企業(yè)證明管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司證明文件的管理，確保證明文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序，保護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在對外業(yè)務(wù)往來、內(nèi)部管理等活動中涉及的各類證明文件的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：證明文件的開具必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：所開具的證明內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀地反映實(shí)際情況，不得虛假陳述或隱瞞重要事實(shí)。3.嚴(yán)格審批原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行證明文件的開具，確保審批環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。4.檔案管理原則：對證明文件的開具、使用、存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，建立健全檔案管理制度。二、證明文件的分類及定義（一）在職證明用于證明員工在公司的工作經(jīng)歷、職位、薪資等情況，通常用于員工辦理簽證、貸款、購房等個人事務(wù)。（二）收入證明證明員工的收入情況，包括工資、獎金、津貼等，主要用于員工申請信用卡、貸款、購房等經(jīng)濟(jì)活動。（三）離職證明證明員工已從公司離職，包括離職時間、離職原因等信息，常用于員工重新就業(yè)時向新雇主提供。（四）工作業(yè)績證明對員工在公司工作期間所取得的工作業(yè)績、成果等進(jìn)行證明，可用于員工晉升、評優(yōu)、職業(yè)發(fā)展等方面。（五）其他證明根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要或員工個人需求，開具的其他各類證明文件，如學(xué)歷證明、學(xué)位證明、榮譽(yù)證書證明等。三、證明文件的開具流程（一）申請1.員工如需開具證明文件，應(yīng)填寫《證明文件申請表》，詳細(xì)說明證明的用途、內(nèi)容要求等信息，并提交相關(guān)證明材料（如有）。2.申請表應(yīng)經(jīng)員工所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請事項的真實(shí)性和必要性。（二）審核1.人力資源部門收到《證明文件申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請事項是否符合公司規(guī)定、證明內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確、相關(guān)證明材料是否齊全等。2.對于涉及員工薪資、職位等重要信息的證明，人力資源部門應(yīng)與財務(wù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行核對，確保信息一致。（三）審批1.根據(jù)證明文件的類型和重要程度，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.一般證明文件由人力資源部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要信息或金額較大的證明文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）開具1.經(jīng)審批通過后，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)開具證明文件。2.證明文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一格式的紙張打印，并加蓋公司公章。公章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行。3.證明文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、添加或刪除。如有特殊情況需要修改，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。（五）發(fā)放1.證明文件開具完成后，由人力資源部門通知申請人領(lǐng)取。2.申請人領(lǐng)取證明文件時，應(yīng)在《證明文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。四、證明文件的使用規(guī)范（一）用途限制證明文件僅用于申請表中注明的用途，不得挪作他用。如因特殊情況需要變更用途，應(yīng)重新履行申請和審批手續(xù)。（二）妥善保管申請人應(yīng)妥善保管證明文件，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或出售給他人。如因保管不善導(dǎo)致證明文件丟失、被盜或損壞，應(yīng)及時向人力資源部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）信息保密證明文件中涉及的公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。五、證明文件的存檔管理（一）檔案建立人力資源部門應(yīng)建立證明文件檔案，對每一份證明文件進(jìn)行編號、登記，并將申請表、證明文件原件、相關(guān)證明材料等一并歸檔保存。（二）檔案保管期限證明文件檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，在職證明、收入證明等檔案保管期限為[X]年；離職證明、工作業(yè)績證明等檔案保管期限為[X]年。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱證明文件檔案的，應(yīng)填寫《證明文件檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印、拍照。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，對查閱過程中知悉的信息予以保密。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司定期對證明文件的管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查證明文件的開具流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、檔案管理是否完善等。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定開具、使用證明文件的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.因證明文件管理不善給公司或員工造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司人力資源部門負(fù)責(zé)解釋