，以便會后進一步溝通協(xié)調。-實時反饋：記錄負責人在記錄過程中，如發(fā)現(xiàn)參會人員發(fā)言表述不清或存在疑問，可在適當?shù)臅r候（如發(fā)言間隙）向發(fā)言者進行確認，確保記錄準確。同時，參會人員也可隨時提醒記錄負責人記錄重要信息，避免遺漏。3.會后整理-文字整理：夕會結束后，記錄負責人應盡快對記錄內容進行整理。將錄音內容（如有）轉化為文字，核對和完善文字記錄，對記錄中的錯別字、語句不通順等問題進行修正，使記錄內容清晰、易讀。-格式規(guī)范：按照行政部門制定的記錄模板，對整理好的記錄進行格式調整。統(tǒng)一字體、字號、行距等，將會議基本信息、各部門工作匯報、討論決策等內容進行清晰劃分，設置相應的標題和段落格式，提高記錄的規(guī)范性和美觀度。-審核確認：整理好的夕會記錄先由記錄負責人進行自查，確保內容準確無誤。然后提交給各部門參會人員進行審核，各部門重點審核涉及本部門的工作內容記錄是否準確，如有問題及時反饋給記錄負責人進行修改。修改完成后，由行政部門進行最終審核，審核通過的記錄方可進行歸檔。4.存儲歸檔-存儲方式：審核通過的夕會記錄以電子文檔形式存儲在公司專門的服務器文件夾中，按照日期、會議主題等進行分類存放，便于查詢和管理。同時，為防止數(shù)據(jù)丟失，定期對存儲的記錄進行備份，可采用外部存儲設備或云存儲等方式。-權限設置：根據(jù)公司信息安全管理規(guī)定，對夕會記錄的訪問權限進行設置。一般情況下，參會人員可查閱與自己工作相關的夕會記錄；管理層可查閱所有夕會記錄；其他人員如需查閱，需經過相關負責人批準。行政部門負責權限的管理和維護，確保記錄信息的安全。5.查閱使用-內部查閱：公司員工因工作需要查閱夕會記錄時，需向行政部門提出申請，說明查閱目的和所需記錄的時間段、主題等信息。行政部門在核實申請信息后，為員工提供相應的記錄查閱權限。員工應在規(guī)定的權限范圍內查閱記錄，不得擅自復制、傳播記錄內容。-外部提供（如有）：如因公司與客戶合作等特殊原因需要向外部提供夕會記錄信息，必須經過公司管理層批準。行政部門根據(jù)批準意見，對提供的記錄內容進行篩選和整理，確保不涉及公司機密信息，并以適當?shù)姆绞教峁┙o外部人員，同時做好記錄備案工作。五、權利與義務1.員工權利-查閱記錄權：員工有權查閱與自己工作相關的夕會記錄，以便了解公司整體工作進展、明確工作方向、獲取相關信息支持。這有助于員工更好地完成工作任務，提升工作效率。-反饋意見權：員工對夕會記錄內容有疑問或認為記錄存在錯誤、遺漏時，有權向記錄負責人或行政部門提出反饋意見。行政部門應及時受理并核實情況，如確實存在問題，應及時進行修改和完善。-建議改進權：員工如對夕會記錄制度或記錄工作流程有改進建議，可向行政部門提出。行政部門應認真聽取員工建議，對合理的建議進行評估和采納，不斷優(yōu)化夕會記錄工作。2.員工義務-配合記錄義務：員工在夕會中應積極配合記錄工作，清晰、準確地表達自己的觀點和工作情況，按照規(guī)定的要求提供相關信息，確保記錄內容真實、完整。-信息保密義務：員工在查閱夕會記錄過程中，如涉及公司機密信息，必須嚴格遵守公司的保密制度，不得向外部泄露。對于因違反保密義務給公司造成損失的，將依法追究相關責任。-及時審核義務：員工在收到夕會記錄審核通知后，應及時對涉及本部門或本人的記錄內容進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，不得拖延或敷衍。這有助于保證記錄的準確性和時效性。3.行政部門權利與義務-權利：行政部門有權對夕會記錄工作進行全面管理和監(jiān)督，制定相關規(guī)范和流程，對記錄人員和參會人員的工作進行指導和檢查。對于不遵守記錄制度的行為，行政部門有權提出批評并要求整改。-義務：行政部門有義務為員工提供良好的記錄服務，如培訓記錄人員、完善記錄工具、及時處理員工反饋等。同時，行政部門要確保夕會記錄的安全存儲和有效管理，按照規(guī)定為員工和公司其他部門提供查閱服務。4.公司管理層權利與義務-權利：公司管理層有權對夕會記錄進行全面審閱，根據(jù)記錄內容做出決策和工作安排。對于記錄中反映的問題和風險，管理層有權要求相關部門進行調查和處理。-義務：公司管理層有義務為夕會記錄工作提供必要的支持和資源保障，如批準記錄制度的修訂、投入資金改善記錄設備等。同時，管理層要以身作則，遵守夕會記錄制度，確保制度的有效執(zhí)行。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-內部監(jiān)督：行政部門定期對夕會記錄工作進行檢查，包括記錄的準確性、完整性、規(guī)范性等方面。檢查方式可采用抽查或全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時通知記錄負責人進行整改，并記錄在案。同時，鼓勵員工對記錄工作中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，行政部門對舉報信息進行核實處理。-審計監(jiān)督：公司審計部門定期對夕會記錄的存儲、查閱等管理情況進行審計。檢查記錄的存儲是否安全、訪問權限設置是否合理、查閱使用是否符合規(guī)定等，確保記錄信息的安全和合規(guī)管理。2.考核機制-記錄負責人考核：行政部門根據(jù)記錄負責人的工作表現(xiàn)進行考核?？己酥笜税ㄓ涗浀馁|量（準確性、完整性、規(guī)范性等）、記錄整理的及時性、對參會人員反饋的處理情況等。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的記錄負責人，給予一定的獎勵，如績效加分、獎金等；對于考核不達標、工作存在嚴重失誤的記錄負責人，進行相應的處罰，如績效扣分、警告等。-部門考核：將夕會記錄工作納入各部門績效考核體系?？己酥笜税ú块T參會人員對記錄工作的配合程度、部門提供資料的準確性和及時性、對記錄內容審核的認真程度等。對于在夕會記錄工作中表現(xiàn)突出的部門，在績效考核中給予適當加分；對于工作不配合、影響記錄工作正常開展的部門，進行績效扣分處理。-個人考核：員工在夕會記錄工作中的表現(xiàn)也將納入個人績效考核。如員工是否積極配合記錄工作、是否遵守信息保密義務、是否及時反饋審核意見等。通過個人考核，激勵員工積極參與和支持夕會記錄工作，提高工作質量。七、附則1.制度修訂本制度將根據(jù)公司發(fā)展、業(yè)務變化以及實際執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題等情況，適時進行修訂和完善。制度修訂由行政部門提出建議，經公司管理層審核批準后實施。修訂后的制度將及時向全體員工公布，確保員工了解