報(bào)告章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司報(bào)告章的管理，規(guī)范報(bào)告章的使用行為，確保報(bào)告章使用的合法性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序和合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在涉及公司報(bào)告相關(guān)事務(wù)中對(duì)報(bào)告章的使用與管理。（三）定義1.報(bào)告章：是指公司用于特定報(bào)告文件上，具有證明報(bào)告真實(shí)性、有效性及特定用途標(biāo)識(shí)作用的印章。2.報(bào)告文件：包括但不限于向上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門提交的各類工作匯報(bào)、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告等正式書面文件。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：報(bào)告章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.審批規(guī)范原則：使用報(bào)告章需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由真實(shí)、合理、合規(guī)。3.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)報(bào)告章的保管與使用登記，確保責(zé)任落實(shí)到人。4.安全保密原則：加強(qiáng)報(bào)告章的安全保管，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，對(duì)涉及公司機(jī)密的報(bào)告文件嚴(yán)格保密。二、報(bào)告章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制報(bào)告章時(shí)，由使用部門提出書面申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明刻制報(bào)告章的用途、名稱、樣式等內(nèi)容。2.申請(qǐng)部門需填寫《報(bào)告章刻制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司行政管理部門。（二）審核與批準(zhǔn)1.行政管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)刻制報(bào)告章的必要性和合規(guī)性。2.審核通過后，將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行刻制。（三）刻制與備案1.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行報(bào)告章的刻制。2.刻制完成后，行政管理部門需對(duì)新刻制的報(bào)告章進(jìn)行備案登記，記錄印章的名稱、樣式、編號(hào)、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。同時(shí)，將備案登記表復(fù)印件分別留存于行政管理部門、使用部門和財(cái)務(wù)部門。（四）啟用1.報(bào)告章刻制完成并備案登記后，由行政管理部門發(fā)布啟用通知，明確報(bào)告章的啟用日期、使用范圍、審批流程等事項(xiàng)。2.啟用通知需發(fā)送至公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)，確保全體員工知曉報(bào)告章的啟用信息。三、報(bào)告章的保管（一）保管人員確定1.報(bào)告章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉公司印章管理規(guī)定。2.保管人員一經(jīng)確定，不得隨意更換。如因特殊原因需要更換保管人員，需辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。（二）保管要求1.報(bào)告章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，確保印章存放環(huán)境安全、干燥、整潔。2.保管人員不得將報(bào)告章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下攜帶報(bào)告章外出。如因工作需要必須攜帶外出，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全防范措施。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)報(bào)告章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即向行政管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）印章存放環(huán)境安全措施1.保險(xiǎn)柜或印章保管箱應(yīng)設(shè)置在具有防盜、防火、防潮功能的房間內(nèi)，房間應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控?zé)o死角。2.保險(xiǎn)柜或印章保管箱應(yīng)配備兩把不同鑰匙，分別由保管人員和行政管理部門負(fù)責(zé)人保管。使用時(shí)，需兩人同時(shí)在場(chǎng)方可開啟。3.定期對(duì)存放印章的房間進(jìn)行安全檢查，確保門鎖、窗戶等設(shè)施完好無(wú)損，消防器材配備齊全且在有效期內(nèi)。四、報(bào)告章的使用（一）使用范圍1.報(bào)告章僅限于在公司正式的報(bào)告文件上使用，不得用于其他任何非報(bào)告相關(guān)的文件、合同、協(xié)議等。2.具體使用范圍包括但不限于向上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門提交的各類工作匯報(bào)、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告等。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門填寫《報(bào)告章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)告文件的名稱、文號(hào)、內(nèi)容摘要、使用報(bào)告章的具體事由、預(yù)計(jì)使用日期等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：將申請(qǐng)表提交至行政管理部門，行政管理部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)使用事由的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽署審核意見。3.審批：對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的報(bào)告文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于一般性報(bào)告文件，可由行政管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，在申請(qǐng)表上簽署審批意見。4.蓋章：保管人員根據(jù)審批通過的申請(qǐng)表，在報(bào)告文件指定位置加蓋報(bào)告章，并在《報(bào)告章使用登記表》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、文件名稱、文號(hào)、使用部門、申請(qǐng)人、蓋章人等信息。5.歸檔：使用完畢后，報(bào)告文件由使用部門按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，同時(shí)將《報(bào)告章使用申請(qǐng)表》和《報(bào)告章使用登記表》一并歸檔。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無(wú)法按照正常流程進(jìn)行報(bào)告章使用審批時(shí)，使用部門可通過電話、短信等方式向行政管理部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后先行使用報(bào)告章，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于異地使用報(bào)告章的情況，使用部門應(yīng)提前與行政管理部門溝通協(xié)調(diào)，按照公司相關(guān)規(guī)定通過郵寄、專人送達(dá)等方式將報(bào)告文件及審批材料提交至行政管理部門，由保管人員在確認(rèn)審批手續(xù)齊全后加蓋報(bào)告章，并及時(shí)將蓋章后的報(bào)告文件寄回或送達(dá)使用部門。五、報(bào)告章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，報(bào)告章不再使用時(shí)，由行政管理部門提出報(bào)告章停用申請(qǐng)。2.報(bào)告章出現(xiàn)損壞、遺失等情況，無(wú)法繼續(xù)正常使用時(shí)，由保管人員提出停用申請(qǐng)。（二）停用申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)部門填寫《報(bào)告章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用日期等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)停用原因的真實(shí)性和合理性。審核通過后，將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布報(bào)告章停用通知。（三）銷毀程序1.報(bào)告章停用后，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前，需對(duì)報(bào)告章進(jìn)行登記造冊(cè)，記錄印章名稱、編號(hào)、停用日期等信息。2.銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀過程需有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在《報(bào)告章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。3.銷毀完成后，將《報(bào)告章停用申請(qǐng)表》、《報(bào)告章銷毀登記表》等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)告章的使用與管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保報(bào)告章的使用符合本辦法規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.報(bào)告章的保管情況，包括存放環(huán)境、保管人員職責(zé)履行等。2.報(bào)告章的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整等。3.報(bào)告章的停用與銷毀情況，包括停用申請(qǐng)、審批及銷毀程序是否合規(guī)等。（三）檢查頻率行政管理部門定期對(duì)報(bào)告章的使用與管理情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。同時(shí)，不定期進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用報(bào)告章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)使用報(bào)告章給公司造成經(jīng)濟(jì)